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银企对账中的问题、意义及完善措施

2003-09-12 08:53 来源:《上海会计》·张新存

  银企对账是银行结算业务中的重要一环,需要开户银行和开户单位的高度重视。然而,在目前的银行结算业务实践中,银企对账却没有引起银企双方的足够重视,工作力度不是太大,其中存在着一些问题。

  一、当前存在的问题

  1.银企不对账。有些银行对银企对账工作安排不到位,不向企业发放对账单,虽然年终决算均要求核对债权债务,但如果开户单位不申请,银行却不主动发放对账单。更多情况下是开户单位根本不对账,收到银行对账单之后,随意搁置,不是逐笔进行勾对,有些开户单位来开户银行办理清户手续时才发现银企双方存款账户余额不符。殊不知,银行对开户单位往往有一些主动借贷记的业务,例如计息、结算罚款、滞纳金、司法强制扣划款项、公用事业的托收无承付结算方式等等。

  2.对账不及时。很多开户单位拿到银行发放的满页对账单后不是马上对账,而是要等到月末一次性勾对。这样做尽管也可发现未达账项,最终调平双方账户,但对于防范可能发生的案件,则起不到应有的作用。因为有些诈骗分子是通过伪造、变造转账支票、现金支票、电汇委托书、汇票委托书的形式盗用开户单位存款,诈骗银行资金,如果不及时对账,就无法通过银企对账这种方式起到及时追查案件的作用。

  3.银行对账单的发出率和反馈率低。银行出于对账、审计、年终决算等的需要,一般会安排集中对账工作,对行内所有开户单位发放对账单,并要求开户单位反馈对账结果。但每次集中对账,对账单的发出率都很低:一是因为有很多客户预留银行的信息不详,银行无法及时联系上开户单位;二是有些银行业务人员对集中对账的认识不足,重视不够,故而积极性不高,投入精力不到位。此外,银行发出对账单后,能够得到开户单位反馈的回执也不是很多,很多开户单位认为账户对平即告结束,没有必要再向银行反馈回执,或者在传递过程中丢失了带回执联的银行对账单而无法返还。

  4.银行对账人员与柜台人员没有分离。为了确保对账工作的准确性,达到通过银企对账发现核算差错和漏洞,预防和查处贪污挪用银行资金等经济案件的目的,在开展银企对账工作时,应坚持做到由专门的对账人员负责银企对账工作,避免银行接柜和记账人员直接从事与开户单位的对账工作。但由于有些银行未认识到银企对账的这一作用,加之人员工作调配安排方面的原因,通常就由柜台接柜人员直接向开户单位财务人员发放对账单,而开户单位反馈回来的对账单回执也直接交到接柜人员,这样就大大弱化了银企对账工作的预期效果和作用。

  5.对银企对账是否相符的结果和发生不符时的查证重视不够。有一些开户单位在通过银企对账发现余额不符之后,不是积极与银行联系查询并调整相关账务,而是任其自然。而有些银行在收到开户单位的对账单回执后,并不仔细查看开户单位填写的对账结果;即使客户发现账务不符,向银行提出查询要求时,有关经办人员也并不积极配合,致使问题搁置拖延,无法得到圆满解决。

  6.对开户单位返回的对账单回执保管不善。有些银行对开户单位返回的盖有开户单位印章的对账单回执没有妥善集中保管,这样便无法建立起规范的会计档案。

  二、重新认识和重视银企对账的意义

  1.确保银企双方账务记载的及时性、正确性和完整性。由于银行和开户单位是对同一笔交易业务在各自的账务记录中并行地处理的,因此两者记账结果的一致就可以充分确保开户单位的银行存款资产项目和开户银行客户存款负债项目的真实性和正确性。但也正因为双方的角度不同,行业会计制度特点不同,加之记账时间不同,记账凭证传递程序不同,因此双方账务的实时一致性便很难实现,这就产生了未达账项。只有通过未达账项的调整才能确定银企双方账务记载的一致性,从而可能发现某方账务记载过程中的错记、漏记和重记,通过更正,最终确保银企双方账务记载的正确性和完整性。

  2.堵塞资金管理漏洞,提高资金营运效益。由于未达账项的存在,使得银企双方各自反映的记账结果(数据)经常存在差异,如果双方不及时对账,就很难及时确认未达账项,从而有可能对本单位的资金管理产生不利的影响:一是有可能导致企业过高估算银行存款资金,造成资金超支使用,甚至形成账户透支;二是在银行已收而企业未入账的情况下,不利于及时将资金投放到更高收益的资产项目中去。

  3.及时发现差错事故和经济案件,促进银企双方内控制度建设。为了确保银企双方资金的安全高效运营,就必须加强内部控制制度的建设。而及时的银企对账可以成为内部控制制度建设的重要手段。通过银企双方对账,其中任何一方都可以发现内部经办人员隐瞒漏报的差错事故,可以发现内部人员贪污挪用单位资金的经济案件,甚至可以发现社会上的一些不法分子通过伪造、变造等手段,冒用单位账户,从而达到诈骗的目的。

  4.便于行政、执法、中介机构行政和操作。当前,行政、执法机构对企业经营管理行为的监管力度越来越大,对社会上各种经营行为也加强了检查监督。在各项财务检查过程中,银行对账单是很重要的检查依据。同时,会计师事务所、审计事务所等中介机构,在出具审计报告之前,肯定也会核对企业开户银行的对账单。因此,银企双方始终坚持对账,确保双方账务的一致,对于行政、执法、中介机构顺利行政、操作,将提供极大的便利。

  5.开展面对面的对账,还有利于银行方面及时捕捉到一些客户信息,从而扩张银行业务。银行经办人员在日常的接柜过程中,很难详细了解每一开户单位的业务信息,因此很多有利于银行业务扩张的线索便可能被忽略了。而通过专门的、银行经办人员与开户单位财务人员面对面的接触,通过勾对开户单位的银行结算业务明细,尤其是与银行存在未达账项的业务,开户银行就可以了解更加详细的客户信息,包括业务需求、存款增长点、业务扩张等信息,甚至可以获取与开户单位有业务往来的其他企事业单位的信息,从而有利于银行吸揽更多的新客户,增加银行结算业务。

  三、完善银企对账操作

  1.在对账单的发放和取得环节,银行应及时将对账单发放给开户单位,发放方式即可通过客户自取、银行送达、传真、邮寄、网络等方式。鉴于银行的满页对账单上记载的业务笔数很多,有的开户单位得到一张满页对账单可能会需要很长时间,因此,不同的开户单位可根据自身的业务特点和数量,实时要求开户银行打印未满页对账单,以便及时对账。开户银行在接到客户申请之后,应积极受理,当即打印,不应推托。

  2.银企双方应增加面对面对账的机会。在人员和成本等条件许可的情况下,银企双方应尽可能增加面对面对账的机会,但至少每年应保持一次。面对面对账应由双方财务主管直接过问和安排,坚持做到经办人员与对账人员相分离,即平时的会计记账人员不应作为面对面对账人员直接参与,而应由会计主管安排其他专人操作。只有这样,才能更易暴露可能的财务差错和经济案件,确保银企双方账务完整正确。

  3.重视银企对账时发现的未达账项的调整。无论是银行还是企业发现的未达账项,双方均应积极配合,彻底查明原因,及时进行账务调整。尤其是企业需要向开户银行查询记账凭证之后才能调整的未达账项,开户银行应积极协助企业调阅银行记账凭证,需要为企业出具业务证明书的应及时办理。对于需调整的未达账项,应严密手续,作好相应记录。

  4.银行方面应从完善银企对账的角度出发,积极改进自身业务处理手段。首先,在成本条件许可的前提下,应尽可能做到每日向开户单位发放对账单,发放方式可采取方便操作、费用较低的电子化传输方式。其次,为便于管理,各开户银行的主管行应创造条件由专门的核算中心进行集中对账,彻底实现对账的前后台分离,保证对账的有效性。

  5.开户单位将对账单回执联返回开户银行之后,开户银行应仔细审阅,确保未达账项已逐笔查清。在回执联上开户单位应加盖预留银行印鉴,作为对账完成的依据。回执联应妥善保管,集中装订,作为会计档案管理。