Excel在调查统计中的应用

    一、 前 言

　　目前，市场调查、思想状况调查、民意测验等各种调查统计十分流行，怎样将大量的调查表，归纳成有价值的统计表呢？对于某些大公司或企业，常采纳大型数据库 + 程序来完成，对于小公司这样的开销太大了，也不值得。美国微软公司开发的Excel电子表格软件，其强大的统计功能和编程能力，完全可满足各类调查统计表的生成，其简单易用性更能为广大办公自动化人员所接受，从而进一步减少对高级程序员依赖性。本文结合《马钢职工在当前改革中思想状况调查统计表》的实例，介绍使用Excel 97在调查统计表的应用。为了节省篇幅从1000份调查表中只选区30份数据，同时基本条件及调查内容也只选取了一小部分，但这并不影响说明问题。

　　二、 数据库的建立

　　目前调查表多采用选择答案方式让被调查人员填写，这样做有两个好处，一是节省被调查人员的时间；二是限制了答题范围，避免了答非所问的情况，同时也便于统计。在《马钢职工在当前改革中思想状况调查统计表》中就采用了类似于多项选择题和单项选择题混合方式，从附表2统计表中可看出。Excel中可将数据清单用作数据库即数据清单中的列是数据库中的字段，数据清单中的每一行对应数据库中的一个记录。因此只要将题目号作为列标志。用1 ～ 9数字作为选中的答题号，填写在题目号下即可。对于多种答案可采用\"*\"分隔，参见附表1所示，采用这种方式对操作员来说非常简单，只要选择小键盘即可操作，在录用数据时，使用Excel的[冻结拆分窗口]命令是必要的，可大大减少行列错位错误。

　　Excel数据清单合并相当简单，在两个数据清单间执行\"复制\"与\"粘贴\"操作即可。故可以几个操作员同时进行录用数据工作，最后合并到一张数据清单即可。

　　三、 统计表的制作

　　统计表一般需要作两件事，一是根据筛选条件，进行数据筛选；二是将筛选出来的数据进行统计处理，如：求和、求最大值、求平均值等，应用最广泛的是求和统计，以便查看某项所占的比例，便于决策人员作出决策。在本例中需要分别统计各层次职工对改革的看法，在统计表中为了能表达筛选条件，故采用高级筛选比较适用，这样筛选条件与统计结果可在一张表中表达出来，便于人员查看分析，如附表2所示。数据的统计是本例中的关键，Excel中提供大量的工作表函数，其中CountIF(Range，Criteria)工作表函数就是计算某个区域中满足给定条件单元格的数目，使用它可以完成本例中单项选择答题的统计，如：在统计表中第一题目第①答题单元格(即D8 单元格中)输入=CountIF(数据库!F3:F32，1)/SUBTOTAL(3，数据库!F3:F32)，由于Criteria准则项只允许以数字表达式或以字符串形式来精确地表达条件，如\"=1\"或\"> 1\"或\"1\"等，不能表达模糊的条件，即字符串有\"1\"存在的概念。这样就不能将\"1*2*3\"多项选择表示方式统计出来，因此，CountIF工作函数在本例中不能完全应用，为了使统计工作简单这就需要我们自定义工作函数uCountIF(区域，模糊条件)如下：

　　\’模糊条件求和

　　\’用于多项选择数据统计求和

　　\’---------------------------------------

　　Function uCountIF(区域, 模糊条件)

　　For Each r In 区域.Rows

　　If r.Hidden = False Then

　　For 计数 = 1 To Len(r.Value)

　　If Mid$(r.Value, 计数, 1) = 模糊条件 Then

　　求和 = 求和 + 1

　　Exit For

　　End If

　　Next

　　End If

　　Next

　　uCountIF = 求和

　　End Function

　　注：此处只给出了最常用的模糊条件\"=\"即单元格中存在某值条件，其它模糊条件如\"〈〉\"不存在、\"〉=\"存在大于且等于某值等，如需要可与笔者联系。

　　由上述自定义函数可见，Excel宏编写相当简单，而且除关键词或保留词之外，均可使用汉字。统计工作函数定义完毕，就可使用，使用时应注意题目号、答题号与公式之间的关系，如在\"统计表\"中的第6题①号答题单元格，即D18单元格输入=uCountIF(数据库!F3：K32，1)/ SUBTOTAL(3，数据库!F3:F32)，即F18单元格输入=uCountIF(数据库!K3:K32，2)/ SUBTOTAL(3，数据库!F3:F32)。以此类推，分别填入相应的单元格中即可。采用指定名称可大大简化公式输入，具体作法是：选择\"数据库\"表单中的题目1到题目10数据区，即(F2:O32)→[插入]→[名称]→[指定]→选择名称在首行→确定。

　　SUBTOTAL(3，数据区)工作表函数是求筛选区总数，由于筛选记录总数对所有列来说是相同的，故我们只需求\"题目1\"的筛选记录总数即可。在数据清单下空一行的单元格中即F34单元格中输入= SUBTOTAL(3，题目1)，并定义此单元格名称为\"筛选总数\",其操作为：选F34单元格→[插入]→[名称]→[定义]输入→\"筛选总数\"→\"确定\"。则上述第6题①号答题D18单元格公式输入= uCountIF(题目6，1)/筛选总数,F18单元格公式为= uCountIF(题目6，2)/筛选总数。

　　四、 保护公式

　　为了防止我们的统计公式不小心被修改，在公式验证无误时，可采用单元格保护功能将其保护。具体作法是：选择要输入的区域如：附表2中的筛选条件区B4：F4→[格式]→[单元格]→\"保护\"卡→去\"锁定\"复选框→\"确定\"，[工具] →[保护] →[保护工作表] →\"确定\"，注意如果输入\"口令\"一定要记住。由于Excel在缺省情况下，所有单元格均被\"锁定\"，所以除筛选条件区外所有单元格均被锁定不可更改数据，从而保护了数据公式的修改。如需修改公式，可先撤消保护工作表，在修改公式数据，最后别忘了保护。

　　五、 统计自动化

　　Excel中的宏是你的不知疲倦的助手，它记录你的操作，并按你的操作过程工作，由于我们统计汇总常需要变换不同的筛选条件，来达到我们所需的统计数据，每次变化条件都要重复高级筛选操作过程，即易出错，又使人厌烦，我们可以将此过程交给Excel宏去处理。具体作法如下：

　　步骤1：在\"统计表\"中的筛选条件区：填写条件，如在性别栏下填写\"男\"。

　　步骤2：[工具]→[宏]→[录制新宏]→宏名：宏1(也可自己取名)；快捷键输入\"S\"；→确定。

　　步骤3：点取\"数据库\"表单→点取数据清单中任意单元格→[数据]→[筛选]→[高级筛选]→确认数据区域无误，否则重新选择数据区域→点入条件区域→点取\"统计表\"表单→选择B3:F4条件区域→确定。

　　步骤4：点取\"统计表\"→点\"打印预览\"按钮→点\"关闭\"按钮。

　　步骤5：点\"停止记录\"按钮，宏录制完毕。

　　由于自定义工作函数uCountIF与宏1均使用\"数据库\"表单中的数据清单，所以在执行宏时，如果Excel的[工具]菜单中[选项]中\"重新计算\"卡中设置为自动重算，就会因宏在执行高级筛选过程中，改变了数据清单的排列方式，导致uCountIF自动更新，从而发生函数与过程冲突。因此要对宏1进行修改。在高级筛选前禁止自动重算，高级筛选完毕后在重置自动重算，从而避免在高级筛选处理过程中进入uCountIF函数。修改后的程序如下：

　　Sub 宏1()

　　\’

　　\’ 宏1 宏表

　　\’ Jarking Ule记录的宏1998-10-2

　　\’

　　\’ 快捷键: Ctrl+s

　　Application.ScreenUpdating = False

　　Sheets(\"数据库\").Select

　　Range(\"E15\").Select

　　① Application.Calculation = xlCalculationManual

　　* Range(\"a2:o32\").AdvancedFilter Action:=xlFilterInPlace, _ 

　　CriteriaRange:=Sheets(\"统计表\").Range(\"B3:F4\"),Unique:=False

　　② Application.Calculation = xlCalculationAutomatic

　　Sheets(\"统计表\").Select

　　ActiveWindow.SelectedSheets.PrintPreview

　　End Sub

　　注意：　①②均为人工增加的语句，由于宏1是自动记录，每次记录均不完全雷同，但只要抓住标有\"*\"的高级筛选这条语句即可。禁止\"自动重算\"语句放在高级筛选语句前，重置\"自动重算\"\’语句放在高级筛选语句后。为了防止屏幕闪烁，在宏的第一行增加关闭屏幕更新语句Application.ScreenUpdating = False。关闭屏幕更新可以加快宏的执行速度，而且看不到宏的执行过程。

　　六、 结束语

　　本文给出Excel 97在调查统计中的应用简例，从上述例子中可以看出Excel 97 的简单容易性和强大的编程能力，虽然使用了一些少量的技巧，那只不过是使操作过程更加自动化而已，即使不使用这些技巧，完全可以通过手工方式来完成。我们可以看出Excel 97在调查统计中的应用，是一个随着用户对Excel 97的操作熟练程度，逐步从手工→半自动化→全自动化的渐变的过程，这就是Excel 97软件的魅力所在。

　　Excel 97是一个集数据表、工作函数、VBA应用程序和强大的报表处理于一身的强大工具。从理论上说，它完全可以完成统计领域95% 以上的工作，而且使你用最段时间和最少的精力去完成你的工作。在本例中也可以只使用工作表函数如=IF(ISERROR(FVINDL\"2\"，题目1)，0，1)，将数据分离成新的数据清单，然后进行筛选统计，完全可以完成本例统计，只不过麻烦一点而已，你不妨试一试。