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网络财务应用前景及问题研究

2003-10-24 10:32 来源:《中国会计电算化》·邝才忠

  随着高科技信息时代——网络时代的到来,越来越多的企业借助国际互联网(Internet)来扩大自己在国际商品市场和资本市场上的知名度。全球信息处理网络化成为历史发展的必然趋势,适应虚拟公司的出现,如何借助Internet实现移动办公、在线管理、网上理财等数字化信息化管理模式是人们面临的主要问题。互联网的出现不仅给全球经济和社会带来了巨大变革,也给企业创造了无限商机,推动企业经营走向电子商务,而作为电子商务不可缺少的部分之一网络化财务信息系统也必然随之产生。网络财务是电子商务发展的客观要求,其主要特征能实现财务与业务的协同,部门的协同,借助网络技术,通过ASP服务商,能把企业内各部门、企业与企业之间、企业与税务银行等结合在一起,实现实时在线处理。企业只有建立网络财务系统,才能真正实现会计电算化、信息化,管理数字化、信息化,也才可能真正开展电子商务。为此,本文拟通过分析网络财务的特点及应用前景展望,探讨目前我国企业建立网络财务系统未来会面临的问题及对策。

  一、我国会计软件的发展及网络财务的提出

  核算型财务软件是我国电算化会计软件发展的初级阶段。在这个阶段软件系统不仅可使会计能为各方面人员提供准确、快速的信息数据,而且可使企业的会计人员由日常繁重的财务核算工作中解脱出来,从而有更多的时间进行对财务数据的分析、预测、决策等。因此,随着计算机的推广,电算化会计软件也愈来愈普及,现在一般大、中型企业都已不同程度地实现了电算化,应用了核算型财务软件。随着市场经济的发展,信息时代的到来,企业竞争力日剧,企业生存的外部环境发生了变化,这种变化要求企业对市场的反应更及时、更准确。因此企业迫切需要对现有的核算型软件进行改进,为企业管理服务,这样,管理型财务软件就应运而生了。管理型软件的更高一个层次是决策型会计软件。它侧重于为企业决策者提供经营决策信息,它以各种经济预测、决策数学模型为基础,根据历史资料、现实资料,及时提供预策、决策信息。一般设有本量利分析子系统、投资分析子系统、产量预测子系统、综合查询子系统等。正确的决策可使企业立于不败之林,而正确的决策又依赖于决策型软件的完善与否,所以实现会计软件的最高层一一决策型财务软件,这是财务软件发展的最终趋势,也是企业管理的最终目标。中国企业的财务软件必将经历由核算型到管理型,最终向决策型发展的趋势,而无论是管理型软件,还是决策型软件,都是以核算型软件为基础,使用核算型软件提供的数据,运用传统的管理和决策的一系列方法进行深加工处理,得到企业管理、决策的信息。但要真正实现企业管理一体化、信息化,必须借助不断发展的网络技术,企业内部网与互联网的接入,财务软件的网络使用即网络财务系统的建设才能真正把企业推向信息化。因此,为适应计算机的发展,财务软件的发展必须具备面向互联网的网络版的财务软件,由于网络具有互联、高速的特点,且有信息共享、资源共享等优点。计算机的网络化是计算机发展的必然趋势。而随着我国经济的发展,各企业也逐步具备了进行网络互联的条件。企业越来越广泛地采用计算机的网络结构,从而加快了信息流速。财务软件开发商必须开发出能够在网络上使用的软件,才能满足用户进一步需要。1998年6月26日,金碟、用友、安易、浪潮、国强等8家财务软件公司,在北京召开了“向全面企业管理软件进军”的新闻发布会,并报告了各自面向大中型企业全面信息管理系统的解决方案,表明我国财务软件公司全面统一地向企业管理软件市场进军,吹响了攻占中国企业管理软件市场的号角。因此,中国的财务软件必然向着以“核算型”软件为中心的、网络化的企业管理、决策信息系统发展。

  二、网络财务系统的特点

  (一)信息共享化

  由于网络财务系统的强大后盾是发达的网络系统,其各个子系统之间既相互独立,又协同处理会计事项,共享信息资源,实现了网络分布式并发处理,因此由其形成的企业集团财务信息可以共享。

  (二)信息及时化

  在网络财务系统中,财会人员可在一个开放的财务网络上处理各项财务事项,而几乎所有的财务处理工作的方式与手段都将发生根本的变化,如将改变过去财务人员独立和封闭的工作方式,可进行网上财务审批、在线审计、在线会计教育、在线资金调度、在线系统维护、在线咨询、在线版本升级等。

  (三)信息集成化

  网络财务系统在实现网络管理以及财务功能的同时,集成了许多相关功能,如:网上结算,网上催账、网上支付、网上询价、网上采购、网上销售、网上报送、网上银行、网上理财、网上报税缴税、网上保险、网上证券投资、网上外汇买卖、网上财务信息查询等。

  (四)信息多样化

  网络财务系统采用在线管理和集中管理模式,能够实现企业的整体管理,网络消除了物理距离和时差概念,高效快速地收集数据,并对数据进行及时处理和分析,同时能够实现业务协同、动态管理、及时控制、科学预测,使企业实现决策科学化、业务智能化,使企业充分利用信息,提高投资回报率,保障企业在有序的智能化状态下高速发展。

  三、网络财务应用前景

  (一)真正的电子商务应用

  实施网络财务系统,企业可以迅速建立起以企业为核心的B2B企业电子商务应用(ASP)模式,提高企业的。运作效率,降低运作成本(订单执行成本),扩大市场机会,直接将企业的运作模式转变为电子商务模式:网络财务涵盖企业-企业(Business.Business)和企业。消费者(Business.Customer)及企业与银行、税务等部门的应用,同时,使网络财务系统与企业电子商务门户和B2B市场紧密连接,从而使供应链管理更加完善。即它支持Inter-net上的信息获取及网上交易的实现,使企业资源得到最充分的利用。

  (二)开源与节流并进

  网络财务系统对企业内部的完善管理,结合企业电子商务门户和B2B扩大了销售市场和采购市场,增大商机,加快了商务进程。扩大了客户群,同时节约了时间与人力成本,促使企业高效运做。

  (三)加强了客户关系管理,提高客户满意度

  通过网络财务系统,全面实现CRM的概念,紧密结合Internet技术,为企业实现最好的客户满意度。企业的客户在个性化的用户界面,享受互动性的交流,能在一对一的基础上满足客户人性化的需求,提高客户满意度。

  (四)企业内部管理更加有效、规范

  随着网络财务系统在企业中的应用,企业内部各部门的流程更加合理,规范。生产效率更高,库存占用资金更少。更重要的是企业各层领导都可以迅速地,准确地,及时地得到所需的报表,能够对市场作出最及时的反映。同传统的企业内部部门和员工之间的沟通模式有很大变化。尤其在公司内部工作和业务流程的控制方面,企业通过网络财务系统运做,无论该项业务涉及的员工或经理是否在同一物理位置或网络上,业务的处理将会同样顺利进行。例如,传统管理系统模式下,一个财务或采购单据的审批,如果审批人或经理出差在外,单据的执行或入账只有等待他回来或远程登录到系统。而在网络财务模式下,即使出差国外也可以轻松在企业电子商务门户(ECS)上同样审批这个单据,而不会延误业务。

  (五)扩大市场占有率

  企业实施网络财务系统,不仅有利于信息发布,增加企业知名度,保留原杳客户,而且随着企业电子商务的开展,可以提供更多功能、业务,必然吸引客户加入企业建立的电子集市,为企业在全球范围内带来新的客户。

  四、实施网络财务系统的必要前提

  网络财务系统是以节约整个企业内部的财务资源为出发点,以充分实现整个企业内部的、全面及时的管理以及企业与外部环境的无缝连接为目标,从而使企业实现管理信息化的电算化系统。但是,要实施这样一个系统需要一个良好的、规范的经济环境与市场环境,需要企业内、外部各方面的支持。

  (一)网络经济的崛起及电子商务的迅速发展与普及是实现的基础

  网络经济是作为建立在计算机网络基础上并由此产生的一切经济活动的总和。根据网络时代的“梅特卡夫规律”一一网络经济的收益与网络上的节点数的平方成正比,当传统经济以匀速增长的时候,网络经济正在加速增长,其形成的规模效益远远超过传统经济。网络经济是从以产品为中心到以客户为中心的服务经济,是端到端的、开放的、网络化的直接经济模式,它将导致市场与行业的重构。网络经济中将会有更多的网上企业、网际企业以及虚拟企业的出现,在网络经济下,电子商务将成为企业的基本运作模式。由于电子商务需要企业有基于网络的财务系统,即采用网络财务来经营管理,因此,电子商务的迅速普及必然推动网络财务系统的出现和发展。

  (二)企业管理的信息化

  长期以来,由于技术水平的限制,如何加强企业整体的内部会计控制和实现有效管理一直是一个难题。特别对于那些子公司和下属机构多,并且子公司和下属机构从事多样化行业的集团企业来说,更是一个突出问题,所以迫切需要能解决诸如合并会计报表、分析财务状况等这些具有处理远程数据、分析存储数据功能的财务系统。此外,现代企业的管理,各部门之间、各种业务之间在分工上进一步细致的同时,相互之间的关联却是越来越紧密,运作也是更加精密。而企业管理信息化建设往往将财务作为切入点,因为财务部门是企业的核心,财务信息化程度完善了,才能带动其他部门顺利地实现信息化。但要实现网络财务系统,就要求网络技术不能单独片面地针对于各个单一部门,即企业所选择的网络方案中财务系统能和其他各业务部门管理系统做到全面协同,以实现企业财务、业务的一体化。这是企业选择网络方案的基本前提。

  (三)质量可靠、具有国际竞争实力的软件及软件商

  财会软件是实施网络化会计信息系统的基本构件,也是实施的关键所在。因为作为网络化财会软件具有投资大,风险大的特点,一旦系统运行不畅,将使企业在经济上遭受损失:另外,网络化财务是通过网络对企业各部门、各环节进行全面细致的管理,将企业整合成一个密不可分的整体,如果软件质量性能不可靠或不稳定,将影响电子商务的正常运作,甚至会使整个企业运营陷入瘫痪,给企业带来巨大损失。考虑到软件产品更新换代迅速和可靠性的问题,软件维护工作是非常有必要的,这就对软件商的售后服务提出了较高的要求。目前,我国己加入了WT0,这对国内众多的财务软件和软件商而言,既是机遇更是挑战,如何提高软件质量,增强竞争能。力是软件商迫切需要解决的问题。

  (四)培养一批高素质的应用人才

  新的环境对应用人才提出了新要求。首先,网络化会计信息的传递与处理均要通过对计算机的操作来完成,这就要求会计人员既是一名出色的计算机操作员,又是一名高水准的会计师并能熟练掌握各种会计软件的操作:此外,Internet上的公司多数是国际企业间的相互合作,涉及不同的语言、商务、会计处理方法和社会文化背景,这同样要求网络会计人员必须熟悉国际会计和商务惯例,并具有较为广博的国际社会文化背景知识。其次,网络化会计信息系统的实施需要管理人员具备更高的管理水平和技术水平,管理人员的素质决定了网络会计信息系统应用的质量和效率,为此,企业应培养自己的软件开发和维护力量,使应用系统更加适合本企业的实际情况,并使之更趋完善,也使企业可以在应用网络系统中不过分依赖软件商。

  (五)建立健全网络化会计信息系统的安全保护措施

  既然网络的特点之一就是资源与信息的共享,那么企业的商业机密的安全及系统安全的可控性是网络化建设中的重点。所以,如何做到财务数据在网络上安全传递,是软件商最为关心的问题,也是用户备加关注的。企业应根据自身的特点,建立全方位的安全保护措施:(1)强化内部控制。完善的内部控制可有效地减轻由于内部人员道德风险、系统资源风险和计算机病毒所造成的危害。但就目前的电算化会计信息系统实施内部控制的情况来看,许多企业对内部控制认识不是,控制措施不力,致使应用系统中安全隐患较多。在网络环境下,由于其开放性,它的系统风险比目前的电算化会计系统更大,因此尤其需要加强内部控制。(2)采用先进的技术手段加以防范。技术是保证系统安全的另一个重要手段,当前常用的方法有:防火墙,旨在防范黑客入侵和非关联方侵害;加密技术,是一项行之有效的安全措施,企业可根据需要在会计信息的披露阶段使用,可有效地防止关联方和非关联的道德风险;数字签名,通过数字签名能够实现对原始信息和关联方身份的鉴别,有一定的公正性;(3)完善和积极实施安全协议。安全协议是指国际组织为保证互联网运行安全而制定的相关安全规范,这些安全协议规范了关联双方行为,促进了网络财务系统的发展。

  五、网络财务应用需要突破的瓶颈问题

  纵观国内各大管理软件厂商,如用友、金蝶、安易等,都在管理软件服务的发展方面迈出了积极进取的探索之脚,作出了积极的贡献。然而,网络财务软件的现状中还存在一些瓶颈问题。主要有以下几个方面:

  (一)IS09002质量体系认证进程

  据调查发现:目前国内的大型管理软件厂商只有40%通过了IS09002质量体系的认证:正在进行质量认证的厂商占30%,有10%的管理软件厂商竟然对质量体系认证“没有计划”。此结果让业内人士甚感不安。众所周知,IS09002质量体系认证是管理软件发展中的重要一环,能够保证管理软件的服务实现统一的服务,专业的服务和增值的服务。

  (二)服务方向的把握

  软件的开发必须有明确的方向,据资料报道,认识明确并有完整思路的厂商占60%;认识较明确,但思路及对策不很清晰的厂商占40%.用友、金蝶、安易等公司都明确提出了服务的发展方向,并制定了各自的对策,为网络财务软件的发展指明了发展的大方向。

  (三)服务人员队伍的建设

  服务人员的队伍建设包括人员数量、服务人员的上岗培训、服务人员的资质认证等方面内容,同时也要考虑服务人员队伍的多寡、厂商的运营时间、区域建设情况等诸多因素。资料显示,被调查的各大管理软件厂商从事服务的人员数量从20人到3000人不等。从结构上看,初级人员占58%,中级人员占29%,高级人员仅占13比有50%的管理软件厂商进行专家资质认证和工程师认证,另外30%的厂商进行定期的考试,还有20%的厂商没有进行任何的内部服务人员的资质认证。

  (四)服务收费问题突出

  随着产品的升级换代,客户对服务的需求也日益呈现出多样化和个性化的特征。同时,服务收费问题愈来愈明显的显现出来。据资料调查,各管理软件厂商不约而同地提出有偿服务和制度,并且这种收费制度慢慢地被广大客户所接受。同时,ASP服务商的收费标准也待规范。地区差异、服务人员的能力等问题导致服务收费难问题始终是各厂商的一个深深的伤疤。比如同样是运行维护服务,在上海、深圳等沿海开放城市,一次收费1000元/人,用户付费十分痛快:而在西北或西南等地区,一次维护收入300元,还要靠服务人员个人同用户的关系,有些地区甚至一分钱也收不上来。从总体来看,管理软件厂商都在进行各种有益的尝试和开拓,为中国软件产业服务的发展做着自己应有的努力。请看下面一些材料:70%的管理软件厂商已经或正在进行服务体系的IS09002质量体系认证;90%的厂商的服务出发点是“以客户为中心”,并有着明确的服务理念和目标。所有厂商提供的服务已经覆盖到售前、售中和售后的各个环节,且各服务厂商互相借鉴,提供的服务种类差异虽然较大,但重点基本相同。一些厂商已经开始建设完善的服务收费办法、标准和制度;一些厂商虽然在服务收费方面做着各种有效的尝试,但对服务收费的发展方向和趋势已经确认和认同。成立时间较早的用友、金蝶、安易等厂商的服务机构己经遍及全国各重大城市,服务网点覆盖率达100%,服务人员也数以千计。成立较晚的公司也根据自己的特点,有选择地开

  拓不同重点的地区,虽然服务人员较少,由于运用了信息化的技术服务手段,发展非常迅速。

  六、问题分析

  对于企业如何建立有效的网络财务系统,作到管理一体化,建议须从以下方面进行考虑:

  第一,建立网络财务系统的根本目的是在于企业信息化建设,包括计算机硬件、软件和互联网系统的建设,其将逐步改变我国企业传统管理模式,建立起一套符合市场经济体制及网络经济的企业管理模式。

  第二,很多企业未能充分认识网络财务系统是一个企业管理系统工程,而仅仅视其为企业会计信息化建设工程。以致实际应用中既没有立足于企业管理创新,也没有把应用网络财务系统与深化改革、管理创新、应用其他现代企业管理思想和方法紧密结合起来,相辅相成,互为作用。

  第三,虽然网络财务系统是一种依赖于网络技术的现代企业管理思想和方法,在国内外应用中也取得了明显的绩效。但它毕竟不是惟一的现代企业管理思想和方法。然而人们在应用中却对它寄予很高的希望,甚至有些企业以为它无所不能,忽视了它自身的作用和特点及其适用条件和适用范围。

  第四,大多数企业运行网络财务系统所需的各种基础数据的准确性和时效性普遍较差。这一方面深刻揭示了我国目前企业管理水平低下,亟需提高的现实问题,另一方面也从一个侧面充分反映了这些企业对基础数据的准确性和时效性与提高网络财务系统应用水平的关系缺乏足够的认识。

  第五,大多数企业网络财务系统前期准备工作的重点仍偏重于信息技术应用和网络财务软件选择,严重忽视了开展网络财务系统等现代企业管理思想和方法的培训|教育、进行企业需求分析和实行业务流程重组的必要性和紧迫性。特别是未能通过各种有效途径加强管理工作,提高企业项目主管和业务骨干掌握和运用知识,并使其迅速转化为显示生产力的能力。

  第六,大多数企业在网络财务应用过程中未能建立健全相应的项目管理体制和运作机制,不能对网络财务目标实行科学的管理和有效的保障。如:制定明确及量化的网络财务应用目标、项目可行性研究、建立健全企业全员的培训体系和考核体系、开展企业管理咨询、实行业务流程重组、建立质量保证体系、建立网络财务项目监理制度和建立网络财务应用绩效评价体系等等。