会计电算化标准术语(十)

　　36．替代手工记帐 

　　是指应用会计软件输入会计数据，完全由电子计算机替代手工对会计数据进行处理，并打印输出会计帐簿和报表。财政部1994年6月30日颁布的《会计电算化管理办法》中规定，替代手工记帐的单位，应具备以下基本条件： 

　　(一)使用的会计核算软件达到财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的要求。 

　　(二)配有专门或主要用于会计核算的电子计算机或电子计算机终端并配有熟练的专职或者兼职操作人员。 

　　(三)用电子计算机进行会计核算与手工会计核算同时运行三个月以上，取得相一致的结果。 

　　(四)有严格的操作管理制度。主要内容包括：
 
　　(1)操作人员的工作职责和工作权限。 

　　(2)预防原始凭证和记帐凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施。
 
　　(3)预防已输入计算机的原始凭证和记帐凭证等会计数据未经核对而登记机内帐簿的措施。 
　　(4)必要的上机操作记录制度。 
　　 
　　(五)有严格的硬件、软件管理制度。主要内容包括： 

　　(1)保证机房设备安全和电子计算机正常运转的措施。
 
　　(2)会计数据和会计核算软件安全保密的措施。 

　　(3)修改会计核算软件的审批和监督制度。 
　　 
　　(六)有严格的会计档案管理制度。 

　　37．会计电算化内部管理制度 

　　是根据国家有关法规、制度的规定，结合本单位实际而制定的会计软件操作、管理办法，是保证电算化会计信息系统正常运行的可靠保障。其主要内容应包括： 

　　(1)岗位设置与职责权限。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位包括会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等；电算化岗位包括电算主管、软件操作、审核记帐、系统维护、电算审查、数据分析、会计档案管理等。 

　　(2)操作管理制度。包括有关操作规范、内部牵制制度等。 

　　(3)软硬件管理制度。主要内容包括：保证机房设备安全和计算机正常运转的措施、会计数据和会计软件安全保密的措施、修改会计核算软件的审批和监督制度等。 

　　(4)会计档案管理制度。 

　　38．会计电算化档案管理 

　　会计电算化档案是指以磁性介质存储在计算机中的会计数据和计算机打印的书面形式的会计信息，包括记帐凭证、会计帐簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。财政部1996年6月30日颁布的《会计电算化工作规范》中规定： 

　　(1)电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。 

　　(2)对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。 

　　(3)采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。 

　　(4)通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。