会计软件输出系统设计刍议

    一个完整的会计处理系统，不仅需要有灵活、方便、正确的输入方式和功能齐全的数据处理功能，还必须提供一个完善而方便的输出系统。会计软件输出系统的设计，在会计软件工程中起着举足轻重的作用。

　　由于单机输出系统输出的会计数据的传递与交流，在相当程度上有赖于手工，无法保证会计数据传递与交流的及时性。因此，单机输出系统不能满足会计电算化发展的要求，联机输出系统、网络输出系统是会计软件输出系统设计的必然趋势。

　　会计软件的输出系统设计包括会计数据输出方式设计和会计数据输出格式设计。

　　一、输出方式设计

　　输出方式直接影响着会计数据输出的质量，在设计时应根据各种输出方式的特点、适用范围等因素来考虑。上图所列三种输出方式，最为会计软件所常用，其特点、适用范围各有差异。

　　1.显示输出：其特点是速度快，成本低。但输出的会计数据的应用者局限在本会计电算化系统内部，不易交流。这种方式主要适用于输入查询机会很多、应用者在本会计电算化系统的会计数据。

　　2.打印输出：其特点是携带方便，输出的会计数据的应用者不局限在本会计电算化系统，易交流。但速度慢，噪音大，成本高。这种方式适用于输出必须打印。且应用者不局限在本会计电算化系统的会计数据。

　　3.磁化输出：其特点是速度快，成本较低，转换成其他输出方式很方便。但不直观，存储介质易受损坏，安全性较差。这种方式适用于输出便于携带的、以后需重新进行计算机处理的重要会计数据。

　　(一)关于显示输出。上述三种输出方式中，显示输出方式使用频率最高。除必需打印输出外，会计数据应尽量采用显示输出的方式。会计数据显示输出设计应遵循如下几项原则：

　　1.内容齐全。无论是会计核算软件还是分析决策软件，都应提供丰富的显示输出内容。如帐务处理系统，不仅要提供从会计凭证至会计报表等数据的显示输出，还应最大限度地满足各种查询要求，对于往来帐项，除了应提供往来帐款名称、日期、摘要、金额、经手人等的查询功能外.还应提供帐龄分析数据以及年终计提坏帐准备金的显示输出功能。

　　2.操作灵活。显示输出系统操作是否灵活，无疑会影响会计数据输出的速度。增强输出系统操作的灵活性，就软件开发而言，可从以下两个方面入手：①尽量减少显示输出系统的操作键。显示输出系统操作键包括莱单选择键和显示输出条件参数键。编写程序时，凡能省略或通过程序控制的操作键，尽量省略或由计算机自动处理；菜单级数压缩时，采用滚动式键选择和代码选择相结合的方式，这样既可减少操作量与操作强度，同时又能最大限度保证操作的正确性，避免显示输出的失误。②多种操作介质相结合。键盘不应该是会计软件显示输出系统唯一的操作介质，还可以同时运用鼠标、语音控制系统等，亦可根据具体的显示输出系统灵活选择。在着手编写程序时，应设计相应的接口模块。

　　3.稳健可靠。设计显示输出系统时，应考虑容错功能。在操作人员出现操作失误的情况下，能保证显示输出系统正常运行。

　　(二)关于打印输出。由于我国会计电算化水平尚较低，无论是会计软件开发还是应用，目前基本上是单机操作系统，会计数据无法利用计算机直接传递与交流；绝大多数会计人员还不适应通过计算机直接对会计数据进行处理，故当前会计软件打印输出设计量十分繁重，仅就打印输出的内容而言，从原始凭证到会计报表，凡手工能触及的会计资料几乎无一遗漏。国家财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》便明确规定了会计核算软件应当或可以提供机内记帐凭证打印。原始凭证输出的功能，必须提供会计帐簿、会计报表的打印输出功能，打印输出的内容应当符合国家统一会计制度的规定。

　　随着会计电算化系统的网络化、智能化，多媒体技术的渗入，会计数据大部分将采用磁化存储方式，其交流与传递将最大限度地借助于会计软件，依赖于计算机和通讯设备等硬件，手工处理工作将很少。对于实质上没有必要打印的内容，如原始凭证、绝大多数记帐凭证、会计帐目等，可存储在磁性介质中，必要时只需调用会计软件的显示输出功能进行查询。

　　(三)关于磁化输出。会计电算化的一个重要特点是会计数据磁性化。因此，从某种意义上讲，保证会计数据的磁性化存储和磁化输出比其他方式更为重要。磁化输出有两种方式。

　　1.通过SETPRINTERTO［文件名］(XBASE命令，下同)，将某一会计数据打印输出到某一指定的文件中去，采用磁性方式存储起来。在这种方式下，磁性化数据转化或恢复比较复杂，故较少采用。

　　2.通过COPY，COPYFILE［源文件名］TO［目标文件］等命令将某一会计数据拷贝在磁性介质中，即通常所说的数据备份，采用最多。国家财政部文件《会计核算软件基本功能规范》也规定了会计年度终了进行结帐时，会计核算软件应提供在数据磁带、可装卸磁盘或者软磁盘等存储介质的强制备份功能。
磁化输出分临时磁化输出和长期磁化输出两种。前者是为了防止系统意外故障而采取的安全保护措施。一般在某一关键处理前后都要进行。在系统运行过程中，一旦发生故障，造成系统数据混乱时，可以利用备份很快恢复到最近状态，保障系统的正常运行。后者是将硬盘中的会计数据以软盘的形式保存起来，建立磁盘会计档案，以便将来查帐时使用，一般在年末进行。由于磁盘容易遭受损害，如物理损伤(发霉、扭曲)、病毒感染等，因此磁化输出应遵循如下几个原则：①由固定的操作人员进行操作；②一式多份；③分人保管；④存放工具与存放地点严格把关。

　　“数出一源，资源共享”，是会计电算化的一大特色。为减轻磁化输出负担，没有必要对所有的会计数据进行磁化输出。如帐务处理系统中，记帐凭证是关键，便只需对记帐凭证进行磁盘输出。

　　二、输出格式设计

　　通过某种输出方式输出的会计数据是否具有易读性，还有赖于会计数据的输出格式设计。当前会计软件中会计数据的输出格式可概括为两种模式，一种是竭力模拟手工处理的各种数据格式、即模拟手工模式；另一种是最大程度上直接利用现成的数据库结构或者简单的屏幕格式命令输出，因而可称之为直接应用模式。后一种模式过于粗糙，保密性较差，不生动，但前者一味模拟手工处理格式也并不可取，原因是：

　　1.没有必要。手工处理中会计数据格式相当程度上只是为手工处理方便而设计，只具有实用性并无法律效力，利用计算机处理时则可不要或少要。如表格线主要是为手工书写和以后阅读方便，而计算机处理则不一定就有必要。计算机正常显示或打印输出格式易固定，字体字型易整齐规范。

　　2.不太可能。计算机输出方式和手工处理方式，存在着很大区别，欲想在不同的输出方式上，设计出完全一致的格式不太可能(打印纸宽度，屏幕面积有限)。另外，一旦复杂的格式设定之后，当对应数据项发生变动时修改也极不方便。

　　其实，只要在设计过程中能遵循下面两条原则，便可设计出理想的会计数据输出格式：

　　1.可读性原则。简洁明了，生动美观，但又不拘泥于手工处理数据格式。

　　2.通用性原则。长远考虑，以适应数据项变化。如工资核算系统，在工资单输出格式设计，须做到程序自动调整，不管工资项目发生增加还是减少，都不影响工资单输出格式的可读性。