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告别虚假会计信息

2005-01-06 09:47 来源:中国人民大学会计系电算教研室主任、博士/张瑞君

  利用信息技术进行财务管理模式、方法的创新,最大限度地保证企业集团信息质量,是解决公司治理中信息质量问题的有效策略。

  20世纪80年代,英国不少著名公司的相继倒闭,引发了英国对公司治理问题的讨论。2001年以来,随着安然公司的解体,世通、施乐等公司的假帐丑闻,引发了公司治理在全球范围的思考。

  这一系列公司治理危机的导火索绝大多数可以归结为虚假的会计信息。公司经营涉及多方利益相关者,他们都需要通过企业会计信息来了解企业经营业绩和经营趋势。部分利益相关者往往借助信息不对称、不透明,操纵会计信息,以牺牲其他利益相关者的利益为代价,企图实现自身利益的最大化。

  提高信息质量是公司治理中的一个关键问题。笔者认为,利用信息技术进行财务管理模式、方法的创新,最大限度地保证企业集团信息质量,是解决公司治理中信息质量问题的有效策略。

  动态会计平台:

  改善个人信息质量

  在传统流程下,会计流程的入口是记账凭证,即财务人员事后将反映经营业务活动的信息转换成会计信息,并以记账凭证的方式二次描述经营活动。由于财务人员职业能力的限制,以及编制记账凭证的工作量大等问题,客观上导致会计信息与业务信息可能不一致,降低了会计信息的质量。

  这类因客观原因造成的问题,利用信息技术构建动态会计平台,支持流程优化,将传统流程转换为财务业务一体化流程,保证业务信息正确、有效、实时转换为财务信息,就能从根本上解决问题。

  在动态会计平台的支持下,可以将会计核算与经济业务有机结合,构建财务业务一体化流程;当经济业务发生时,财务人员将精力主要放在对经济业务控制上,而不需要编制记账凭证;当经济业务被财务人员审核通过后,通过动态会计平台由系统自动生成记账凭证,最大限度地保证财务信息和业务信息的一致性。这不仅提高了会计信息的质量,而且提高了会计信息的时效性。

  在经营过程中,当经济业务发生时,财务人员对业务活动进行实时控制,在审核通过后,自动驱动动态会计平台生成实时会计记账凭证,实现财务业务一体化,从而使业务信息与财务信息达到高度的一致性、同步性和完整性。通过从最低层直接获取的原始业务数据来集中数据,进行加工处理,将会计的核算与监督功能融为一体。

  销售、采购、库存、生产制造等业务系统按照工作流驱动原理,通过流程配置将原始数据自动传递至应收、应付、存货核算、成本管理等财务处理系统,连同固定资产、工资管理和项目成本系统产生的单据,通过在会计平台上定义的凭证模板,生成实时凭证、会计凭证,传递至总账系统,从而完成从业务到财务核算的完整流程。与此同时,反映经营活动的信息一次录入,多部门共享,这样便于采用不同方式、从不同角度对财务、业务数据进行溯源查询分析。

  动态会计平台使企业财务、业务一体化管理变成现实。动态会计平台的应用,不仅为企业会计信息质量的提高提供了支持,而且也为公司治理、财务管理带来了显著效益。

  财务集中管理:

  提高整体信息质量

  在传统财务管理模式下,企业集团为了管理和控制的需求,只能通过层层报表汇总,实现掌控集团整体信息,提高公司治理的能力。

  然而,这种模式却给企业集团的公司治理带来了一系列问题:正是层层报表汇总,导致了集团掌握信息的广度和深度受到制约,降低了集团活动报表的时效性、真实性,屏蔽了各种异常明细信息,削弱了集团各层管理者对经营活动的控制力度。因此,企业集团的这种财务管理模式必然导致信息质量低下。必须利用信息技术进行财务管理模式的创新,构筑IT环境财务集中管理模式。

  集团企业必须根据集团组织特点、管理需求等因素确定IT应用架构,并在此基础上通过配置管理软件资源,最终保证各类企业集团的信息质量。目前,IT环境下财务集中管理可以划分为三种:实时集中、定期集中和混合集中。

  一、实时集中。对于产业型集团而言,集团往往集中调配核心资源,并监督其运用;集中制定、统一执行销售政策、会计政策;对子公司业务过程和结果进行监控。因此,为了适应这类集团企业的管理要求,采用B/S技术构建财务集中管理平台,在集团总部配置财务会计和管理会计的软件资源,并使企业集团各成员将前端数据实时传递到集团总部,使集团与成员单位信息共享、单据在成员单位之间实时协同、预算体系和指标统一制定和共享、资金集中管理、集团能够利用信息评价整个集团成员的绩效等。

  这样,企业集团各成员不需要层层汇总报表,却能实时掌控整个集团的信息,最大限度地保证了信息的一致性、实时性、正确性。

  二、定期集中。对于投资型集团而言,集团和子公司之间的关系相对松散,集团一般定期通过报表信息、财务分析信息等了解子公司的经营状况。这时,可选用C/S或B/S技术构建财务集中管理平台,在集团和各成员中配置相应的软件资源,各成员定期将报表或账簿数据传递到集团,实现集中管理。如果采用定期账簿集中,企业集团各成员不需要层层汇总报表,却能定期掌控整个集团的信息,有效地保证信息的一致性、实时性、正确性;如果采用定期表集中,则信息的一致性、实时性、正确性的程度比账簿集中有所降低,但由于集团统一配置报表软件资源、绩效评价软件资源,其信息的质量还是远远高于手工报表汇总的质量。

  三、混合集中。对于管理型集团而言,往往会出现不同子公司管理方式不同的现象,部分子公司需要集中管理、强化控制力度,部分需要分散管理。因此,这类企业集团采用混合集中模式,即对于一些成员采用实时集中模式,对于另一些成员采用定期集中模式,在满足管理需求的同时,最大限度地保证信息质量。

  综上所述,企业集团财务管理模式的创新,不仅提高了信息质量,而且各环节所产生的信息将被有效利用。在信息技术支持下,高质量的信息不但被传递给企业各利益相关者,还被应用于管理控制中,这必然将有效地支持公司治理。

  决定财务集中管理模式的选择因素分析列表

  分析因素 实时集中管理模式 定期集中管理模式 混合集中管理模式

  管理哲学与文化 集权管理文化 分权管理文化,特别是对没 对全资集权,对参股

  有决定权的参股子公司 企业分权

  企业组织方式 组织扁平化,垂直管理 分级管理 组织分级,核心业务垂直

  管理

  税收待遇与产业结构 合并纳税的单一产业企业集团, 跨行业经营的产业集团,本 跨行业经营的产业集团,

  业务的一体化要求财务一体化 地纳税,受本地法律限制 本地纳税

  股权结构 全资、控股企业,具有决定权 投资参股,无决定权 多种投资结构并存

  会计科目等参数 保持一致,分级控制 数据对照表 混合

  统一的集团数据编码 有 无 有/不完整

  财务监控方式 实时监控 周期性监控/周期性考核评价 实时监控/周期性监控

  公司间内部业务 频繁 较少 较多

  内部牵制与复核 在线的跨组织审核 离线的跨组织审核 混合

  IT环境 具备良好企业内部网络环境 数据中心或数据分布 企业网络环境较好,但覆

  /数据中心 盖面不全/数据中心

  穿着长大褂,戴着一副老式眼镜,左手永远都在一副黑色的算盘上劈啪劈啪地敲打着,右手拿着毛笔不时地在本上记着些什么。这就是账房先生——CFO最初原型的形象。

  今天的CFO,早已经不再需要算盘,CFO们的工作,也远不止于记帐那么简单。以财务为中心的中国企业管理特色,赋予了CFO在企业中更加重要的角色。在当今中国经济飞速发展、企业不断迅猛壮大的情况下,带给我们的CFO们更多的是压力。尤其国内企业在新一轮以集团化、全球化、多元化为背景的商业竞争中,要求CFO不但要最有效地利用资金,还要控制企业的风险。

  信息化,无疑成为CFO解决这些问题最为有效的方法。在1994年会计电算化以来,信息技术就为财会人员减轻了许多工作负担。如今,网络技术的出现,更加使得CFO们坐在总部就能实时掌控分布在各地的分公司的资金运行情况。

  那么,在新的形势下,财务信息化到底该怎么做呢?

  “CFO”栏目,就是希望与CFO们一起,共同探讨在变幻万千的市场环境中,如何通过信息化手段,来使财务工作更加高效、安全和可控。