在大会计的观念下,会计工作不仅包括会计核算、会计分析和会计检查,还包括出纳工作、财务计划与预算等事项。建立在这种观念上的会计部门(或财务部门),事实上是一种集 计划、记账与管钱等多种不相容职务于一身的综合性管理部门。发生在会计部门的错弊具有下述主要特征:
(一)影响会计信息的真实性
财务会计主要是对外提供信息,为投资者、债权人和政府有关部门作经济决策服务。如果会计核算中存在错弊,必然影响会计信息的真实性。
从某种意义上讲,会计的差错是难以避免的。道理很简单,现代工业化社会中企业规模巨型化,会计业务通常需要许多人分工承担,每一个人的工作疏忽,都可能连锁性地影响后 续的会计处理,直到影响着会计报表。从逻辑上看,无法杜绝在长时间内每一个会计人员发生疏忽的可能性。在会计实务中,人们可以利用期末编制试算平衡表等方法,发现某些因疏 忽导致的差错,但是,相当多的差错则被潜伏了下来,并不能通过简捷的数字测试予以揭示。如会计分录中的账户错用、过账时的串户登记等,均属此类情况。在现实中,几乎没有不存在会计差错的会计机构。
大多数会计舞弊采用隐瞒事实真象的方法混入数以千万计的经济业务中,单纯从会计处理的规范性来看,似乎不存在什么问题,这给舞弊的查处带来了诸多困难。以经验为依据来判断,相当多的会计舞弊是揭发不出来的,因为从整体的综合性测试不能察觉舞弊的迹象时,对每一具体业务逐个进行查证,不仅技术上不易做到,更重要的是舞弊的业务已经过刻意掩饰,不采用专门的技巧与测试手续和特别的关注,根本无法找出查证的线索。但是,舞弊是可以防止的,优良的内部控制制度可以将发生舞弊的可能性降到很低的程度。如果一个单位内部控制制度不健全,发生许多舞弊,会计信息的真实性将会受到较大影响。
会计信息真实性受大额会计错弊的严重损害,一些经营者通过人为调节财务状况误导投资者,给他人带来了重大经济-损失。大额会计错弊是一个相对量,不是一个固定的绝对量,应根据单位的相关业务总量来判断。要保证会计信息的真实性,必须消除大额会计错弊。
(二)可能隐含单位财产的流失
常规情况下,如果因疏忽导致会计记录差错,尤其是数量方面的差错,可以借助会计自身的防范手段(如试算平衡、账账核对和账实核对、勾稽验证)检查出来,并由会计人员及时纠正。然而,舞弊具有很强的隐蔽性,并在行为者预先周密设计下发生,可能是财产流失了,账簿上未留下明显破绽。在个人舞弊中,主要目标是非法占有单位的金钱与财物,因会计记录具有控制钱财的功能,不少不法分子在侵吞钱财的同时,设法改变会计账簿记录,以达到账实相符,掩盖作弊造成的漏洞。对于会计账簿上出现的问题,应当详加追查,注意是否存在单位财产的流失。
在内部控制制度优良的单位中,财产流失不易发生;反之,财产流失极容易发生。如果会计记录比较健全,对财产流失的检查可以在一般性测试后找出大量证据,确认问题性质,及时予以处理。
(三)具有一定的隐蔽性与多发性
按复式记账规则登记会计账簿后,有一部分会计错弊能够通过会计自身的试算平衡验证手段来发现,尽管具体确定是哪一笔经济业务存在问题还需要运用逻辑推断与专业技巧,甚至花费较多的时间,但是,错弊总可以被找出来。然而,还有许多会计错弊并不影响期末的试算平衡关系;在不少单位的会计工作中,由于在日常缺少事后稽核,这类会计错弊就很难被及时察觉,特别是绝大多数内部与外部的监督机构,在检查会计资料时,一般采用抽样查证的方法,使许多账簿中的错弊缺乏被揭发出来的机会。实践证明,越是频发的业务越容易舞弊,因为业务量过大,检查程序在常规情况下只能以抽查方法为主,技术上的局限性就越明显,给舞弊者产生侥幸心理提供了基础。
在相当一部分单位,为应付外部检查,往往也在事先进行会计自查,一些暴露在面上的会计错弊,通常都予以纠正,或者有意予以掩饰。经过掩饰的会计错弊,大多数不存在特别异常的表现,难以发现错弊的迹象,除非采用富有侦察性的专门技巧。
由于内部控制制度可以有效防止会计错弊的发生,大多数单位都在自身力所能及的范围内,针对本单位特点与工作需要,建立了有某些特色的内部控制制度。然而,制度伴随着巨额成本支出,不少单位因不堪这笔成本的重负,都有不同程度地简化、削弱制度的做法,造成制度预防会计错弊效能的下降。从严格意义上讲,世界上不存在绝对完美的制度;制度设计者不是"完人",也就无法建造起一个完全理想化的制度。
显然,制度设计的"先天不足",为发生会计错弊提供了一种预设的"安全通道"。经济学家也将会计人员视为一种讲求"自利"的"经济人",这种经济人在拥有某个"生财"机会时,他经过价值比较后,可能选择谋取此项财物的行动。这意味着,内部控制制度的缺陷一旦被图谋不轨的会计人员等发现并加以利用,会计舞弊将接连不断发生,贪欲的恶性膨胀促成舞弊的多发性。