就在5年前，微软公司每月结账还需要两周时间，而现在却只要4天，而且财务部门认为不久就可以做到随时结账，并保证每天得到准确而及时的信息；就在不久前，公司还打印和分发35万份书面管理报告，而现在，再也不用书面报告了。所有那些信息不仅可以从网上获得，而且使用者可以根据需要对信息进行加工，以增加这些数字的意义。另外，他们还可以查阅几乎每个数字的原始资料。微软是如何实施这些变化的?这些变化又是如何影响公司和公司财务部门的呢?

　　微软为实现上述目标所使用的全部技术，任何组织，不论其规模有多大，都能够获得。技术的使用使得财务人员的作用发生了根本性的变化--从信息记录者和处理者成为企业决策人员，从而变得对企业的成功尤为重要。这些变化发生在大约10年前，当时个人电脑开始取代大型计算机。个人终端机突然以合理的价格投放市场，而且计算能力很大，从而使得计算机成为一种基本的商业工具。它简化了手工过程，能够管理数据和交换知识。而且，当个人电脑与企业网络连接在一起的时候，这一发展便成为一项革新，完全改变了商业的环境和财务专业人员的作用。加上因特网的飞速发展，以及我们拥有经济全球化的通讯媒体，使得数据几乎可以立即在全世界传送。突然，公司的价值不仅取决于有形资产，而且取决于收集和使用信息的能力。工商界继续面临由于计算机的普及而引起的其他变革。销售渠道的不断增加，使得许多公司增加其产品和服务品种，从而使得获取收入、费用和其他财务资料变得更加复杂。同时，许多公司发现，要保持竞争力，就必须改变其基本业务模式，以适应不断变化的市场的需要。

　　挑战

　　上述情况要求财务人员跟上这些变化，并提供能够快捷简便地取得和进行分析的准确而及时的财务信息。数字技术在为收集信息和传送信息提供方便的同时，也使数据无限的扩散。财务数据以增加公司真正价值的方式进行过滤、整理、编辑、分析和传送，已经成为财务人员望而生畏的任务。在微软，54个财务小组负责为全球85个分支机构提供财务支持，我们一直在拼命迎接挑战。我们的解决办法是我们称之为财务"数字神经系统"的东西。这是一个以因特网为基础的环境，它把公司的各个财务小组连成一个单一、一致的系统，让员工可以随时通过因特网获取信息和财务报告。这个系统名叫Fin Web，是财务信息网的简称，始建于1995年。它是公司为了建立更大的数字神经系统的产物。通过连接网内各站点的财务信息网，我们的员工可以提交差旅费报告并得到报销，采购货物和服务，甚至转移资本资产——这一切都是通过个人终端机实现的。我们已经减少了打印工作、交易时间以及出版和分发的成本。更重要的是，我们可以让任何需要财务信息用于决策的员工获得每天更新过的详细报告。我们的财务系统让人们可以从多重信息中很快地得到答案，而不要求他们具有电脑编程技能。这样，我们就能够实现财务部门追求的目标：具有为企业的战略增加价值的能力，但处理交易所花的时间却减少了。

　　将数据储存于库房

　　我们现在使用的系统与我1993年加入微软担任财务经理时所用的系统有天壤之别。那时，我们没有内网，没有供财务信息进行电子发送的中央的、直接的获取处。30多个不同的总分类账分散在世界各地，用"数据设备VAX"系统进行合并。月末结账时，我通常每天会收到一大堆报告，然后用整周时间将那些数字敲进电子数据表。我们花去大量的时间和金钱去复印和校对报告，然后通过邮寄、特快专递和传真把他们发到世界各地。解决这个问题的关键是在微软存取数据库中抽出重要的总分类账来建立数据库房。将这些数据与微软EXCEL相连以建立标准的管理报告是比较容易的。随着主要数据得以更新，标准报告便会自动修改以反映最新的状况。这些电子文件储存于网络文件服务器上，任何人只要有密码就可以取读。我们花了4个月的时间建立起这套系统。一切准备就绪后，我通过电子邮件告诉大家如何找到电子报告，并宣告打印管理报告的时代一去不复返了。电子邮件发出不到5分钟，一位高级主管冲进我的办公室，说电子报告毫无价值。他反映的问题来源于由隐藏的8个字符组成的电子数据表名称：你打开一个名称为eu_ww.xls的文件时，本来要看客户的单位损益数据表，结果得到的却是欧洲的单位数据表。如果不打开看，根本就没法得知。

　　那时候，我们刚开始学习因特网。我们知道我们能够建立一张基本貌似网页的EXCEL表，内含一张损益表清单，并分别以简单、清楚的名称和图片加以区别。在每个名称下方，有一个宏指令，指向网络上的具体电子数据表。我们发出这张EXCEL表时，基本上等于首次在微软提出了建立公司内部网络的申请。虽然我们已经向前迈进了一大步，但仍有很长的路要走。例如，我们仍保留30多个传统的数据库(那些原始总分类账)和包括多种科目表和其他不一致的数据分类方法(用于对信息进行分类和命名的规定)的系统。尽管我们简化了分销过程，但仍不可能看到原始资料。因此，我们于1995年决定购买SAP R/3会计软件作为我们的核心体系。实施这套财务软件花了大约7个月的时间。这套系统使我们在整个组织内有了一个统一的科目表和对信息的一致看法。另外，由于废除了多种会计制度，使得辅助成本大大降低。在上述基础上，我们进一步开发了一些以网络为基础的应用软件，来自动处理一些日常工作，如行政采购、员工费用报销、资产转让和日记账分录过账等，然后将所有交易直接记入SAPR/3系统。这些过程的自动化使得我们降低某些交易的成本达90%。这套系统建立后，使得每笔交易都从微软内网的某个网站自动流向SAP系统，并于每天经筛选整理后进入几个以标准询问语言(SQL)服务器为基础的数据库，然后进而编制标准报告。结果，经授权的用户可以通过个人终端机看到标准化的按产品和地区分类综合销售收入的合并收入报告，然后通过数据库可查阅局部数字。更重要的是，这套系统使用户能够根据需要取读报告，并回答几乎任何财务方面的问题。

　　寻找答案

　　我是这样使用财务资料网的：每周，我会收到一个电子邮件信息，这个信息包括与一个标准EXCEL格式报告的连接，而这份报告按地区和产品反映每月、每季、每年的实际和预算收入数字。有一份报告是12月25日编制的，它含盖了当月的前3个星期。由于报告内容接近月底，也是该考虑结账的时候了，这时对财务状况进行评估比较合适。有了这么新的资料，我就能够预测趋势，并经常有足够的时间采取对策。我注意到我们离当月预算还有点差距，但我并不担心，因为我们还有一个月的时间。另外，原始设备制造厂(OEM)的数字也落后于预算，但我知道，OEM的许多收入已经于本月的上周发出账单，因此我对此也不担心。往下看，我可以按产品看收入。我注意到，微软OFFICE系统的收入超出了计划。再往下看，我发现WIN  NT操作系统稍稍落后于计划，而WIN98操作系统则差得更远。业绩远远超出计划的事实说明，快要进入圣诞节销售旺季了。

　　顺藤摸瓜

　　接着，我开始查看各个数字的来源。由于该系统应用了EXCEL的轴心表软件，因此我可以对电子数据表进行重新排列，以显示我感兴趣的细节。轴心表软件是财务资料网的重要部分，能为在我便携电脑中的电子数据表与在数据储存库里的所有信息之间的连接提供方便。轴心表软件让我随心所欲地编制电子数据表，只要移动上下各行和左右各栏并确定相关项目的数据。就财务资料网而言，我们已经创建了格式化的轴心表软件，有各种项目组合供用户选择。使用轴心表软件，我选择欧洲(美元数)和“全部”看大多数项目的情况。我发现，OFFICE STANDARD系统提前完成了计划，而OFFICE PROFESSIONAL系统超出预算不多。一周后，OFFICE系统在欧洲的销售额大大超出了计划。我继续重新排列数据，以找出欧洲业绩如此之好的原因。例如，有一张包括各国销售收入的新轴心表显示，丹麦的销售收入几乎比计划翻了一倍。如果我以其他方式重新组合数据，我会发现收入的大部分来自OFFICE系统的销售。

　　为了作进一步的分析，我们使用了一个内部开发的名叫MS REPORTS的应用软件。这个软件使我们能够针对数据储存库的主要数据提出常见问题。MS REPORTS系统的界面用通俗的英语显示可查看的项目。一旦样本图(TEMPLATE)显示了我感兴趣的项目，MS  REPORTS会自动将其转化为标准询问语言(SQL)，对有关数据进行询问，并将结果写入标准的EXCEL报告。因此，如果我想弄清为什么OFFICE在丹麦卖得这么好，我可以查看顾客部门编制的MS报告和数字。经过询问并查看OFFICE的销售收入，我发现主要原因是允许将OFFICE卖给公司顾客。我只用了2分钟列出问题，而不到1分钟就得到了答案。有了这些工具，我不仅能够便捷地查到最新的收入数字，而且能进行复杂的分析以帮助我了解各项数据的来龙去脉。而我做这一切并不需要掌握用于查询SQL数据库的程序编制语言。所有这些运转得如此完美的一个原因是，我们已经能够确保进入该系统的所有数据是用同样的方法计算出来的。例如，我们要确保，在将丹麦的OFFICE销售收入与日本的销售收入进行比较时，有关数字的含义是一样的。差旅费和招待费以及记录在SAP数据库的各项交易都必须具有相同的含义。一个事业部登录的每个数字必须与所有其他事业部登录的相应数字具有可比性。

　　实现全公司统一的关键是一个名叫微软会计政策(MAP)的站点。MAP包括我们采用的所有500条左右的会计政策，它帮助我们确保全公司内的各项数据符合统一的政策和分类。由于很容易查看和更新，而且资料总是最新的，因此MAP是公布各类政策和程序的理想地方。

　　Fin Web并不只是查阅和分析公司财务数据的工具，它还是每项交易的进入点。Fin  Web的网址网络包括：“MS费用”网址(它可以让公司员工提交费用报告并很快得到报销)，“MS发票”网址(它可以让公司的经销商提交电子发票)，以及“MS市场”网址(内部采购时使用)。Fin  Web还有一个特点是职位图(HEADTRAX)，它显示了公司职务结构，使得管理人员能够知道他们小组哪个位置空缺，哪个位置已满。职位图使得管理人员在所管辖的部门进行人员调动。例如，利用职位图，我可以将某个员工调到另一个小组，或提升某人直接对我负责。假如我遵守了所有的标准会计和行政管理政策，我就可以用几秒钟的时间在计算机上采取上述行动，而无需打印任何书面报告。当然，你只有得到适当批准和许可后才能接触这一机密信息。另外，像所有其他Fin  Web交易一样，我作出的任何变化会立即进入SAP数据库，并在24小时内经整理储存到一个数据库房。这个数据库房是公司信息库的一部分，对公司所有员工开放。

　　实施步骤

　　实施这一系统最关键的前提条件是什么?可分为两类：技术方面和文化方面。对大多数财务专业人员来说，技术方面的挑战可能听起来很可怕，但他们非常坦率。要建立一个财务数字神经系统，公司必须拥有健全的计算机系统，使所有的计算机能够共用一套操作系统，并通过一个可靠的网络相互连接。而建立这样一个系统最重要的因素是文化方面。在许多组织，信息技术人员精通技术，但不了解商业。同样，财务人员熟悉商业，但可能不了解技术。要建立一个我们适用的系统，就要求技术人员和财务人员通力合作。另一个重要的文化因素是执行委员会。抛弃旧体制而实施新制度时总是会产生一定程度的不适应。实施建立财务数字神经系统所要求的变化程度，需要执行委员会的明确指令和支持。如果某公司的首席执行官不使用电脑，恐怕该公司不应该考虑建立这个系统。同时，还需要一定的耐心。建立财务数字神经系统是一个渐进的过程，包括消除纸介报告，增加网络界面，实施财务软件。而这一过程从一开始就必须建立一个目标：信息在你指尖。慢慢地，能够做到哪一步就更加清楚了。以前，我们对把结账时间从2周减少到4天就感到满意，而现在，我们正在努力实现随时结账的目标。到那时，信息在当月的每一天都将准确而及时。

　　在我们应用这一系统的过程中，我还发现了许多其他增加财务信息价值的机会。一个例子是建立新的数据储存库，使我们可以将毫不相干的各类数据集中起来，并使用户能够创建一个像平衡的记分卡一样的东西。另一个例子是提供网上分析处理(OLAP)服力务，将大大提高数据储存库的使用效果。还有，我们正在实施的MIDDLEWARE软件，将使我们能够建立网上应用系统，那时，用户无需知道哪个数据库包含他需要的数据，就可以提出问询。最终，我们希望建立一个真正的企业信息进入系统，使得每个公司都能真正做到用指尖控制信息。