应付账款指因购买材料、商品或接受劳务供应等而发生的债务。这是买卖双方在购销活动中由于取得物资与支付货款在时间上不一致而产生的负债。
应付账款的入账时间应以采购物资所有权转移至本单位的时间或实际上已接受约定劳务的时间为标志。所谓所有权转移至本单位，是指物资到达验收入库，或依合同规定物资所有权已发生转移。
但在实际工作中，应区别情况处理：在物资和发票账单同时到达的情况下，应付账款一般待物资验收入库后，才按发票账单登记入账。这主要是为了确认所购入的物资是否在质量、数量和品种上都与合同上订明的条件相符，以免因先入账而在验收入库时发现购入物资错、漏、破损等问题再行调账；在物资和发票账单不是同时到达的情况下，由于应付账款要根据发票账单登记入账，有时候货物已到发票账单要间隔较长时间才能到达，但由于这笔负债已经成立，应作为一项负债反映。为在“资产负债表”上客观反映企业所拥有的资产和承担的债务，在实际中采用在月份终了将所购物资和应付债务估计入账，待下月初再用红字予以冲回的办法。
应付账款一般按应付金额入账，而不按到期应付金额的现值入账。如果购入的资产在形成一笔应付账款时是带有现金折折扣的，应付账款入账金额的确定按发票上记载的应付金额的总值（即不扣除折扣）记账。在这种方法下，应按发票上记载的全部应付金额，借记有关科目，贷记“应付账款”科目；付款时获得的现金折扣，冲减财务费用。即
（1）企业发生的应付账款，不管是否有没有现金折扣，均应按应付的全部金额入账：
借：物资采购
应交税金——应交增值税（进项税额）
贷：应付账款
（2）在享受现金折扣的情况下，企业应于应付账款支付时，将发生的现金折扣作为财务费用处理：
借：应付账款
贷：财务费用（按实际发生的现金折扣）
银行存款（按实际收到的款项）
