知识点：初级《审计理论与实务》采购与付款循环概述（第一节）

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第一节　采购与付款循环概述

1.制订采购计划

　　基于企业的生产经营计划，生产、仓库等部门定期编制采购计划，经部门负责人等适当的管理人员审批后提交采购部门，具体安排商品及服务采购。

　　2.供应商认证及信息维护

　　企业通常对合作的供应商事先进行资质等审核，将通过审核的供应商信息录入系统，形成完整的供应商清单，并及时对其信息变更进行更新。采购部门只能向通过审核的供应商进行采购。

　　3.请购商品和劳务

　　由使用商品和劳务的被授权人提出采购申请并填制请购单是采购与付款循环的起点，通常由仓库货其他部门对所需要购买的商品填写请购单。

　　4.编制订购单

　　采购部门根据批准的请购单签发订购单。

　　由独立于请购、采购部门之外的其他部门检查订购单的合理性。

　　5.验收商品和劳务----关键点

　　由验收部门验收合格后填制一式多联、预先编号的验收单。其中一联交仓库或其他请购部门时，应取得经过签字的收据，明确保管责任。另一联送财会部门作为记录债务的依据。

　　6.存储已验收的商品

　　保管与采购的其他职责分离。仓储区应该相对独立，限制无关人员接近。这些控制与商品“存在”认定有关。

　　7.编制付款凭证

　　记录采购交易之前，应付凭单部门应核对订购单、验收单和卖方发票的一致性。

　　8.确认和记录债务

　　应付款项记账人员在收到卖方发票时将发票上的信息与订单、验收单等相关凭证核对，并对合计加以复核。审核发票之后，就要登记采购日记账和应付款项明细账，再汇总、过账。

　　9.处理和记录价款的支付

　　（1）通常采用预先编号的付款凭单进行控制，在付款前，付款凭单由应付款项记账员掌管。

　　（2）订购单、验收单、供应商发票作为付款凭单的支持性凭证，经审核无误，由被授权的财会部门人员签署支票。

　　（3）支票一经签署就要在付款凭单和支持性凭证上加盖印鉴或以其他方式将其注销。

　　（4）出纳员根据签发的支票及时登记银行存款日记账，会计人员登记应付款项明细账。

二、采购与付款循环中的内部控制（结合第七章）

　　控制活动要素----业务授权控制，职责分工控制，凭证与记录控制，实物控制，独立检查

　　1.职责分工

　　采购、验收、付款和记录要由不同的职能部门或人员负责。

　　职责分工：（哪些需要分离，不分离的后果）

　　（1）提出采购申请与批准采购申请相互独立，以便加强对采购的控制；

　　（2）批准请购与采购部门相互独立，以防止采购部门购入过量或不必要物资而对企业整体利益产生损害；

　　（3）批准采购、合同签订与合同审核相互独立，防止虚列支出；

　　（4）验收部门与财会部门相互独立，保证按真实收到的商品数额登记入账；

　　（5）应付款项记账员不能接触现金、有价证券和其他资产，以保证应付款项记录的真实性、正确性；

　　（6）内部检查与有关执行和记录工作相互独立，以保证内部检查的独立性和有效性。

2.信息传递程序控制

　　（1）授权程序

　　有效的内部控制要求采购与付款业务的各个环节要经过适当的授权批准：

　　①企业内部建立分级采购批准制度；

　　②只有经过授权的人员才能提出采购申请；

　　③采购申请经独立于采购和使用部门以外的被授权人的批准，以防止采购部门购入过量或不必要的商品，或者为取得回扣等个人私利而牺牲企业利益；

　　④签发支票要经过被授权人的签字批准，保证货款是以真实金额向特定债权人及时支付。

　　（2）文件和记录的使用

　　①收到购货发票时，财会部门应将发票上所记的商品规格、数量、价格、条件及运费与订购单、验收单上的有关资料核对相符后入账；

　　②订购单中要有足够的栏目和空间，详细反映订货要求；

　　③建立付款凭单制，以付款凭单作为支付货款的依据；

　　④设置采购日记账，及时完整记录所有采购业务；

　　⑤对每一供应商设立应付款项明细账，并与总账平行登记。

　　（3）凭证的预先编号及对例外报告的跟进处理。

　　通过对入库单的预先编号及对例外情况的汇总处理，被审计单位可以对存货和负债方面的完整性风险进行记录。

　　如果该控制是人工执行的，被审计单位可以安排入库单编制人员以外的独立复核人员定期检查已经进行会计处理的入库单记录，确认是否存在遗漏或重复记录的入库单，并对例外情况予以跟进。

　　如果在IT环境下，则系统可以定期生成列明跳号或重号的入库单统计例外报告，由经授权的人员对例外报告进行复核和跟进，可以确认所有入库单都进行了处理，且没有重复处理。

　　（4）独立检查

　　由独立于业务经办的人员对卖方发票、验收单、订购单、请购单进行独立检查，确保实际收到的商品符合订购要求。定期对账，按月向供应商取得对账单。检查银行存款日记账记录的付款与银行对账单的一致性。

　　3.实物控制

　　采购与付款业务中的实物控制包括两个方面：

　　（1）加强对已验收入库的商品的实物控制，限制非授权人员接近存货。

　　（2）限制非授权人员接近各种记录和文件，防止伪造和篡改会计资料。特别应注意对支票的实物控制，不得让核准或处理付款的人接触；未签发的支票应予以安全保管；作废的支票予以注销或另加控制，防止重复开具支票。

三、采购与付款循环的主要风险

　　（一）低估负债或相关准备 

　　1.遗漏交易，如未记录已收取货物但尚未收到发票的采购相关的负债或未记录尚未付款的已经购买的服务支出等。 

　　2.采用不正确的费用支出截止期，如将本期的支出延迟到下期确认。

　　3.将应当及时确认损益的费用性支出资本化，然后通过资产的逐步摊销予以消化等。

　　（二）管理层错报负债费用支出的偏好和动因

　　被审计单位管理层可能为了完成预算，满足业绩考核要求，保证从银行取得资金，吸引潜在投资者，误导股东，影响公司估价等动因，通过操纵负债和费用的确认控制损益。 

　　（三）费用支出的复杂性 

　　（四）不正确地记录外币交易 

　　（五）舞弊和盗窃的固有风险 

　　如果被审计单位经营大型零售业务，由于所采购商品和固定资产的数量及支付的款项庞大，交易复杂，容易造成商品发运错误，员工和客户发生舞弊和盗窃的风险较高。

　　如果负责付款的会计人员有权接触应付账款主文档，并能够通过在应付账款主文档中擅自添加新的账户来虚构采购交易，风险也会增加。

　　（六）存在未记录的权利和义务 

　　这可能导致资产负债表分类错误及财务报表附注不正确或披露不充分。

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