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企业实施会计电算化的必要条件

2007-2-7 11:30  【 】【打印】【我要纠错

  会计电算化是一项复杂的系统工程,会计信息系统是一个人机系统,因此企业实施会计电算化,必须有先决条件,企业具备了这些条件,就可以很好地开展会计电算化工作。

  这些条件主要是:

  一、企业的客观需要

  指企业对开展会计电算化工作的迫切程度。企业对会计电算化的客观需要,决定了企业会计电算化的目标、任务,是当前开展会计电算化工作的前提。其实,在开发电算化会计信息系统之前,企业会计信息系统也存在,是否要开发新的电算化会计信息系统,取决于原信息系统能否满足企业的需要。对多数企业来说,原来的手工会计信息系统越来越不适应市场经济的新情况,迫切需要进行会电算化,但是也有一 部分小企业,由于其业务量不大,手式系统亦能很好地满足企业的需求,因此也就没有必要强迫它实施电算化会计信息系统,否则既浪费了人财物,对企业的济效益也不会有什么提高。

  二、领导的重视

  企业实施会计电算化,几乎涉及企业的所有部门和人员,同时还涉及管理机构及管理体制的变动,这都需要企业领导出面组织和协调。没有领导的重视与支持,企业实施会计电算化所遇到的问题,如:人员配置,资金问题,部门间的合作与协调,配套改革等,将很难得到解决。因此,在会计电算化工作中企业财务部门负责人应领导该项工作,有条件时还可吸收有关部门领导组成电算化领导小组,领导整个企业的会计电算化工作。

  三、 良好的管理基础工作,尤其是会计基础工作

  管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和方法,以及较完整的规范化的数据;会计基础工作主要指会计制度是否健全,核算规程是否规范,基础数据是否准确、完整等,这是搞好电算化工作的重要保证。这是因为计算机处理会计业务,必须是事先设置好的处理方法,因而要求会计数据输入、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化,才能使电算化会计信息系统顺利进行。没有很好的基础工作,电算化会计信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据,电算化工作的开展将遇到重重困难。对于基础较差的企业,应不急于开展会计电算化工作,应首先提高管理水平,规范会计、财务制度,改善基础工作,为开展会计电算化工作积极创造条件。

  四、专业人员的合理配置

  实施会计电算化,将改变原手工会计信息系统的岗位分工与职能, 单纯的财会人员,已不能满足会计电算化后的工作需要,必须另外配置与电算化工作有关的专业人员,以负责会计电算化工作的管理以及项目开发和系统运行、维护等。

  第一 要配备一名会计电算化工作的管理人员,负责会计电算化工作的规划、项目开发、计划、组织和运行管理,这是会计电算化工作顺利进行的保证;;

  第二 应配备硬件维护员, 负责整个电算化系统硬件的维护、维修工作,考虑到有些企业电算化工作范围较小等特点,硬件维护员可以是兼职的;

  第三,无论是自选开发,或者购买软件,都需要配备既懂计算机又熟悉财会业务的专门人才,他们可以参与系统设计开发,又负责系统运行的一些维护工作,使电算化会计信息系统的一般维护工作能够由企业自己处理,保证会计电算化工作的顺利进行。

  五、经费保证

  实施会计电算化工作需要专门人才,也需要软件及硬件设备,这些都需要有一定的投资,为了保证会计电算化工作的顺利开展,所需经费必须有来源,所需数额也必须控制确定。会计电算化所需的费用分初期投资费用和日常费用两种。初期投资费用包括,购买硬件及系统软件所需费用,应用软件取得所需费用,基建费用,人员培训费用等。日常费用主要包括,所需消耗品费用和日常维护费用。会计电算化所需费用,根据电算化会计信息系统的建立方法和规模不同,数额也不相同,甚至相关很大,要具体情况具体分析,使所需经费必须确有保证,并且又不浪费。

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