备用金是指企业拨给各所属部门或报账单位收购商品，开支费用和销货找零用的款项以及其他业务上必需的周转资金。备用金的需要量，也要经过银行核准，包括在库存现金的限额之内。在使用上也要执行现金管理的有关规定。备用金具有指定的用途，必须单独核算，单独管理。
备用金的管理有定额管理和非定额管理两种办法。
（一）定额管理
定额管理是指按用款部门的实际需要，核定备用金定额，并按定额拨付现金的管理办法。用款部门按规定的开支范围支用备用金后，凭有关支出凭证向财会部门报销，财会部门如数付给现金，使备用金仍与定额保持一致。一般对用于费用开支的小额备用金，实行定额管理的办法；对用于销售找零用的备用金，按营业柜组核定定额，并拨给现金。各柜组可从销货款中经常保留核定的找零款，不存在支出和报销的问题。
（二）非定额管理
非定额管理是指用款部门根据实际需要向财会部门领款的管理办法。在凭有关支出凭证向财会部门报销时，作为减少备用金处理，直到用完为止。如需补充备用金，再另行办理拨款和领款手续。对用于收购农副产品的备用金，在集中收购旺季时一般采用非定额管理的办法，在淡季零星收购时则采用定额管理的办法，实行交货补款。
总而言之，无论实行哪种管理办法，都要建立健全备用金的领用、保管和报销等手续制度，并指定专人负责经管备用金。经管人员发生变动时，必须办理交接手续，以明确经济责任。
备用金的核算，可在“其他应收款”账户内核算，也可单独设置“备用金”账户。它属于资产类账户，借方登记增加数，贷方登记减少数，余额表示库存的备用金数额，并按照领用单位或个人设明细分类账户核算。
例：某商业企业的储运部门发生与备用金有关的经济业务如下：
（1）按定额管理核算：
借：其他应收款——备用金——储运部门 500
贷：现金 500
（2）按非定额管理核算：
借：其他应收款——备用金——储运部门 500
贷：现金 500
2.储运部门报销运费250元。
（1）按定额管理核算：
借：经营费用——运费 250
贷：现金 250
（2）按非定额管理核算：
借：经营费用——运费 250
贷：其他应收款——备用金——储运部门 250
3.储运部门将备用金的余额交回财会部门。
（1）按定额管理核算：
借：现金 500
贷：其他应收款——备用金——储运部门 500
（2）按非定额管理核算：
借：现金 250
贷：其他应收款——备用金——储运部门 250