会计电算化系统的运行管理(2.1)

　　会计电算化系统投入运行后，为了保证系统的长期稳定运行，必须要对会计电算化系统的运行进行管理。系统运行管理的基础工作首先是要建立会计电算化内部管理制度，对于大型会计电算化系统的运行，甚至还要建立相应的管理岗位或专门的管理部门。 

　　（一）建立会计电算化内部管理制度的必要性 

　　财政部制定的《会计电算化工作规范》指出：“开展会计电算化的单位应根据工作需要，建立健全包括会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、电算化会计档案管理制度的会计电算化内部管理制度”。实践证明，建立良好的会计管理工作是会计电算化工作顺利进行的重要保障，制定和严格执行会计电算化内部管理制度，是会计电算化工作成功的基础。 

　　财政部1996年6月17日发布的《会计基础工作规范》第八十六条至第九十七条示范性地提出了应当建立的12项内部会计管理制度程序制度，如：内部牵制制度；稽核制度；原始记录管理制度；财务收支审批制度；成本核算制度；财务会计分析制度等。单位实行会计电算化后，更准确地说是使用计算机替代手工记帐后，会计工作的工具、会计信息的表现形式、会计档案的存放介质、甚至会计工作的程序都将发生了变化，具体表现以下七个方面： 

　　1.会计部门必须对计算机系统的硬件和软件进行管理
 
　　会计部门必须要针对计算机系统的特点，制定对用于会计工作的计算机硬件和软件的有关操作、管理和维护的制度。 

　　2.会计工作流程和工作重点发生了变化 

　　实行会计电算化后，会计人员只需输入记帐凭证后，登记各类帐簿和编制报表工作由计算机完成，凭证的输入和审核成为主要任务，操作计算机成为会计人员的基本技能；存货采用实际成本计价，对大量的固定资产进行个别计提折旧，进行详细的部门核算等，会计人员可以从繁重地重复性工作中解脱出来，参与企业的经营管理和决策。 

　　3.对会计人员的协作性要求更强了
 
　　会计软件通常由帐务处理，工资、材料、固定资产核算等多个功能模块组成，每个模块处理特定的会计信息，各功能模块之间通过信息传递相互联系，完成日常的会计核算和管理工作。因此，不同岗位的会计人员在不同的或同一个工作站上共同使用一个会计软件，彼此之间的工作联系将主要通过计算机传递信息来实现，如果一个人出现问题，会影响其他工作的顺利进行，这就要求各岗位的会计人员之间必须加强协作。 

　　4.内部控制的内容和重点也有所变化 

　　例如：实行电算化后，总帐和明细帐都由计算机根据审核后的会计凭证自动登记和归集的，手工条件下的二者的核对工作可以取消，但同时记帐凭证的审核工作变得更加重要；再例如：计算机软件开发人员对软件结构和设计的熟悉程度，使得他们有能力进行非正常的数据修改，因此，必须限制他们操作会计软件进行会计记帐工作，尤其是不能兼任出纳工作。 

　　5.会计人员分工和职责发生了变化
 
　　实现会计电算化后，会计人员必须人人操作会计软件才能够进行会计核算工作，会计人员必须改变原来自己的工作习惯，以适应会计电算化工作的要求；必需增设一些新的工作岗位，如电算化系统维护岗，同时需要减掉一些不适应电算化工作的岗位，如总帐管理岗。会计人员的分工、工作职责都发生了很大的变化。 

　　6.对会计人员素质的要求提高了 

　　一是因为会计软件的许多种自定义功能，要求会计人员定义各种转帐公式、数据来源公式、费用分配公式等；二是会计人员更多地参与企业的经营管理和决策，需要提高对会计信息进行综合分析和利用的能力。 

　　7.会计档案的形式和内容发生了变化 

　　会计电算化的会计档案包括打印输出的各种帐簿、报表、凭证和存贮在计算机软硬盘和其他存贮介质中的会计数据、程序，以及软件开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。这些存放在磁性介质中的会计档案，更容易被损坏和修改，必须建立严格管理制度。
 
　　针对上述实行电算化后出现的新特点，手工条件下会计工作中的有关内部会计管理制度也必须随之进行完善和相应的调整。目前，许多单位开展会计电算化的经验不多，还没有形成一套合理的工作习惯，没有建立健全管理制度，工作上易出现很多漏洞，有的已对正常的会计工作秩序产生了不利的影响。因此，实行会计电算化后，建立健全会计电算化内部管理制度是十分必要的。 
　　 
　　（二）会计电算化内部管理制度的种类及其主要内容 

　　从广义上说，一个单位的会计电算化就是单位实行会计电算化后完整的内部会计管理制度体系。但目前一般所说的会计电算化内部管理制度是指与会计电算化有关的内部管理制度。 

　　财政部1996年6月10日发布的《会计电算化工作规范》提出:“开展会计电算化的单位应根据工作需要，建立健全包括会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机软硬件和数据管理制度、电算化会计档案管理制度的会计电算化内部管理制度，保证会计电算化工作的顺利开展”。并提出了各项会计电算化内部管理制度的基本要求和基本内容。 

　　1.会计电算化岗位责任制 

　　实行会计电算化的单位，要建立会计电算化岗位责任制，要明确每个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查。建立会计电算化岗位责任制，定人员、定岗位、明确分工，各司其职，有利于会计工作程序化、规范化，有利于落实责任和会计人员钻研分管业务，有利于提高工作效率和工作质量。 

　　按照这一原则和会计电算化工作的特点，实施会计电算化过程中，各单位可以根据内部牵制制度的要求和本单位的工作需要，对会计岗位的划分进行调整和设立必要的工作岗位。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。 

　　基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位，电算化会计岗位和工作职责一般可划分如下： 

　　（1）电算主管。负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识以及相关的会计电算化组织管理的经验。电算化主管可由会计主管兼任，采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位。 

　　（2）软件操作。负责输入记帐凭证和原始凭证等会计数据，输出记帐凭证、会计帐簿、报表，和进行部分会计数据处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训的水平。各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。 

　　（3）审核记帐。负责对输入计算机的会计数据（记帐凭证和原始凭证等）进行审核，以保证凭证的合法性、正确性和完整性，操作会计软件登记机内帐簿，对打印输出的帐簿、报表进行确认。此岗要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训的水平，可由主管会计兼任。 

　　（4）电算维护。负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。此岗要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位，此岗在大中型企业中应由专职人员担任。维护员一般不对实际会计数据进行操作。 

　　（5）电算审查。负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。审查人员要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，此岗可由会计稽核人员兼任。采用大型、小型计算机和大型会计软件的单位，可设立此岗位。 

　　（6）数据分析。负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位，由主管会计兼任。 

　　（7）会计档案资料保管员：负责存档数据软盘、程序软盘,输出的帐表、凭证和各种会计档案资料的保管工作，做好软盘、数据及资料的安全保密工作。
 
　　（8）软件开发。由本单位人员进行会计软件开发的单位，还可设立软件开发岗位，主要负责本单位会计软件的开发和软件维护工作。 

　　实施会计电算化过程中，各单位可根据内部牵制制度的要求对上述电算化会计岗位进行必要的调整，基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。中小型单位和使用小规模会计电算化系统的单位，可根据本单位的工作情况，设立一些必要的电算化岗位，可由一人兼任多个岗位。 

　　2.会计电算化操作管理制度 

　　单位实现会计电算化后，会计人员必须操作计算机才能进行会计核算工作，如果操作不正确会造成系统内数据的破坏或丢失，影响系统的正常运行。因此，必须通过对系统操作的管理，保证系统正常运行，完成会计核算工作，保证会计信息的安全与完整。会计电算化操作管理制度的主要内容包括： 

　　（1）明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专人定期更换操作员的密码，杜绝未经授权人员操作会计软件。 

　　（2）预防已输入计算机的原始凭证和记帐凭证等会计数据未经审核而登记机内帐簿，保证会计数据正确合法。 

　　（3）操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件，否则密码的防线就会失去作用，会给无关人员操作软件留下机会。 

　　（4）根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机操作记录、记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。 

　　（5）必要的防范计算机病毒的措施和制度。 

　　3.计算机硬件、软件和数据管理制度 

　　主要内容包括： 

　　（1）计算机硬件设备维护管理。保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件，要经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生。 

　　硬件维护工作中，小故障一般由本单位的电算化维护人员负责，较大的故障应及时与硬件生产或销售厂家联系解决。 

　　（2）会计软件和系统软件的维护管理。系统软件维护的主要任务是，检查系统文件的完整性，系统文件是否被非法删除和修改，以保证系统软件的正常运行。会计软件的维护是会计电算化软件系统维护的主要工作，包括操作维护与程序维护两方面。会计软件维护主要有以下内容： 

　　●操作维护是日常维护工作，如通过操作软件进行索引,删除系统垃圾文件等。
 
　　●在日常使用软件过程中发现的问题，如不及时解决，将影响到企业正常的会计工作。在这种情况下，系统维护员应尽早排除障碍，如不能排除，应马上求助于财会电算公司的专职维护人员或本单位的软件开发人员。 

　　●对于使用商品化会计软件的单位，软件的修改、版本升级等程序维护是由软件开发厂家负责的，单位的软件维护人员的主要任务是与软件开发销售单位进行联系，及时得到新版会计软件。 

　　●对于自行开发软件的单位，程序维护则包括了正确性维护、完善性维护和适应性维护等内容。正确性维护是指诊断和改正错误的过程；适应性维护是指当单位的会计工作发生变化时，为适应变化了的工作而进行的修改活动；完善性维护是为了修改已有功能的需求而进行的软件修改活动。单位一般应配备专职系统维护员进行程序维护。 

　　●对正在使用的会计核算软件进行修改，对通用会计软件进行升版和计算机硬件设备进行更换等工作，要有一定的审批手续。在软件修改、升版和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督。 

　　●系统维护员负责会计软件的维护工作，及时排除故障，确保系统的正常运行。 

　　（3）会计数据的安全维护管理。会计数据的安全维护是为了确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除，主要内容包括：必须经常进行备份工作，以避免意外和人为错误造成数据的丢失,每日必须对计算机内的会计资料在计算机硬盘中进行备份。对磁性介质存放的数据要保存双备份。系统维护一般由系统维护员或指定的专人负责，数据录入员、系统操作员等其他人员不得进行维护操作。另外，应制定会计电算化系统发生意外事故时会计数据的维护制度，以解决因发生意外事故而使数据混乱或丢失的问题。 

　　总之，实现会计电算化的单位，必须健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施，保证会计数据的完整性。 
　　 
　　4.电算化会计档案管理制度 

　　电算化会计档案，是指存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计数据是指记帐凭证、会计帐簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据,以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。电算化会计档案具有磁性化、不可见及易修改的特点，因此，电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度,并由专人负责管理。主要内容包括： 

　　（1）对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘等工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。 

　　（2）采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。大中型企业应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量少采用软盘存储会计档案。 

　　（3）会计软件的全套文档资料及会计软件程序视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的5年。但一般情况下，单位如遇到会计软件升级、更换以及会计软件运行环境改变的情况时，旧版本会计软件及相关的文档资料应与该软件使用期的会计资料一并归档。 

　　单位内部会计管理制度包括哪些内容，主要取决于单位内部经营管理的需要，不同类型的单位对内部会计管理制度有不同的要求，各单位在开展会计电算化工作过程，应结合本单位的实际情况，参照上述四个方面的制度，制定适合本单位经营管理需要的内部会计管理制度，并在工作中逐步完善。另外，建立会计电算化内部管理制度，除了要遵守手工方式建立内部会计管理制度的原则外，还要充分考虑计算机信息系统管理的特点。具体来说，一方面要保证利用计算机进行会计核算数据的真实性、正确性和完整性，保证会计工作秩序的正常进行，维护单位财产和货币资金的安全与完整；另一方面还要保证应用到会计工作中的计算机硬件设备、计算机软件和计算机中会计数据的安全可靠。最后，电算化内部制度建立后，抓落实是非常重要的环节，要定期对各项制度的执行情况进行检查，并有相应奖罚措施。