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试运行前的准备及运行

2004-7-9 10:17  【 】【打印】【我要纠错
  对于购买的商品化软件或有关部门推广的通用软件,使用前需要整理本单位会计业务,确定电算化情况下记帐方法、核算形式、核算内容和方法、制定相应的管理制度、培训有关应用人员、建立相应的组织机构以及系统初始化等主要工作。对于自己组织研制的会计核算软件,会计核算业务整理和记帐方法、形式、内容等都在系统分析阶段就已确定,运行前准备工作的内容主要为组织机构设置、调整和人员分工、制度制定及初始化等。

  下面主要介绍商品软件运行前的准备工作。

  一、会计核算业务的整理

  购买了商品化会计核算软件后,接下来要做的第一件事就是要整理本单位会计核算业务,使之适应电子计算机处理的需要。在手工核算下,一些单位,特别是会计基础工作较差的单位,会计工作规范化较差,帐、证、表格式、内容混乱,核算方法、程序不统一。同一类业务,不同的人做法不完全相同,而且不符合有关要求。会计软件不提供某一具体核算的不规范处理方法,并且商品化会计核算软件的功能、相应的处理过程、方法和有关约定、要求都是在软件研制时就规定好的, 所以作为商品化软件与本单位手工核算方法之间,不可避免地有一定差别。要消除这些差别,一是对对商品化软件作适量的二次开发、修改,但二次开发的量不能太大,否则就等于自己组织研制了;二是对单位会计核算业务进行整理、调整,使之满足商品化会计核算软件的要求、规定。

  二、记帐方法,程序的确定

  记帐方法,曾经有借贷记帐法,增减记帐和收付记帐法在种。有的商品化软件可提供记帐方法的选择,有的只能适应某一种记帐方法。一个单位一般只采用一种记帐方法。目前,一般用借贷记帐法。目前手工核算方式,一般有记帐凭证记帐程序、日记帐记帐程序、科目汇总表记帐程序、汇总记帐凭证程序等几种形式。采用电子计算机处理之后,业务量大小已不是主 要矛盾,因此计算机内没有必要沿用手工记帐程序记帐,没有必要对记帐凭证进行汇总或科目汇总等,依据记帐凭证直接登记明细帐、日记帐,然后总分类帐。目前一些单位的计算机记帐程序仍沿袭原单位手工记帐程序,就没有很好地发挥计算机的优势、作用,影响处理效率的提高。

  三、科目编码方案的确定

  商品化会计核算软件一般都对会计科目编码作原则规定,并允许各单位根据自身要求进行设置。因此软件使用前需确定本单位会计科目体系及其编码。电算化条件下,会计科目设置既要符合会计制度规定,又要满足本单位会计核算和管理要求,同时要考虑该商品化软件对会计科目编码的规定要求。我国会计制度对工商等行业的总帐科目及其编码,由财政部统一规定。在保证核算指标统一性的前提下,可根据实际需要并征得同意对统一规定的总帐科目作必要的补充。至于明细科目,有的在国家制度中规定,有的则可根据企业管理需要由企业自行规定。在满足会计核算和管理要求;其次,科目设置应满足会计核算的要求;其次,科目设置应满足管理要求;最后,科目设置应满足编制报表的需要。

  四、凭证、帐簿的规范化

  商品化会计核算软件中,一般都规定记帐凭证的种类和格式。不管怎样规定,都需对手工记帐凭证进行规范统一,以满足计算机输入需要。在会计核算软件使用前,要确定哪些明细帐为数量金额式,哪些为三栏式,或多栏式,如果软件不提供多种帐簿格式的选择,同时核算又需要多种格式,则或进行二次开发,或设立辅助明细帐以弥补软件功能不足。为了保证从手工方式到电算化方式的顺利转换,还必须核对帐目,保证帐证相符、帐帐相符、帐实相符。科目期末额必须整理,同时还应注意往来帐、银行帐的清理。

  五、会计核算业务的规范化和方案确定

  这里,会计核算业务主要指固定资产、材料、工资、成本、销售核算业务。固定资产折旧方法目前有三种,即综合折旧法,分类折旧和单台折旧法。目前国家规定,按分类折旧法计提折旧,使用计算机后完全可按单台计提折旧。因此若软件提供单台折旧方法,应尽量实现单台折旧。材料核算,一般电算化情况下,核算到大类或小类,个别种类核算到规格,比较合理可行。原先各单位工资核算的内容基本上是统一的,只是在工资项目上有所差别,但随着经济体制改革的深入,工资计算方法差别也越来越大,有计时、计件工资,有工效挂钩的效益工资,奖励浮动工资等。成本核算方法的确定,一要看企业生产特点,二要看企业管理要求。企业生产特点可分为大量生产、成批特产和单件生产。手工核算方法,一般都已考虑生产特点,由于手工核算的局限性,其成本核算往往难以满足企业管理的需要。成本核算方法一般都从计算产品成本出发,而对于成本控制、部门责任成本的核算与考核目标成本的计算等很少考虑。随着企业逐步走向市场,成为独立的商品生产者,对于内部管理的要求越来越高,成本计算除了满足产品成本计算外,还要在成本过程控制、责任成本、目标成本的考核方面发挥作用,因此在设计成本核算方案时,要充分考虑这些管理的需要。

  系统试运行

  一、初始化工作

  它是指在系统运行前,根据确定的核算方案和软件提供的功能,输入总帐、明细帐余额,定义有关帐表结构、内容和处理方法,输入有关系统内相对固定的数据,如固定资产、工资固定信息等。这样,当日或当月发生的有关业务凭证输入计算机后,就可以试运行了。系统初始化主要包括如下几个步骤:

  (1)建立科目编码及中文名称对照表,输入全部总帐、明细帐科目期初余额。

  (2)输入有关核算子系统固定数据,主要包括职工工资数据、固定资产卡片、材料名称、编号和计划价格、产品名称编码、产品定额成本、工时费用定额等。

  (3)定义帐、表结构、内容及计算公式。

  初始化通俗的解释是“前期准备”或者“怎么开始……”。我们把手工管理的帐务工作搬到计算机中去进行处理,这就需要把目前手工帐本上的帐目、帐面数据转换到计算机中去。这个过程我们叫做“帐务初始化”。

  帐务初始化主要有以下三个方面的工作:

  (1)建立符合本单位财务管理要求的管理控制体系。

  (2)建立符合本单位核算要求的科目体系。

  (3)建立适合本单位核算要求的软件功能体系。

  在帐务初始化功能中一般都有系统管理子功能,它的主要工作一般包括:财务人员工作及权限的分配、建立适合本单位核算要求的帐务结构体系等。

  二、建帐

  建帐功能要解决的主要问题是:

  ⒈ 如何根据自己单位的业务情况建立科目核算体系。

  ⒉ 如何建立帐簿, 形成总帐、银行帐、现金帐、三栏明细帐、多栏明细帐、往来帐等。

  ⒊ 根据本单位的核算要求或习惯确定凭证的分类方法。

  ⒋ 进行上年期末余额的结转工作并对结转的期初数进行平衡校验。

  ⒌ 年终结转工作。

  三、填制凭证

  在完成了科目设置、年初余额设置、银行帐初始化以及往来帐初始化等工作后,我们开始进行诸如填制凭证、复核凭证、登记银行、现金日记帐的工作,这几项工作统称为日常帐务工作。填制凭证是会计日常的主要工作,财务人员根据原始凭据做出凭证,然后录入到计算机中,这个过程就是填制凭证。在填制凭证时要根据软件,应考虑:

  (1)一张凭证是由哪些因素构成的?

  (2)填制一张凭证的步骤有哪几步?

  (3)怎样填制一张带有外币或者数量核算的凭证?

  (4)怎样在填制凭证时增加一个科目?

  (5)怎样修改一张正在填制的凭证?

  (6)怎样修改一张已经填好的凭证?

  (7)怎样删除、查询打印一定条件的凭证?

  为了保证凭证的正确性与合法性,我们要对填好的凭证进行复核,只有通过复核的凭证系统才应允许登帐。

  银行日记帐与现金日记帐的登录功能也要具备。

  四、登帐

  主要包括:

  ⒈ 凭证汇总:按用户指定的汇总条件对满足这一条件的所有未记帐凭证进行汇总,产生科目汇总表。

  ⒉ 记帐: 将用户所填制的已审核未记帐凭证分别登录到相应的帐簿上去,同时产生往来帐及要与银行进行对帐的“待核银行帐”。

  ⒊ 对帐:对帐的原则是:①总帐借方合计=总帐贷方合计; ②上级科目借方发生额总计=其下级所有科目借方发生额总计; 上级科目贷方发生额合计=其下级所有科目贷方发生额合计。

  ⒋ 结帐: 当本月的凭证都已记帐后,我们要将该月的帐封好,以免再次被记帐。

  结帐的原则是:在结帐的月份内,不允许含有未记帐凭证,否则将不予结帐并提示相应信息。

  五、自动转帐

  为了解决手工核算中的转帐工作,减轻劳动强度,可以对部分帐务实行自动转帐。

  六、帐务数据的查询与打印

  包括对科目余额表、总帐帐页、明细帐帐页等会计资料的查询、国内较好的商品化软件都做的非常灵活。特别是基于WINDOWS操作环境的客户机/服务器结构的帐务软件。

  七、银行对帐

  ⒈ 银行帐的初始化: 将所有未与银行对上帐的业务输入到计算机中,以便于利用系统继续与银行进行对帐工作。

  ⒉ 输入银行的对帐单。

  ⒊ 银行对帐: 通过本单位的银行帐与银行对帐单之间进行核对的工作,即银行对帐,能清理出银行和本单位的未达情况。

  ⒋ 查询银行存款余额调节表。

  ⒌ 查询银行未达帐。

  ⒍ 查询单位未达帐。

  八、往来帐管理

  往来对帐就是要完成具有往来业务的单位之间、单位部门之间以及单位与个人之间的往来帐目核对工作。

  一般包括:

  ⒈ 往来明细帐定义

  ⒉ 往来帐初始化

  ⒊ 往来户档案管理

  ⒋ 往来帐查询与打印

  ⒌ 往来对帐

  ⒍ 对帐单的查询与打印

  ⒎ 往来户余额的查询与打印

  九、日常管理

  一般包括如下功能:

  1. 月结帐务数据做备份

  2. 数据备份与恢复

  3. 操作人员管理

  4. 查询打印

  5. 网络与数据库管理等

  以上功能的介绍,是针对一个典型的帐务系统一般所具有的功能,对于各个帐务系统来说都有或多或少的变化。对于其它的系统如:报表系统、工资管理与人事管理系统、材料核算子系统、成本核算子系统、产成品与销售核算子系统等的功能与性能这里不再细述,可参考其系统说明。

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