EXCEL2000在会计工作中的运用

　　随着电脑的运用与普及，在会计日常工作中，如何运用OFFICE2000，提高工作效率越来越受到重视。EXCE12000中文版，下同是OFFICE2000中的重要软件，能较好地帮助用户编辑和管理各种类型的电子表格以及自动处理。其快捷的制表功能、强大的函数运算功能和简便的操作方法是会计日常工作的好帮手，而且其中文界面直观明了，操作者无需高深的电脑专业知识，只要熟悉本专业知识，通过灵活运用，就可以解决很多工作难题，提高工作质量和工作效率。本人现就EXCE12000在会计报表的编制、内部监管、日常管理等方面的运用浅谈自己肤浅的心得，以此抛砖引玉，和同仁们共同探索并获得帮助。

　　一、常规报表的编制

　　编制报表是会计工作中最为常见而繁重的手工劳动，具有种类繁杂，编制工作量大，容易出错等特点。编制报表是EXCE12000最常用的功能，XLS格式的报表具有编制简单快捷、函数关系设置简便、界面直观明确、维护修改容易、数据保护严密等特点。在此，笔者以编制资产负债表为例，简要说明XLS格式报表的编制和维护。

　　1.工作表命名建立新工作表后，用鼠标双击工作表标签的当前工作表栏，输入报表的名称或简称。如上述报表输入“×月份资产负债表”即可。

　　2.页面设置根据报表篇幅的大小，设置页面。从文件菜单里页面设置选择纸张的类型如420×594毫米，其他项目取默认值即可。

　　3.填制报表的文字内容根据表格的需要，通过选择单元格的位置、大小、设置单元格式、合并单元格等方法，初步编制报表，尔后对需体现实格的报表范围划格即可。

　　4.设置报表数据的函数关系

　　依据实际需要，设置报表中各种函数关系。选择需电脑自动运算函数关系的，输入“＝函数关系”即可。如是累加，可使用快捷方式。对相同函数关系的单元格可以复制函数。如资产负债表中，流动资金上期合计栏，可选择相关单元格后，输入“＝”号分别点击相关函数的单元格，根据需要输入函数关系的符号即可。年初栏设置完成后，用复制的方式，将该单元格的函数关系复制到年末数。至此，表格的空白表即编制完成。

　　5.填制报表数据

　　根据实际情况，在对应的单元格里，分别填制相关数据；在电脑自动产生数据的单元格，不可填制数据。编制报表至此全部完成。

　　对于数据简单的报表，用上述办法，直接填制即可，它适用于编制种类简单的报表。但对于较为复杂而且有相关数据来源的报表，可通过数据转换的方法编制报表。具体办法为：先打开需编制报表的空白表如资产负债表，用EXCE12000程序打开数据来源报表如会计月报表中相关月份的DBF格式文件并删除无关数据和无关行列后，将其用转移复制的方式移至与需要编制报表同一个工作簿里，通过在两张报表之间，设置相关单元格的相关函数关系，直接编制报表。这种编制报表的好处在于简便、准确，适用于常规报表的编制。

　　6.数据保护

　　对于重要的报表，必须进行数据保护，以防他人篡改。具体办法是选择工具栏的保护功能，输入密码后，即可对报表进行保护。

　　编制XLS格式工作表应注意以下几点：相同格式或内容的单元格尽量用复制的方法；鼠标的右键是快捷键，很多常规操作都可以用它来执行；变换数据格式和复制数据时，要注意格式的规范，对于不规范格式，可在几张空白表中移动整理；多运用菜单栏和工具栏的工具，常会得到意想不到的结果。

　　它的技巧在于函数关系的科学设置和格式的规范整理。

　　二、内部监管的运用

　　内部监管是会计工作的重要环节，是确保账务安全的重要手段。对需逐笔核对的报表数据进行监管是件繁重的手工劳动，而且容易造成遗漏和差错，影响监管的质量。EXCE12000强大的运算功能可以解决这一矛盾。通过对不同来源的数据通过运算将相同内容的不同数据进行比较、核对从中发现存在的问题。现以编制贷款利息核对表为例加以说明。

　　在日常监管中，核对利息是一项繁杂的常规工作，既要逐笔计算利息又要逐笔钩对，工作量大，容易出错。而用XLS格式工作表，可以解决这一问题。

　　先从UNIX前台数据库里用“DOSCP”命令提取结息日利息清单和存、贷余额表的文本文件用WORD程序转换成DOC格式文件并对页面进行设置如余额表选择420×594，使其便于提取有用的数据；对无用的内容包括行、列进行删除，有序地保留有用的内容如余额表中的账户、户名、利率、积数等，利息清单中的账号、积数、利息等；用“ALT”组合键提取相关内容数据复制到XLS格式的工作表中，对不同来源的相同内容的数据设置比较关系式如相减，直接进行比较，并及时比较结果，分析存在的差异，发现问题，解决问题。运用相同的办法，可编制“存、贷款利息分析表”。

　　需要注意的是：数据的来源尽量原始，以保证数据的准确性；不同数据的比较，要注意数据内容的同一性；大量数据的转换由于电脑运行速度的原因，需要时间等待，若电脑运行速度不够，可分步转移复制数据；用XLS格式打不开的其他格式数据，可用WORD的DOC格式打开并整理后再复制到XLS格式的表格里，或用EXCE12000的其他编码打开并整理成规范的XLS格式的表格。

　　编制此类报表的技巧在于不同类型数据之间的转化和移动复制和复合键ALT的运用。大量数据的手工输入工作效率低，易出错，通过数据的转化可以大量输入数据，而且不易出错。

　　三、管理的运用　

　　会计日常管理工作的特点是繁而杂。有很多临时性而且无规则的表格需要编制，容易出现资料保管不全，工作深度和广度不够等问题。运用EXCE12000，可以系统地、有序地、详尽地开展工作，而且具有资料实现无纸化，易于保存，工作效率高等优点。现以运用EXCE12000数据库的排序、数据筛选和查找等功能，编制“存款账户信息表”、“大户存款情况表”、“贷款到期情况表”为例，简要说明。

　　传统的存款账户资料主要是指“开销户登记簿”，其存在的问题是资料收集不全，难以动态反映等，而存款账户信息表可以根据需要将账号、户名、存款利率、开销户时间、账号性质、登记表号码等相关信息给予纳入，较全面地采集账户的信息；可以按月或季编制，动态反映；实现无纸化，资料易于查询和保存。具体做法是：新建EXCE12000文件后，根据需要设置纵向项目，参照前面介绍的做法，从前台数据库里整理提取存款账号、户名、开销户日期、利率、余额等内容，用转移复制的方法，移至新工作表内，对账号性质、人行登记号码等相关信息用直接填写的方法填制，编制存款账户信息表。

　　在抓存款工作中，经常需要了解大户存款的具体情况，适时编制“大户存款情况表”，但由于账户众多，难于统计。在此简要介绍“大户存款表”的编制，以利解决此类问题。建立“大户存款情况表”空白表，从前台余额表中整理提取存款账号、户名、余额等相关数据，移至工作表中。用鼠标选定全部余额数据，用编辑栏的查找按钮，查找空格内容，用替换键将无余额栏全部替换成余额为零；重新用鼠标选定全部数据，按TAB键，将光标移到所选择的余额列位，即余额栏，单击工具栏中的“降序”按钮，表格会按余额大小顺序排列用升序按钮则从小到大排列，显示账户情况；若用鼠标选定全部数据，选择数据栏的“筛选”——“自动筛选”命令，系统将在每个列位旁边增加的筛选条件下拉框，拉下“余额”栏按钮，选择“自定义”——大于一定数额如100万元的条件，系统会显示余额大于100万元的存款户情况。至此“大户存款表”编制完成。

　　在日常工作中，常常需要了解企业贷款的到期情况，在此简要介绍“贷款到期情况表”的编制。建立“贷款到期情况表”空白表，从前台的贷款余额表整理提取企业贷款的账号、借据号、尚欠金额、到期日等相关数据，移至工作表中。用前述办法，使用查找——替换功能，先用“0”替换到日期中的“／”符号，用筛选——自动筛选功能，选择某年月的相应数值（如“2000001001－000001031”），即选择大于和小于某年月的相应数值的条件，系统会显示所选定到期日为年月如2000年元月的贷款情况。编制此类非常规报表，应注意以下几点：报表格式设计要科学合理；相关数据的选择要全面、准确，无关数据不予选用；运用筛选功能时，为便于查阅，对显现的工作表可复制到新的表格中；制作表格时，工作表的名称应在最后输入。它的技巧在于替换符号和筛选条件数值的选择。

　　限于文章的篇幅和作者的水平，本文仅介绍EXCE12000在会计日常工作中较为常用和简单的几种运用，很多繁杂的工作，都可以通过灵活运用EXCE12000加以解决。它在财务分析、数据的保存和查询等方面有更广泛的运用，如可以根据业务的需要较为系统地设计一套组工作表，用VISUALBASIC编辑器，解决某项实际工作需要。EXCE12000确是会计工作的好帮手。