电子账的审查方法与途径

　　电算化会计的账簿、报表都以数据文件的形式存储在计算机中，要对被审电算化会计系统的真实性、正确性和合法性进行评价，就必须对数据文件进行审计。这里主要探讨利用计算机辅助审查电子账的方法与途径。

　　（－）利用被审电算化系统的功能审查电子胀。会计电算化系统都设有查询、打印、财务分析、通用报表等功能，审计人员可以方便地利用这些功能开展审计工作。例如，利用被审系统应收账款分析程序，对应收账款文件中的数据按账龄进行分析；利用查询子模块，查找电子账中指定范围的数据；利用被审系统的财务分析子模块；对经济业务应达到的指标进行分析；利用被审系统的报表子模块，定义和编制审计表格；如果审计人员熟悉会计软件，还能利用它探索审计轨迹。利用被审系统的功能辅助审计的优点是操作简单，使用方便对审计人员的计算机技术水平要求不高，审计成本较低，因为使用被审单位的电算化会计系统无需额外的费用。利用它辅助审计只要求审计人员懂得系统有关功能的调用即可。当然，利用被查会计电算化系统的功能辅助审计要先确定这些功能是正确的。

　　（二）利用审计软件审查电子账。审计软件是为实现审计功能而编写的应用软件。审计软件按其适用范围可分为通用审计软件和专用审计软件。在正式开始审计工作前，要了解并熟悉被审数据文件的有关情况，包括文件的结构、备份状况及可用情况，确定采用何种审计软件。当被审系统数据文件能按照规定的标准格式加以转换，即可使用通用审计软件进行处理，如果是无法使用通用审计软件或不便执行的审计工作可考虑使用专用审计软件。在审计工作中由被审单位的电算人员按要求提供数据文件，使审计软件能顺利读取，审针人员应严格按照审计软件的操作规则进行审查电子账。完成审查工作后，审计人员要对计算机输出的工作底稿恰当编号，做出索引，妥善保管，认真检查研究，做出审计结论。同时审计软件应由审计人员妥善保管，不要留在被审单位的电算化系统中，以防被审单位计算机人员篡改。还要做好总结工作，内容包括总结此次使用审计软件的问题与解决办法、预定目的是否达到及其原因、对今后使用审计软件的意见和建议，为今后再次使用审计软件服务。

　　（三）利用电子表格Excel审查电子账。Excel具有强大的表格处理、数据库管理与图表曲线三位一体的处理功能，是常用的办公自动化软件，其不少功能与通用审计软件有异曲同工之效。审计人员可以根据审计的要求灵活地使用它执行各项审查工作。利用Excel辅助审计成本低、效率高、灵活方便、实用有效。在审计工作中，可利用Excel辅助完成下列工作：

　　1.编制审计表格。所谓审计表格是指采用表格形式编制的审计工作底稿。审计工作需要编制一些审计表格，例如，审计程序表、分析性复核表等等。利用 Excel编制审计表格，不仅效率高、准确、美观，而且成本低、灵活方便。利用Excel辅助编制审计表格的方法如下：（1）整理并设计各审计表格首先要根据审计工作的需要整理并设计好要编制的审计表格的格式与内容。（2）利用Excel建立各审计工作表格的模板，对每个设计好的审计表格，在Excel工作表中填列好表名、表栏目、固定的文字项目和计算公式，把这些汉字和公式的单元设置为写保护，表中要输入具体数据的单元暂时留空。完成上述工作后，各表格以易于识别的文件名分别存储成各审计表格的模板。（3）审计时调用模板完成审计表格的编制，模板建立好后，可以在多个单位审计和多次审计中使用。每次要编制有关的审计表格时，只要打开相应的模板文件，在需要输入数据的单元填入被审单位的数据，计算机将自动完成表格的编制。

　　2.利用Excel读取电子账，进行查询、排序、分类、汇总和统计等工作。Excel有强大的数据处理功能和很多特有的财务函数，审计人员可以直接调用这些功能和函数辅助执行各项具体的审计处理。Excel支持外部数据源非常丰富；包括Lotus1－2－5格式、DBF格式、TXT格式等，审计人员可以利用Excel读取被审单位会计数据文件，进行查询、排序、分类、汇总和统计等工作。

　　（四）利用数据库命令审查电子账。在开展计算机辅助审计工作时；往往会遇到不便于或没有适当的条件利用审计软件、电子表格软件来审查电子账，这时只要审计人员具备相当的数据库操作技能和电算化会计系统的操作技能就能在一定程度上提高审计效率，收到较好的效果。如果被审单位电算化会计系统数据库文件未加密，那么审计人员可以利用数据库系统提供的命令进行电子账的审计。以FoxPro数据库管理系统为例；如果被审数据库是FoxPro数据库，则可直接打开；如果被审数据库是其它格式如Access、SQL等，则需要利用ODBC接口来打开。FoxPro是非常流行的大众化关系数据库管理系统，审计人员只需掌握常用命令即可操作。常用的命令主要有库文件操作命令、查询排序命令、统计分类命令等，另外审计人员还可以掌握结构化查询语言SQL语句的使用，该语句功能强大，使用简便，会使审查电子账的效率大大提高。

　　（五）利用Internet审查电子账。企业网络财务的实施为开展网上审计业务提供了前所未有的机遇。审计人员只要把自己的计算机接入Internet，并通过适当的身份验证和授权，进入被审单位的网络系统。就可以通过Internet完成相当部分的审计工作。利用Internet，审计人员可以突破时空的局限，使物理距离变成鼠标距离，只要是工作需要；审计人员可以足不出户在任何时候进行远程审计，不再存在时间和地域的限制。审计项目负责人可以在网上制定审计计划，给各审计人员分配审计任务；在网上复核助理人员的工作底稿，并对助理人员给予指示与帮助；随时了解审计项目进展情况，协调各审计人员的工作；草拟审计报告。审计人员可以通过网络审查远距离的会计电算化系统；调用系统的功能或利用审计软件对系统中的磁性信息进行抽样、审查、核对和分析；使用电子邮件向银行、金库进行函证；在网上复制有关文件或数据作为审计证据、编写工作底稿等等。