目前，随着会计电算化的发展，会计软件市场迅速扩大，其种类繁多，如何选择适合本企业的会计核算要求的通用会计软件呢？在选择会计软件时，应注意软件的合法性、安全性、正确性、可扩充性和满足审计要求等方面的问题，以及软件服务的便利，软件的功能应满足本单位当前的实际需要，并考虑到今后工作发展的要求。
（l）合法性。合法性是指会计软件提供的功能，必须符合会计核算的规定。例如：软件中采用的总分类会计科目名称，编号方法，输入的记账凭证的格式等应符合国家统一的会计制度的规定；软件应当同时提供国家统一会计制度允许使用的多种会计核算方法，以供用户选择；软件应当提供机内记账凭证打印输出功能，可以提供原始凭证的打印输出功能，必须提供会计账簿、会计报表的打印输出功能，打印输出的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。另外应当考虑版本的合法性。盗版软件没有可靠的技术保障，还可能出现数据丢失现象，对会计核算工作的正常进行，会带来难以找回的损失。所以，用户应取得合法的会计软件，保障会计核算工作有条不紊地进行。
（2）安全性。安全性是指会计软件提供的功能，能防止误操作和作弊行为。例如：对于程序文件和数据文件，软件应当有必要的加密或者其他保护措施，以防被非法篡改；软件应当具有在计算机发生故障或者由于强行关机及其他原因引起内存和外存会计数据被破坏的情况下，利用现有数据尽量恢复到破坏前状态的功能。
（3）正确性。正确性是指计算正确和防止输入错误。例如：当输入的记账凭证重号，输入的记账凭证金额借贷方不相等，软件应提示或者拒绝执行；软件应当提供自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助，自动生成银行存款余额调节表；机内数据进行总分类账、明细分类账汇总的计算结果，应正确无误；软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能等。
（4）查询性。查询性功能是指能查询机内总分类会计科目的名称、科目代号、年初余额、期初余额、累计发生额和余额，能查询记账凭证。另外，设计复合条件查询，模糊查询，为使用会计信息人员提供方便。灵活的界面切换功能，可以使会计信息人员很灵活地寻找凭证、明细分类账、总账的信息资料。
（5）售后服务。售后服务包括：会计软件的日常维护、用户培训、二次开发、相关技术支持和软件版本的升级换代。目前，会计人员的计算机使用水平还不高，靠自身的能力，无法排除会计软件运行中出现的全部故障，所以，还需要销售单位派出人员加以解决。如果拖延，会计核算工作就会被迫停止。所以要了解培训的内容、方式是否可行；维修服务人员是否充足；二次开发的方式是否具体；版本升级是否及时。
（6）价格。会计软件售价中，一般包括软件价格、售后服务与培训价格。销售报价时，有时按软件价格报价，有时按两部分总计全额报价。所以，要注意报价含义。
22.应建立哪些会计电算化内部管理制度？
开展会计电算化的单位应当根据工作需要，建立健全以下管理制度：
（l）岗位责任制。会计电算化岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。工作岗位包括电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查和数据分析等。
（2）操作管理制度。操作管理制度主要内容包括：①明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件；②预防已输入计算机的会计凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿；③操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件；④由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。
（3）硬件、软件和数据管理制度。硬件、软件和数据管理制度主要内容包括：①保证机房设备安全和计算机正常运行，对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生；②确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；③对正使用的会计软件进行修改、升级等要有审批手续；④健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施；⑤健全必要的防治计算机病毒的措施。
（4）电算化会计档案管理制度。电算化会计档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据以 及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的以书面形式保存的会计数据。建立电算化会计档案管理制度的主要内容包括：①由专人负责；②防磁、防火、防潮和防尘，重要的会计档案应有备份，存放在两个不同的地点；③采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制；④会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的5年。
23.什么是账务初始化？
从目前会计电算化的发展水平来看，计算机账务处理与手工账务处理基本一致，因为计算机的账务处理是模仿手工账务处理而形成的。
手工账务处理系统主要内容包括：根据会计科目设置账户；填制和审核记张凭证；录入凭证；试算平衡；错账修改；对账；结账。
相应地，计算机账务处理系统包括以下内容：凭证处理；记账；结账；查询；对账；系统管理（包括账务初始）；打印输出。
与手工建账相类似，计算机账务初始化主要包括会计科目和账户的设置及自动转账设置。
（1）设置会计科目和账户。主要设置以下项目：
①会计科目的级别。一般应设到三级，多的可以设到五级。②会计科目代码。会计科目的代码是指会计科目统一规定的代码。目前，行业会计制度将一级会计科目代码确定，企业可以根据情况增加会计科目和科目代码。自定的会计科目的代码，应与财政部规定的代码的设定相吻合，例如：工业企业的资产为100，负债为200等等。二级以下的代码可以自己设定，大公司和企业集团应统一考虑，设定统一的代码，以便会计信息共享。③会计科目名称。会计科目名称应按会计制度的规定设置，不应随意简化，例如：将“应付福利费”设置成“福利费”；将“应收账款”设置成“应收款”等等，都是不规范的。④会计科目的类型。会计科目的类型是指使用的会计科目属于哪一类，即资产类、负债类、成本类和损益类，以明确该科目在计算机处理中所具备的一些特性，在具体操作中用代号来实现，一般用阿拉伯数字中的 l、2、3、4、5来代替。⑤账户的定义。账户定义就是对账户的格式和账户余额进行规定。账户的格式分三栏式、多栏式和数量金额式。账户余额是指设置账户的年初数、累计发生额和本期余额的借贷方向和金额。如果已记录过手工账，将手工账转为计算机记账，那么，要将手工账转入计算机的数据是在账户定义这一环节完成，也就是将账簿上要结转的数据的借贷方向，发生额和余额，在此环节输入计算机，以便以后按期输入凭证。
（2）自动转账设置。企业的一些账务处理往往是固定的，只是不同期间的发生额不同而已。例如：每期结束时，要做如下分录：借记“产品销售收入”账户，贷记“本年利润”账户；借记“本年利润”账户，贷记“产品销售成本”、“产品销售费用”、“产品销售税金及附加”、“管理费用”、“财务费用”等账户。因此，多数财务软件都能提供了自动转账功能。这项功能的实现是按照事先的设置来进行的。自动转账设置包括：①业务凭证顺序号；②经济业务摘要；③科目代号或名称；④借贷方向；⑤金额来源；⑥计算公式。 24.什么是报表定义？
会计报表是由报表格式和报表数据构成的。报表定义就是对会计报表的格式和数据来源的设定过程。会计报表的格式多种多样，除会计制度规定的报表种类（资产负债表、损益表、现金流量表）以外，各行业、各企业还可能根据国家不同的管理机构和本企业的需要设置其他报表，如管理费用表、主要产品成本表、流动资产表、应交增值税明细表、工资计算表、制造成本表等等。在通用会计软件中，报表系统只是为用户提供了自定义空白格式的功能，系统生成报表时，只能按用户定义的格式生成。
报表的数据是按会计制度的规定，对已输入的会计信息进行加工、整理、汇总、计算出来的。各报表的各个空白位置的数据，是依据设定的取数公式而形成的。数据的来源主要有：
（l）从账中取数。从某账户中取某一时期或某一会计期间的某项数据。例如：通过科目代码，确定获取某一账户的余额，借方累计发生额或贷方累计发生额等；或者从几个账户中取数，进行会计汇总，填入报表中的某一行某一列中，例如：资产负债表中“存货”来源于“材料采购”、“原材料”、“包装物”、“低值易耗品”、“材料成本差异”、“委托加工材料”、“自制半成品”、“产成品”、“分期收款发出商品”、“生产成本”等科目的期末借贷方余额相抵后的差额填列。
（2）从报表中取数。从报表中取数是指从已形成的当前报表或其他报表中获取数据填入某行某列中，例如：合计栏是由以上的栏目数据汇总加计；资产负债表的“本年利润”可以从损益表中获取。
（3）手工输入数。计算机尚未联网时，下属单位已有报表，为了汇总或分析，需要将下属单位的报表中数据录入计算机中。所以要手工输入。
25.怎样进行报表定义？
报表程序主要有三大系统：一是报表定义，即建立描述文件；二是报表输出，即根据描述文件计算并打印报表、汇总表、分析表等多种报表；三是报表维护，它是为了保证程序的正常运行而做的辅助工作。
进行报表定义时，必须做好如下工作：一是要有一张空表的格式，即这张表的表头是什么样，表的栏目有多少，栏目的名称是什么，有多少行，表尾有什么，我们可以在屏幕上画一张空白的表格，并将其保存在一个文件里。我们称这个文件为报表格式文件。二是要知道这张表的每栏数据是怎么来的，可以有两个来源：其一是从账目中取得某个科目的余额或发生额或年初数，我们称之为“取数公式”；其二是从前期的报表或其他报表或本表中经过加减乘除等计算而来，我们称之为“计算公式”。把两个公式分别存在两个文件中，一个叫“取数公式文件”，一个叫“计算公式文件”。最后，还要对各栏目横平竖直检查勾稽关系进行描述，将其存在一个文件中，称之为“校验公式文件”。因此，要建立一张报表，就要有报表格式、取数公式、计算公式和校验公式这样四个文件。因为这些文件都是描述某张报表的，故而统称为“描述文件”。
一张报表就要有四个文件来描述它，如果要出多种报表，就要有许多描述文件。那么，到底哪四个文件是用来描述同一个文件的？为了使这些描述文件与实际打印的报表建立起联系，就要建立一个表格信息文件，即让操作者告诉计算机打印哪张报表，使用哪些描述文件，这就要建立一个管理文件，我们称之“表格管理文件”。
这样，进行报表定义时，就需要建立“报表格式”、“取数公式”、“计算公式”、“校验公式”、“表格管理”等五个文件。
进行会计报表定义时还应注意如下两个问题：
第一，为了取数方便，应在设置会计科目时，根据需要，多设明细科目。因为有些会计报表栏目中的数值，是根据一个或几个一级会计科目的余额相加而形成的，例如：资产负债表中“货币资金”项目，是根据“现金”、银行存款“、”其他货币资“科目的期末余额合计填列的。有的会计报表栏目中的数据要进行分析才能填列，例如：现金流量表中的”固定资折旧“项目，反映企业年度内累计提取的折旧，本项目应根据”累计折旧“科目的贷方发生额中属于本期提取的计入成本费用的折旧数分析填列。如果是手工记账，编制报表时可以把账簿中的”累计折旧“账翻出来一页一页地看，通过查看摘要内容，将本年度购买的旧的机械设备等固定资产中所含的折旧结转数剔除，填列到现金流量表即可，而使用计算机时情况就不同了，公式很难根据摘要来设定；从”累计折旧“的贷方发生额中，又很难进行逻辑判断，哪些是本年计提的计入成本费用的折旧，哪些是增加设备转入的折旧。这样就需要增设三个二级科目：”计入成本费用的折旧“、”非经营性计提的折旧“、”其他折旧结转“，在编制现金流量表时，对于”固定资产折旧“栏就可以根据”计入成本费用的折旧“数来填列。
第二，应细致认真地描述公式。运算符号除了主要的＋、－、×、÷、＝等以外，还有＜（小于）、＞（大于）、≠（不等于）、≥（大于或等于）、≤（小于或等于）等逻辑运算符，在定义时不应出现错误。同时也要注意取数的借方贷方。例如：资产负债表中“资产总额”的年初数等于“负债及所有者权益”的年初数：“资产总计”的年初数等于“负债及所有者权益”的年初数：“资产总计”的期末数应等于“负债及所有者权益”的期末数。
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