一、在Excel中巧写月份
月度报表的标题中常含有月份数值。笔者在工作中利用函数自动填写月份，感觉十分方便。
笔者使用Excel制作的一个报表(模板)标题是"×市×局×月份在职职工工资表"。这个表是当月修改，当月打印。所以，笔者采用以下两个步骤输入标题：
1．将标题所占据的各单元格合并；
2．在合并的单元格中输入：="烟台市农机局"&MONTH(NOW())&"月份在职职工工资表"。
这样，每月编写(修改)打印工资表时，函数MONTH()和函数NOW()便自动将机内的月份数返回并写入标题中。
另一个报表的标题是"×月份收入支出情况表"。与第一个工资表不同的是，此表编报、汇 总并打印的是上一个月的收入／支出情况，所以不能直接套用工资表中对两个函数的应用。
笔者采用下述方法解决了这一问题，即在合并后的单元格中输入：=IF(MONTH(NOW())=1，12，MONTH(NOW())－1)&"月份收入支出情况"。这样，当1月份编报此表时，标题中自动显示"12月份收入／支出情况表"；而在2～12月编报报表时，标题中自动显示上月的月份数值，例如2月份编报的报表标题是"1月份收入／支出情况表"。
二、用Excel的图表制作生成图表的方法
图表可以用来表现数据间的某种相对关系，在常规状态下我们一般运用柱形图比较数据间的 多少关系;用折线图反映数据间的趋势关系;用饼图表现数据间的比例分配关系。运用Excel的图表制作可以生成多种类型的图表，下面以柱形图、折线图、饼图三种类型为例，分别介绍其制作方法。
1、柱形图
(1)点击"开始→程序→Microsoft Excel",进入Excel工作界面，先制作统计表格，并拖拉选取要生成图表的数据区。
(2)单击"插入"工具栏中的"图表"，显示图表向导第一步骤-图表类型对话框，选择图表类型为柱形图，单击"下一步"。
(3)进入图表向导第二步骤--图表数据源，根据需要选择系列产生在行或列，单击"下一步"。
(4)进入图表向导第三步骤--图表选项，此时有一组选项标签，用来确定生成的图表中需要显示的信息(如图表标题、轴标题、网格线等，可根据个人生成图表的需要选择)。
(5)通常直接单击"下一步"进入图表向导第四步骤--图表位置，在默认状态下，程序会将生成的图表嵌入当前工作表单中。如果希望图表与表格工作区分开,选择新工作表项，在图表1位置输入新表单的名称(本例使用默认状态)。
(6)如果以上各步骤的操作发生错误，可按"上一步"按钮返回重新选择，完成图表向导第4步骤操作后，如没有错误，单击"完成"按钮，就生成了比较数据的柱形图。
2、折线图
在最终生成的柱形图中，用鼠标右键单击图区域，显示命令列表，从中选择图表类型选项，显示图表类型对话框，从对话框中选择折线图，单击"确定"按钮后就生成了反映数据趋势的折线图。
3、饼图
同折线图的生成步骤基本一样，只要从"图表类型"对话框中选择"饼图"，单出"确定"按钮，就能生成反映数据比例分配的饼图。
说明:在图表的制作过程中、制作完成后均有很多种修饰项目，可根据自己的爱好和需要，按照提示，选择满意的背景、色彩、子图表、字体等修饰图表。
三、在Excel中对特殊文字进行处理的方法
你也许从不用Excel来完成短篇文章或报告(其实Excel也能做得很出色)，但在Excel工作表中必然会遇到一些文字处理过程，因此，如何将文字内容安排妥当，将是一件重要的工作。
除了常规的文字字体、字号、字型、颜色，下划线、对齐的编辑处理外，还要注意以下几项:
1、自动换行
当一个单元格的数据内容超过所设定的列宽时，可以要求自动换行(行高随之改变)。步骤:
(1)选中欲设定自动换行的单元格或范围；
(2)选中格式菜单单元格命令；
(3)在［单元格格式］对话框中选中［对齐］标签；
(4)确认［自动换行］复进框并确定。
2、强行换行
同一单元格内，有些长数据或条列式内容必须强行换行才能对齐。方法是光标移到在需要换行的位置上同时按下Alt+Enter键(使用强行换行时，系统会同时选择自动换行功能)。
3、文字旋转
工作表中有时需要直排或旋转数据的方向。方法是在［单元格格式］对话框中选择［对齐］标签，再在［方向］框中选中所要的格式。
4、文本类型的数字输入
证件号码、电话号码、数字标硕等需要将数字当成文本输入。常用两种方法:一是在输入第一个字符前，键入单引号""；二是先键入等号"="，并在数字前后加上双引号"""。请参考以下例子:
键入027，单元格中显示027；
键入="001"，单元格申显示001；
键入="""3501"""，单元格中显示"3501"。(前后加上三个双撇号是为了在单元格中显示一对双引号)；
键入="930""，单元格中显示930"；
5、上下标的输入
在单元格内输入如103类的带上标(下标)的字符的步骤:
(1)按文本方式输入数字(包括上下标)，如103键入103；
(2)用鼠标在编辑栏中选定将设为上标(下标)的字符，上例中应选定3；
(3)选中格式菜单单元格命令，产生［单元格格式］对话框；
(4)在［字体］标签中选中上标(下标)复选框，再确定。
- 发表评论
- 我要纠错
