普华永道会计咨询公司管理专家谈运用信息技术实现财务集中管理

　　在“互联网时代的企业财务管理模式”研讨会上，普华永道会计咨询公司管理专家施（日文）的演讲引起了与会者-企业集团财务负责人的极大兴趣。现将施的讲演整理刊登如下，以飨读者：

　　①集中的趋势。国际和国内日趋激烈的竞争，要求企业对自身有更全面的了解。我管理企业要知道我的核心竞争力在哪儿？而且当我的投资非常分散，子公司分公司非常分散的情况下，必须知道自己的资源、自己的实力到底在哪儿，这样才能在竞争当中脱颖而出。

    ②资源的合理分配。举个例子，我曾经在中国非常大的进出口公司做管理咨询，他的银行账户上差不多有四个亿的现金。同时它的负债也是四个亿，这就造成非常巨额的浪费。

    ③加强控制，向世界一流企业看齐。这主要是预算计划的控制，内部的控制，内部的审计等等。

　　集中控制是更高层次的财务管理，这已经成为一种趋势。集中控制体现了更全面，更完善的财务管理。世界前500家大公司，所利用的信息，SAP系统大致达到80%，从他们的系统应用侧面或以看到，集中控制的趋势。

　　从长远看集中控制，大大降低管理成本，为什么会这样说？为什么会用“长远”这个词？大家知道信息技术如果使用，投资非常巨大，无论是硬件、网络通讯、操作系统、数据库、应用软件，他们的投资非常大。一看到这种投资很难在后面企业的回报收回，更何况信息技术本身也很难衡量回报。从长远来看，信息系统如果能做到集中控制，能够大大降低管理成本。

　　另外，说到集中控制是达到更高信息技术应用水平的基础，现在中国说Internet，互联网的技术非常热，大家都希望能够赶上这拨。但是，如果你财务管理的水平、信息技术应用的水平，企业本身没有达到一定的高度，运用那种技术实际是不现实的。

　　提一个观点，对于财务集中，有不同的观点，这里有一个提法，对报表的集中、凭证的集中、交易的集中，这三种集中层次是一点点升高，他达到最高的境界应该是交易集中。

    ①最普通的集中对一个集团公司来说是每一家能够给他提供比较完备的财务报表，这种集中很难避免有假账、假表的情况。但是，他里面可以建立一些机制、建立一些相互制约的机制，报表当中最容易达到的，也是水平最低的集中。

    ②凭证集中，实际是财务信息系统的集中，它财务的核算和处理，在一定程度上已经都集中到总部。

    ③交易的集中，实际是更高层次的集中。整个交易的数据从源头来，以销售的数据，销售的数据采集了以后，能够自然地通过我们说的应收账款系统达到总账系统，不需要财务人员很多的介入。采购系统同样，通过应付账款的系统介入，库存系统也是，资产管理系统也是。通过很多在业务上所发生的交易，使信息直接进入财务，财务系统应用到最高的境界，应该和业务系统完美地结合，财务达到最高的层次是业务的直接进入到财务。

　　我对三种情况分别举例子。

　　第一个案例，中国石油天然气股份有限公司，在国外上市成功。它的特点是跨行业、跨地区、多层次。虽然它是石油天然气公司，石油天然气方面有开发、管道、天然气、炼油、化工、销售，还有科研，它从行业来说跨很多的行业。跨地区，因为它西面到西藏，东面到上海，南面到海南岛，北面到黑龙江，全国各地都有它的公司。层层合并、分布调整、多重验证，实现了多个层次，目前，公司整个的机制运转也非常顺利。中国石油公司在短短的几个月里面满足国外投资人的需要报表，这是非常不容易的。还有另外一种体系，我们称为KPI体系，这是关键业务指标的考核体系。这个考核体系的生成，又在另外一套报表系统里形成，这里又有一种对立的关系。

　　从我们管理咨询公司做过的企业来说，国外企业和国内企业，有一个很大的差别就在于内部审计所执行的力度。举个例子，我们在武汉做过一个非常著名的企业，百威啤酒，这是非常赚钱的企业，而且在中国的效益非常好。但是我们在做项目时，发现一个非常有趣的现象，总部的哪个人物过来，他们都不害怕，但是总部的审计人员过来，总经理就非常害怕，因为审计人员可以当场把总经理罢免。

　　第二个案例，中国石油委内瑞拉公司。这个例子非常具有典型性。在1998年有一个统计，中国真正在海外的投资，中国石油占了80％以上，它在委内瑞拉的投资达到30万美金。中国在投资上，也想使用国外通用的SAP这种软件，但是目前管理水平和世界好的企业相比，差异很大。所以当时只选择了国外中型的软件Pcatinum SQL.实现的方式是多种通讯方式的集中管理。它在加拉加斯首都，我当时去另外两个油田都是坐飞机过去，但是三地的账都是由加拉加斯总部一个地方做的。这种举措非常好，但是可惜出现了一个很大的问题，反映非常慢。我打开一个凭证，凭证很慢，我就去喝杯咖啡，然后再聊聊天，回来一看，还没有反映。到底怎么回事？加拉加斯总部跟一个通讯公司联系，通讯公司是个卫星公司，通过卫星连接到了Caracoles的地方。它的选择方式就是客户服务器的方式，经过分析以后，实际上在于它当种传输模式，通过微波以及Caracoles到企业的内部网，通过几种方式不断的在转换，通过路由器里面的各种转换以后，信号处理变得非常复杂。客户服务器就是通过客户机跟客户不断的交互的形式做到。这种交互特别频繁以后，特别是里面的通讯方式是异构的通讯方式，这样就会变得非常缓慢。这是当时他们投资很多，但又碰到很大的一个问题。这个问题已经严重影响了他们的财务正常运作。

　　解决这种问题带来的好处是非常大的，它几乎能够随时出整体的报表，因为所有的交易，所有的凭证都在总部。每一笔大的交易变化从总部都能看到。

　　第三个案例说空中客车公司。空中客车在北京机场附近的地方。交易的集中怎么做到？空中客车公司是一个配件中心，也是一个培训中心。从配件角度来说，它要在东亚这个地方，给所有东亚的航空公司配件。形成这样一个配件中心，它必须要能够实时控制。第一，作为欧洲国家的公司，它非常重视质量，因为对航空来说，配件质量不能错，如果配件错了，会导致空中事故。所以在东亚这边，并没有建立单一的一种财务系统或者是库存管理系统。这个库存管理系统跟德国的SAP系统联系。我当时亲眼看到它的操作是在中国，一个仓库仅仅要发掉一个小小的螺母，都会通过专线跟德国连接，直接在那边扣除库存，这样会用统一的代码。它实现的成本非常高，但它把钱用在刀刃上，用在配件管理上，因为配件管理是整个航空公司，作为飞机制造商非常重要的部分，因为它要保证配件的质量。

　　最后，新技术的应用使集中达到了一种可能性。首先是浏览器和服务器的技术。通过这种技术，又变成一种真正的集中。就是所有的信息都集中。每一个电脑只需要用一个浏览器就可以看到所有集中在总部服务器上的信息。大家必须注意，当它越来越集中，实际上对整个网络，对通讯技术的依赖性越强，一旦网络中断，或者出现其他问题，就会造成很大的损失。作为每一个企业，必须非常注意市场的变化，才能真正达到这种水平。

　　另外，综合数据管理技术。这个比较复杂。比如前面说到的中国石油公司，比如在某些点，比如大庆、辽河，在那个范围里实现集中，跟总部的关纱可以采取综合数据管理技术，就是不断复制更新数字的方法。

　　对于集团公司的财务管理，大的趋势是尽量从繁重的核算当中脱离出来，把更多的时间放在支持决策、作出分析上，这是一个必然的目标。