浅谈会计软件中凭证输入和摘要输入的处理方法

　　目前，在各种电算化会计软件中存在着各种不同的处理方法，这是很正常的。但是处理方法的不同直接关系到用户的操作是否方便，有的甚至关系到数据的正确性。因此，有必要对不同的处理方法作一分析，从而寻求一种较好的方法。 

　　一、凭证输入采用记帐凭证还是原始凭证 

　　目前大多数会计软件都采用记帐凭证输入法，即原始凭证先由人工填写成记帐凭证，再输入计算机。有人提出，既然是电算化，何不把原始凭证直接输入计算机，计算机再根据原始凭证自动生成记帐凭证。实现该功能只需编一个原始凭证生成记帐凭证的程序即可，这样可以节省大量的人力。但笔者认为此方法并不可取，因为原始凭证的输入速度远不及记帐凭证。记帐凭证是人工编制的，有统一的格式，输入时屏幕上显示的输入画面可以设计成与记帐凭证完全一致。输入项也是固定的，如编号，摘要，借方科目、金额，贷方科目、金额等栏别。这样输入速度会很快。而原始凭证却是五花八门，没有统一的格式，项目名称及多少也不一样。屏幕上显示的输入画面不可能设计成与所有原始凭证的格式都相似。这样当大量原始凭证输入时，输入人员还必须逐一选择数据以确定输到什么项目中，输入速度必然大打折扣。因此，根据原始凭证自动生成记帐凭征虽然可以节省填制记帐凭证的人力，但输入原始凭证却会花费大量人力。而且因不便随时审核，出错的可能性也较大。所以采用记帐凭证输入，仍不失为一种较好的方法。目前大多数会计软件都采用此法。 

　　如果有人一定要采用原始凭证输入，或者已经编好原始凭证生成记帐凭证的程序，而且相当可靠实用，笔者认为不妨采用原始凭证分类输入的方法。这种方法就是把原始凭证按内容格式分成若干类，每类设计一种屏幕输入画面，与该类原始凭证的内容格式保持一致。假如分成五类原始凭证，就设计五种输入画面。输入前把原始凭证按类分好。输入时屏幕先显示凭证类别菜单，用户选定某类别后，显示出该类原始凭证的输入画面。用户把该类原始凭证全部输完后再选另一类别输入，直到把所有原始凭证输完。这种方法由于输入画面和原始凭证的内容格式基本一致，可以减少出错，提高速度。 

　　有的会计软件采用原始凭证输入，但屏幕显示的却是记帐凭证的画面，即输入后就成为记帐凭证。这种方法，虽然不用人工编制记帐凭证，也不用计算机自动生成记帐凭证，但此法实际上是编制记帐凭证和输入一次完成，即两项工作同时进行，速度慢，容易输错，凭证审核也不便。因而这种方法也不理想。 

　　二、输入摘要用什么方法好 

　　在凭证输入过程中，为了提高摘要的输入速度，有关人员做了大量的工作，创造了一些简便方法。目前会计软件中常用的摘要输入法大体有三种：直接法、代码法和查找法。直接法是最原始的方法，就是用拼音或五笔字形等方法直接输入中文摘要，由于输入速度慢，此方法不可取，但是当用其他方法不能实现时又不得不用。代码法是用输入代码来实现中文摘要的输入。查找法是把计算机中现成的中文摘要显示出来供查找，用户选中一个就实现输入。这两种方法都比直接法方便，下面就谈谈这两种输入法。 

　　代码法是先建立一个摘要库，其中存放所有常用摘要及其对应代码，输入代码后计算机就自动从摘要库中取出代码所对应的摘要实现输入。代码法的关键是设计代码，代码不仅要易记易输，而且成功率要高。如果成功率不高，就没有使用价值。比如有的软件采用汉字拼音头作代码，根据摘要内容输入每个汉字的第一个拼音字母。例如“购买材料支付货款”，输入“gmcl zfhk”即可实现汉字摘要的输入。用汉字拼音头作代码输子串也行，如输“gmcl”、“mcl”、“zfhk”等都行；如果子串所对应的摘要不止一条，则用户可在其中选择。拼音头作代码确实很方便灵活，但由于成功率低而不实用。为什么成功率低呢？因为手工记帐凭证上的摘要是会计人员根据原始凭证编制的，往往与摘要库中的摘要不完全相同，这样就不能在摘要库中找到、取出。例如“购买材料支付货款”是摘要库中的摘要，而手工凭证上的摘要可能是“购材料支付货款”，二者虽仅一字之差，但输入“gclzfhk”或子串“gcl”，都不能在摘要库中找到“购买材料支付货款”。因此汉字拼音头作代码也不方便。
 
　　在各种代码输入法中，笔者认为分类代码易记易输，成功率高。分类代码是根据摘要内容把摘要分成固定资产、原材料、应收款项、在建工程等十多个类别。每个类别又各有十多条摘要，每一条摘要给它一个编号，该编号就是代码，一个代码对应一条摘要。假如摘要总共分成十五个类别，就用1到15个数字作代表，记住1—15代表什么类别是很方便的。当然也可以用其他代码，比如用会计科目号代表类别也很易记，如原材料的科目号为112，就用112作为原材料类的类别号。举一个例子：如果要输一条原材料类的摘要，假如原材料的类别号为3，只要输入3，屏幕上就显示出所有原材料类别中的摘要，然后从中选一个即可实现输入。因每个类别中只有十条左右摘要，所以从中选一个并不麻烦。也许有人会问是否能做到代码与摘要—一对应。应当是能做到的。比如原材料的类别号为3，它包含十条摘要，每条摘要再给一编号，如31代表原材料类别中的第一条摘要，32代表第二条摘要。但是输入者不仅要记住类别号，而且要记住每条摘要在每类中的编号。如果记错，输入的摘要不对，还得重输，反而费时。因而，笔者认为，还是以输类别号，显示该类全部摘要最为方便，反正只有十条左右的摘要，选择并不麻烦。另外，分类代码法的成功率很高，因为只要不搞错摘要类别，就能找得所需摘要。 

　　查找法的关键是缩小显示范围。如果每次都显示摘要库中的全部摘要供查找，显然并不可取。笔者认为查找法如采用分类较为方便。和代码法一样，也把摘要库中的摘要分成十多个类别。与代码法不同的是，输摘要时计算机自动显示一个摘要类别菜单，输入者用鼠标选一类别后，就能显示出该类别的所有摘要，再用鼠标选中一个摘要就实现输入。由于每类的摘要不多，查找并不麻烦。与分类代码法相比各有优缺点。分类查找法不必记代码，只要用鼠标点击二次就可以实现输入。分类代码法虽要记代码，但由于代码并不难记，而且显示范围要比查找法小，如果代码记熟的话，输入速度则比查找法快。就目前而言，输中文摘要采用分类代码法和分类查找法都比较方便实用。（作者：沈惟三　立信会计高等专科学校）