基于Office与VBA的通用财务经济分析系统

　　摘要：在对通用财务经济分析系统进行需求分析的基础上，设计了基于Office与VBA的解决方案和体系结构，就一些关键的技术进行了详细的说明，并对可能应用前景以及需要进一步完善的地方进行了讨论。

　　关键词：财务经济分析；财务报表；Office；VBA

　　1、引言

　　财务报表是对企业在某一会计期间的财务状况、经营成果和现金流量情况的报告，是企业所有经济活动的综合反映。财务经济分析是以财务报表分析为基础，体现财务活动与整个企业经济活动的紧密联系，以经济核算信息为起点，以财务资金分析与财务能力分析为中心，运用专业方法评价生产经济过程诸要素对财务活动的影响，藉以考核企业过去业绩，评估目前财务状况，预测未来发展趋势，为有关方面提供决策依据的管理活动。但是，国内有一些企业仅仅把财务报表视为向工商局、税务局或上级主管单位履行报告义务的工具，忽视了财务报表对于企业管理层分析企业财务和经营情况、对企业的财务和经营活动实施控制乃至决策的重要作用。即使是具有相对比较优势的上市公司分析其财务报表时，或者全部通过人工完成；或者借助于会计电算化软件所提供的一些财务比率，然后再通过人工形成分析报告；或者人工将报表输入至Excel软件，并设定公式计算出财务比率，再用Word形成文字分析报告。这在很大程度上削弱了会计信息对企业决策支持的价值。因此，在信息技术与通信技术迅速发展的今天，设计自动化财务经济分析系统，提升企业及时分析财务状况和经济效益的能力具有很重要的现实意义。

　　2、财务经济分析系统的一般需求

　　通过对财务经济分析系统进行深入系统地分析，可将其一般需求归纳为几个方面。

　　（1）广泛兼容的数据获取能力

　　财务经济分析首先是搜集数据，而这些数据的可能来源非常广泛，既可来源于企业本身的会计与业务管理信息，也可来源于现有的Internet或办公信息系统的Office电子表格，或者是传统的纸介质文档。财务经济分析系统应该具有从各种来源中获取、分析数据的能力。

　　（2）公式运算和数据预处理

　　为了达到财务经济分析的目的，一般直接使用数据访问功能得到的信息不一定能直接用于统计分析，在分析之前还需要进行多种公式运算和预处理。虽然某些工作可借助于数据库系统来实现，但有些可能无法实现或实现起来相当麻烦，因而设计良好的统计分析系统应能对数据进行多种形式的预处理。

　　（3）方便灵活的分析能力

　　不经过分析的财务报表对企业管理并无多少价值，财务报表主要由资产负债表、利润表和现金流量表以及相关的附表构成。经济活动的原始数据经过会计部门按照有关法规、会计准则和会计制度加工变成定期的报告，政府部门、股东单位或上级主管单位、银行（作为债权人）和企业的管理层都应该从各自的角度研究企业的财务报表，最后形成关于企业的观点或结论。然而，如果没有一套完善的财务分析系统对财务报表进行分析，很难对企业的盈利能力、回报能力、偿债能力、管理效率和发展能力的优劣形成观点或结论，财务报表本身对企业的控制或决策的作用就不能得到充分的发挥。但是，不同企业或者同一企业不同阶层、部门管理人员的管理需求决定了他们不同的分析需求，财务经济分析主要是为辅助决策服务，但决策过程是由管理者发起的具有相当大的不固定性的智能活动，因而财务分析系统不仅需要有友好的、易用的界面，而且还必须具有一定的可设计性，系统不仅应该尽量多地提供针对各种分析需求的分析模型，而且财务经济分析的最终用户能在原有系统的基础上，设计扩展具有满足特定要求的分析模型。

　　（4）报表与图形表现能力

　　财务经济分析系统中有相当大的一部分内容采用多种形式的报表或图形来表达，因而财务报表分析系统应该提供方便易用的报表设计与数据的图形表现形式。

　　（5）数据分析与文档报告的高度集成能力

　　财务经济分析的结果大多是以报告的形式给出，而且现存的大量资料也有许多是以Office形式的电子文档存在，随着计算机信息技术的应用推广与普及，作为从事企业财务经济分析的专业人员应用计算机的能力也在不断增强，他们对Office软件或类似软件能应用自如。因此，为了充分利用已有的人力资源，保护已有投资，财务经济分析应该能很好地集成现有的电子文档资料，而且用使用者熟悉的形式来表达。

　　3、基于Office的财务经济分析系统的实现模型与体系结构

　　Microsoft Office Excel作为常用的电子表格软件，一方面，为报表所需要的界面表现形式多样化与用户可设计性提供了很好的解决方案；另一方面，其内部提供的大量函数和第三方提供的可加载宏（Add-in）为基于Office的财务分析模型打下了坚实的基础，而Office对VBA的支持使集成与组织这些模型与函数成为可能；最后，Office的模板技术不仅可以使具有创新能力的财务分析人员的专业能力成为企业财务分析人员共同的知识，而且能通过模板的不断积累形成形式一致的财务分析报告，更好地服务于企业的经营决策。

　　3.1、实现模型

　　Office不仅有强大的报表功能，而且数据处理能力也十分强大，只要为其增加访问常用数据库，如Access、SQL Server、Oracle、DB2等的数据访问能力，在数据访问的基础上，将返回的数据让用户可以在其中对这些数据进行筛选、排序、查询、编辑、打印、公式运算与统计分析等；Office的模板技术，不仅简化了财务经济分析人员的工作量，而且通过不断完善的模板库系统，可以提高财务经济分析的专业化水平，其实现模型如图1所示。整个模型结构由三大部分组成，第一部分是数据提取部分：主要实现从各业务处理系统生成的数据库中访问数据的功能；第二部分是业务处理或商业规则层：主要完成数据提取，并在获得数据的基础上，进行各种处理，在模型中表示为公式运算、财务经济分析与数据自动填注功能；第三部分是模板库：不仅完成界面的设计任务，而且实现模板的积累与共享。三部分有机地结合起来，依图1中的流程方向最后形成高水平的、规范的财务经济分析报告。这三部分既可依据流程的方向依次顺序完成，亦可并行地完成其中的多个部分，最后再形成完整的财务经济分析报告。

　　3.2、体系结构

　　依据系统的实现模型，可将财务经济分析系统的体系结构进一步细化。

　　系统不仅为用户提供多种分析方法与模型、丰富的用户企业信息系统财务数据、同行业公司财务数据、行业标准和全面的财务报表分析工具等，而且还能使用现有的模板自动形成具有行业水准的财务经济分析文字报告，及时辅助企业进行财务经济决策。

　　4、主要关键技术

　　4.1、在Office中数据访问的实现

　　（1）连接数据库

　　在Office中访问数据库一般需要通过下面四种方法中的某一种或几种的组合。

　　方法一：使用随Office一起提供的工具Microsoft Query

　　在安装Office时选择自定义安装，选择并安装Office工具中的Microsoft Query.在安装完成后进入Excel中，选择“数据／获取外部数据／新建数据库查询”，然后按向导的提示一步一步做，最后就可将数据返回到Excel中。这种方法是大家常用的，也是最方便的，但这种方法只能对远程数据进行查询，不能对远程数据进行增加和修改。

　　方法二：使用ADO（随Office 2000安装而安装）

　　这种方法需要VBA编程（下面方法相同），在Visual Basic编程中，我们经常用ADO来访问数据。ADO是Microsoft提供的针对各种各样数据源的新型高级编程接口，它支持大多数数据库操作，在Office 2000中应用ADO来访问数据是十分理想的方法。

　　方法三：使用ODBC加载宏

　　Excel 2000的功能是十分强大的，它自带了一个ODBC加载宏，只要在Excel 2000中引用这个宏文件xlodbc.xla，就可以通过它去访问我们建立的数据源。这种编程方法用着方便，也是一种好的访问远程数据方法，但是一般速度较慢。

　　方法四：直接调用SQL API

　　这种方法比较复杂，调试也比较困难，但运行速度快，在进行大量查询数据和自己在API调用方面比较熟练时，可以用这个方法。

　　（2）数据访问信息的处理

　　不论采用哪种方式连接数据库，关键的要素有两个：数据源与查询SQL语句。从通用的角度考虑，应该是每个对象（如Word中的表格、Excel的单元格）都能保存这些信息。因而在设计时要找到对象的某个属性，用它来保存有关数据访问的信息。例如，可选择Office中的批注对象完成类似的功能。

　　4.2、在Office中公式运算、模型分析与图形表现

　　Excel具有很强的公式运算与数据预处理功能，能实现表内、表间、表套之间的取数、审核与校验等，而且Excel中提供了大量的有关统计分析预测的函数，如函数FORECAST、GROWTH、LINEST、LOGESF、GROWTH等，另外还有大量的第三个工具或可加载宏（Add-in），这些都为统计分析提供了非常有力的工具；而图形表现恰恰是Excel的强项，具有数据与图形自动同步等功能，并且提供了丰富的图形选项供用户动态设置。

　　4.3、在Office中特殊报表的处理

　　一般而言，基于Office实现严格意义的报表具有一定的难度（如主细表、分类汇总报表、交叉表等，这些报表大量出现于常用的统计分析系统中）。但是，在通用电子报表系统Excel环境中，如果已经获取了所有必要的数据信息，那么只需要进行适当的操作就可实现所有的报表。为了使这些过程自动化，可以在用于保存每个单元格数据访问信息的批注中加入适当的格式化标记，并通过适当的引擎对这些标记进行解析。例如，通过在批注中加入标记“EXCEL- GROUP：-GROUP”实现分类汇总报表；加入标记“{EX- GELGROUP：=SUM（{}）}”与“{EXCELGROUP：=AVER- AGE（{}）}”实现简单的统计计算；加入标记“{EX- CELGROUP：-GROUPASME；-CROSSTABCOL；-CROSSTAB- DATA}”实现交叉表；通过加入适当的标记实现对Excel中单元格的绝对或相对引用，并达到参数化SQL查询的目的。

　　5、需要进一步完善的问题

　　由系统结构可知，为了有效地发挥通用财务经济分析系统的功能，在很大程度上依赖于财务资料的有效收集以及分析方法和模型的选择。对于本企业的财务变化趋势分析主要依据企业本身的财务信息，但同业比较分析、国内外的比较分析则很大程度上取决于信息收集的完整性。在财务信息的收集途径方面，系统需要充分利用信息技术发展的优势进行不断扩充；而对分析方法和模型的设计与选择是财务分析专业人员智慧的结晶，财务经济分析系统不仅需要对它们进行有效的管理，而且应加强智能性，自动或辅助财务分析专业人员形成新的分析方法和模型。

　　6、结论

　　基于用户习惯使用的Office软件作为通用财务经济分析系统的平台，添加数据访问、报表设计及财务经济分析模型等辅助工具，实现对企业的盈利能力、回报能力、偿债能力、管理效率和发展能力等的控制或决策，避免会计信息资源的浪费，及时发现企业财务和经营活动中的问题，是一个实现通用财务经济分析系统的好方案。本文讨论的方法已应用于某大型上市公司的财务经济分析系统的设计中，取得了初步的成功。

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