一般的功能要求：
第一，满足财政部规定的核算规则；
第二，网络共享，多用户并发操作；
第三，自动化：各种初始信息及各种设置可通过程序引导实现；
第四，实时汇总、跨月计账、结账、自动转帐等。
除了具备以上一般会计软件都应具有的功能外，还必须满足电费会计核算的特殊要求。
一、自动取数
用电部门经过抄表、计算、审核到电费清单的最后出台，时间已到月底，遇到特殊情况，甚至推到次月。电费会计要等到清单出来才能制作凭证、记帐、汇总。众所周知，一个供电单位面对的用户数量少则几百，多则上千上万。随着电网改造的进行以及装表到户、计量到户的逐步推行，需要单独核算的用户数量将不断增加。面对这样多的用户，在很短的时间内，要保证核算质量确实存在很多困难。现在各单位一般都有自己的电费计算软件，为了避免繁重的重复劳动，提高效率，减少差错，新开发的电费会计核算软件应有这样一个接口，能将已有的电费数据资源直接地自动地转化为本系统的数据。由于各单位情况有一定差异，管理模式不一，电费计算程序也五花八门，而且在未来的时间还可能变换，因此，需要寻找一个通用的转换平台。最好的办法是能有一套集电费计算、会计核算于一体的软件，这样就可实现无障碍的数据转换。笔者认为这是可行的。现时各单位的电费计算软件之所以未能统一，一方面是由于没有统一组织开发；另一方面是过分强调各单位的特殊情况，日常操作的随意性大，而忽视了最基本的共同点：电价的规定是统一的，电度的计量方法是统一的，电费的计算方法也无不同。只要抓住这些共同点，同时使软件的功能尽量灵活通用，这样既满足了使用者的要求，又反过来规范了操作行为，克服随意性。
二、特殊的帐本格式和输入模式
电费会计核算的主要内容是应收用户电费的核算，具体的核算科目就是“应收帐款”。它有两个特点：一是用户特别多，少则几百，多则成千上万；二是代收款项多。既包括形成企业收入的营业收入的价内电费，也包括为政府代收的三峡建设资金、电力建设资金、重点建设资金、价格调节基金等。
上述这些电费项目作为用户都毫无区别地当作电费支出，应付款项一般都在“应付帐款”科目中核算，而供电单位则要求区分开来分别核算。在手工核算方式下，要解决这个矛盾非常困难：第一，如果将各电费项目分开核算，就要对每个用户设立多个明细帐，它的科目体系将会十分庞大；第二，将原来一笔分录、一个数字就能反映的内容生硬地分为多个分录、多个数字来反映，记帐过程也要重复几次，使工作量增加了几倍；第三，把电费分项目核算，极不利于查帐、统计和与用户对帐。比如说某用户交来10万元电费，我们分别计入价内电费4万，三峡资金3万，电建资金3万，如果要通过帐本查找这10万元电费就要分别翻出这个用户的所有明细帐，确定凭证编号找出计入各明细帐的4万、3万、3万，再经过计算才能确认用户交来的10万元。电费统计、与用户对帐的过程也大致如此。各供电单位没分开核算，原因就在于此。如果不分开核算，则每个用户各电费项目应收、实收、欠收是多少，需付给政府各种代收款是多少等都是一笔糊涂帐。去年核销重点建设资金时，落实到各用户的核销额就是“摸脑壳”确定的，缺少合理性，产生过许多矛盾。
要使这套程序适合电费核算，必须解决上述的矛盾。传统的帐本格式有“三栏式”和“多栏式”两种，“三栏式”帐本可反映某一对象的借方、贷方发生额和余额：“多栏式”帐本可在一个帐页上显示多个核算对象，但它只能反映某一计帐方向的发生额。如果结合这两种格式的特点，对“应收帐款”科目采用一种新的帐本格式，暂且叫作“多栏式”（格式如图1）。它的特点是在一个帐页上可反映多个核算对象，每个核算对象都有借方、贷方发生额和余额，“总额”栏的各项分别等于后面各栏相应各项之和。这样无需扩大科目体系，既可满足分电费项目核算的需要，查帐、对帐也极为方便。
确定了帐本格式，那么对“应收帐款”科目核算内容的输入模式也基本可以确定。笔者提供一个参考模式如图2.这种模式的优点是：（1）与帐页格式相对应；（2）输入直观、方便，输入每个用户的发生额时，提供各电费项的当期时点的余额，方便电费金额的输入和在各项目间的分配；（3）可自动统计，减少在凭证输入过程中的计算量。
三、电费违约金的计算
《供电营业规则》明文规定：用户在供电企业规定的期限内未交清电费时，应承担电费滞纳的违约责任。电费违约金从逾期之日起计算至交纳日止。这为向欠费用户收取违约金提供了法律依据。收取违约金是催收电费的经济手段，也为电力企业资金被占用提供了一条补偿渠道，甚至可能成为企业的增利因素。
利用计算机程序将使违约金的计算快速、准确，但还有以下几个问题需要明确。
（一）是计单息还是计复息
《供电营业规则》只规定了收取违约滞纳金的范围和收取的比例，未规定究竟是按单总计算还是接复息计算。根据数学推断：如果按复息计算，那么在其他因素不变的情况下，无论计算几次，在什么时候计算都不会影响一年内应收违约金的总额；如果按单息计算，那么计息周期或计算次数不同，一年内应收的违约金总额也会不同，计算周期短、计算次数多，一年内应收违约金总额越大（假如每天计算一次，就相当于按复息总计算），反之越小。依据以上推断，按单息计算，人为因素会影响违约金的计算；计复息则更公平、更科学、更精确。
（二）是按新欠先还的原则还是按老欠先还的原则确认新老欠费
《供电营业规则》对这个问题未作规定。除居民用户之外的用户新、老欠费计收违约金的比例分别为千分之二、千分之三，如果按新欠先还的原则，计收的违约金会更多，对供电方有利，反之则对欠费用户方有利。这个问题直接关系到供电方与欠费用户方的经济利益，有可能会引起一些经济争端。所以要么通过一定的法律形式确定这种确认原则；要么从用户的利益考虑，按对用户有利的原则确认。而计算机程序应提供任选这两种确认原则的可能。
（三）是按权责发生制核算还是按收付实现制核算
权责发生制是会计核算的基本核算方法，凡归属本期的收入，无论款项在本期收到与否，都作为本期收入；凡属本期的费用，无论款项在本期是否支出，都作为本期费用。《企业会计准则-收入》规定的收入确认标准比较原则，使企业在确认收入时具有一定的自主权。而在财政部同时印发的该准则指南中指出，收取其他企业的违约金不属该准则规范的范畴，这使得企业在确认违约金的归属期时具有更大的选择权。如果按本期计算的应收违约金确认收入，根据现行税法，应计交增值税以及附征的城建税、教育附加。假设某企业不包括这块收入已有利润，那么这块增加的收入还需缴纳企业所得税。按现时的税费比例计算总共应交税费占应计收入的43.7％。企业为了这些不知何时才能兑现的“空头支票”，必须实实在在垫付一大笔税费。这对电力企业得不偿失，也使本已十分紧张的资金状况雪上加霜。
基于以上分析，供电企业只能毫无选择地在实际收到款项时确认收入。但同时必需严格违约金的管理，强化违约金的催收。因此电费核算程序应有一个完备的电费违约金备查系统，详细记录违约金的应收、实收和余额。
四、强大的统计查询系统
电费回收困难的现状促使电力企业不断加大电费的催收力度和考核力度，因而对电费数据的统计、查询以至分析显得尤为重要。电费核算软件应提供强大的功能满足这种需要。根据不同人员的要求，特别需要按时段、按用户区域、按用户欠费金额、按电价类别等查询、统计功能以及以上各种口径的组合查询统计功能。这样有利方便地把握电费回收进度、掌握回收动态、确定催费重点、找出欠费原因、确定催费措施，也有利于上级的考核。
当然，一套功能完善强大的电费核算软件远不止以上功能，也必然还有更多的问题需要考虑。笔者只希望以上的讨论能对软件的编制有一些帮助，尽快扭转电费核算的混乱局面，促使整个用电管理水平的提高。
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