会计软件中设计反记帐功能探讨

　　摘要：反记帐功能在电算化会计信息系统经济业务处理发生错误等情况下有着无可替代的作用。当然，作为会计软件的一个非常用功能，对其使用必须设置严格的限制条件。反记帐过程的数据处理设计一般可以采用在未记帐凭证库中保留已记帐凭证记录，或者将未记帐凭证库与帐薄数据库合而为一 ，只设置一个统一的记帐凭证库两种方法。  
      
　　无论在手工会计还是在电算化会计中，都要根据已审核的记帐凭证登记帐薄，称之为记帐，而反记帐则是将已经登记入帐的会计数据予以取消，使之恢复到记帐前的状态，它是记帐的逆操作，也是电算化会计系统中才有的一个概念。会计软件中要不要设有反记帐功能，一直存在激烈的争论。因此即使会计软件界在功能设计上借鉴成风的今天，反记帐功能却遭遇迥异，金蝶第一个吃了螃蟹，在其“会计风暴”中加上了反记帐功能，而用友、安易等老牌会计软件商则不以为然，拒绝反记帐功能在其软件上“安家”。他们认为会计数据记帐后就不能修改，唯其如此，才能保证会计信息的质量和可信度，在人们对电子会计数据能否作为审计依据还存在种种争议的情况下，反记帐功能将更加给人以一种不安全感。笔者认为，反记帐功能是电算化会计系统经济业务处理结果发生错误时予以修正的理想方式，只要在设计时能充分考虑到其各种不足，对其使用设置严格的限制条件，就完全可以使其成会计软件功能的一部分。  

　　—、反记帐功能的作用  

　　反记帐功能在下述情况发生时，有着无可替代的作用：  

　　1、大量的错误凭证被登记入帐  这种情况在电算化会计系统投入使用初期，尤其在试运行期间，非常容易发生。如果没有反记帐功能，则只能编制大量的错帐更正凭证予以更正，从而导致帐薄中存在大量无用的冗余信息，影响对会计信息的使用；也不利于审计工作的进行----当审计人员查到一笔又一笔的错帐时，它们也许在后续的凭证中进行了更正，这种情况大量出现时，会使审计人员对错弊产生麻痹思想，影响审计工作的效率和查错能力。如果有反记帐功能就可以先取消记帐，把错误凭证全部修正后再重新记帐，帐薄中的冗余信息就可以大大减少，帐薄信息就会简洁明了，便于利用。  

　　2、帐证不符  手工会计中由于会计人员的粗心，常常发生过帐错误，导致帐证不符，这时一般利用划线更正法予以更正。在电算化会计信息系统中，记帐实质是将记帐凭证库的有关数据转入帐簿数据库中，而且正式过帐前要先对所记帐凭证进行平衡校验，以保证其正确性，所以帐证一般是相符的。但是当电算化会计系统遭受计算机病毒的侵袭，或者存放会计帐簿数据的计算机硬盘扇区遭受物理损害，或者帐簿数据库在没有启动电算化会计软件的情况下被人为非法篡改，这就完全可能导致帐证不符。无论是帐簿错误还是凭证错误，或者帐证都有错误，都无法象手工会计那样采用划线更正法、补充登记法或赤字冲消法来更正，最好的办法就是反记帐。如果凭证数据正确，仅仅是帐簿记录有误，取消错误的帐簿后将正确的凭证转入过来即可；如果是凭证有误，则不管帐簿记录是否正确均应先取消帐簿记录数据，再对错误凭证一一进行修改，审核无误后重新登记入帐。  

　　3、记帐过程意外中断  在手工会计中，这也许不成为一个问题，记帐人员只须随后续接下去登记就可以了。但在电算化会计系统中，记帐是由计算机自动进行的，当意外断电、病毒侵袭等非常事件导致记帐过程被意外中断时，财会人员无法了解计算机到底已经登录了多少张凭证，因而也就无法在系统恢复正常后续接下去记帐了。也许从理论上说，对计算机和会计软件精通的人能通过查询帐簿数据库记录等方法，获知记帐过程中断时已登记的凭证，但对普通的电算化会计人员来说，这是不现实的。而且即使获知意外中断时已登记的凭证数，会计软件也不允许续接记帐，唯一的办法就是设置反记帐功能。对此，《会计核算基本功能规范》也规定，会计软件“应当具有在计算机发生故障或者由于强行关机及其他原因引起内部和外部会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能”。这里的最近状态就是对最后一次记帐进行反记帐后的状态。  

　　二、反记帐功能使用条件设计  

　　反记帐功能显然不是一个常用的功能，它只有在前述特殊情况下才能使用。如果滥用反记帐功能，则不但影响会计处理的严肃性，也会大大增加工作量。许多人就是以此为反对在会计软件中设计反记帐功能的理由。因此，对其使用必须严格限制。其限制条件至少必须包括：  

　　1、操作者必须是得到系统管理员授权的原记帐人  在电算化会计系统中，记帐人员应对帐簿的正确性负完全责任，谁记帐有误就只能由谁负责修正。反记帐功能的目的，就是取消部分甚至全部的错误帐簿记录以后重新正确记帐，从本质上讲，它也是对错帐的一种更正行为。为了保证记帐操作的严肃性，避免滥用反记帐功能，操作者必须同时得到系统管理员授权才能实施反记帐。  

　　2、只能在结帐前进行  结帐就是在本期经济业务全部处理完毕，并被认为正确后予以封帐，使本期的经济业务固定下来。进行结帐操作就意味着本期已经没有经济业务需要处理，因而不但不允许输入本期的记帐凭证，也不允许对本期经济业务进行记帐和反记帐。  

　　3、只能按凭证号或日期逆序连续进行  记帐是按日期和凭证号顺序进行的，只有按其逆序连续取消帐簿数据库的记录，才能保证重新记帐的正常进行。这就意味着，反记帐的范围应该以帐簿数据库的最后一条记录或者说是最后一张已记帐凭证为起点，依逆序前溯定位，来确定反记帐的记录数，而不能允许从帐簿数据库中间任意抽取几条记录（不管是否是连续）作为反记帐的范围。  

　　三、反记帐过程的数据处理  

　　反记帐是记帐的逆操作，从某种意义上说，它也是记帐的一种特殊形式，因而在设计上必须将两者结合起来考虑。在所有会计软件中，记帐都是必备功能，根据一般的说法，计算机记帐是将未记帐凭证库的数据转入到帐簿数据库中去，所以反记帐就是将帐簿数据库中最后的一条或多条纪录转回到未记帐凭证库中去，应该转回的记录就是反记帐的范围。一般来说，这个范围应该由反记帐执行人员根据需要指定。但是对于记帐过程意外中断而进行恢复到记帐前状态这种情况，会计软件应该提供自动定位的功能。现有会计软件的解决方案是在每次正式记帐前先将帐薄数据内容备份到硬盘某一固定文件中去，如本次记帐被意外中断，则以备份文件恢复帐薄数据库文件，由于每次备份到硬盘的文件名是固定唯一的，所以恢复只能对最后一次记帐进行，也只能进行一次。而且这种备份和恢复是对月内帐薄数据的完全备份和完全恢复，如果一个单位的经济业务量较大时，在月度较迟时间进行记帐和反记帐，就会耗费较长的时间。为了提高效率，设想采用如下两种方法加以解决：  

　　1、在未记帐凭证库中保留已记帐凭证记录  记帐时，将记帐范围内的凭证追加到帐簿数据库中，但不删除未记帐凭证库中相应记录，只是要对其打上记帐标识，使其在编辑、查询未记帐凭证时能自动被过滤掉，同时每一次记帐后都在该未记帐凭证库打上截止标识。这样反记帐时既可以直接按凭证日期、编号等指定范围，也可以根据每次记帐后所做的截止标识，恢复到最后一次或最后几次的记帐前状态。反记帐的实现也不再是将帐薄数据库数据转移到未记帐凭证库，而是删除帐薄数据库的有关记录，同时去掉未记帐凭证库中相应记录的已记帐标识和截止标识。在这种方式下，虽然未记帐凭证库的记录增加了占用硬盘空间，但省却了每次正式记帐前的数据备份时间和备份文件占用的硬盘空间。与现行方法相比，效率更高，占用空间更少，使用则更灵活方便。  

　　2、将未记帐凭证库与帐薄数据库合而为一 ，只设置一个统一的记帐凭证库  这个记帐凭证库存放全部未记帐凭证和已记帐凭证，其结构包括两个库文件中的所有字段，即除了未记帐凭证填制时涉及的各个字段外，还要加上记帐标识、记帐人等。同第一种方法一样，为了能恢复到最后一次或最后几次的记帐前状态，还要加上一个记帐截止标识字段，以记录每次记帐的范围。当需要增加、编辑或查询未记帐凭证时，就将已打上记帐标识的记录过滤掉；当要进行帐簿查询或打印时，就把没有记帐标识的记录过滤掉。每次记帐时，在记帐范围内的凭证记录中填上记帐标识和记帐人姓名，并在记帐范围的最末一条记录打上截止标识就可以了。这种方式下的反记帐实现更加简单，只要将反记帐范围内的记录中的记帐标识、记帐人以及截止标识去掉就可。这一方式的高效率和对空间的节约是最为理想的。但由于未记帐凭证和已记帐凭证共用一个数据库，使人觉得数据遭到破坏的可能性提高了。不过仔细思考起来，由于会计信息系统内的文件数以百计，仅仅将未记帐凭证库与已记帐凭证库（帐簿数据库）合并所带来的数据破坏可能性提高应该是非常有限的。