在财务软件的使用中，定义账套、系统设置，到凭证转入、审核、记账、结账，每一个环节都不能省略，而且必须根据单位的实际去设置，因此大凡使用账务处理系统的财务人员都基本上能熟练掌握及运用这些功能模块。但在实际使用账务处理系统时，许多人都忽略或未使用财务软件中的一个相当便捷的模块，这就是定义和运用自动转账分录。
我们知道在会计业务中存在一类转账凭证，它们每月重复或年年重复且有规律地出现。例如，每月提取折旧费，按月上交税金，按月发放工资，月底结转管理费用到损益账户，年底进行收入、费用的决算等。这些凭证的摘要、借贷方科目，金额的来源或计算方法基本不变，如果我们要编制此类凭证，每月都将做许多这样的重复工作，而且所取金额必须从计算机记账后查阅，记录后才能录入，稍有不慎，就会出现遗漏或输入错误。
因此，在财务软件的账务处理系统中专门设置了“自动转账分录定义”模块，我们可以把此类凭证的摘要、借贷方科目，金额的来源或计算方法预先设置好定义存入计算机，并用不同的“分录号”标记命名。使用时，告诉计算机“自动转账分录”的分录号，由计算机自动调入该“自动转账分录”，并根据预先定义的金额来源或计算方法自动取数，填制相应的金额并产生凭证。这样就不必经常重复输入此类凭证，可成倍地提高录入速度。
自动转账分录必须先定义后使用。在定义过程中有一定的难度，如熟练掌握了电子报表取数方法，其定义则难度不大，一旦定义成功，使用起来非常便捷。下面，笔者以安易软件为例介绍一下自动转账分录的定义。
定义自动转账分录的三个难点解决了，其他问题也就迎刃而解。
一是“借／贷”符号的录入。键入“J”则为“借”，键入“D”则为“贷”，至于方向与正常编制凭证的方向相同。
二是会计科目的输入。可以输入助记码，也可以按F2键调出一张科目代码，科目名称对照表，选择应选科目即可；也可以直接输入科目代码。
三是金额来源，这是难点之中的难点。它主要指此科目的人民币金额如何取得。此时按F2键可出现表达式复选框，双击所选项后出现金额选项框，双击所选项后确定即可。在实际工作中金额来源表达式是不同的，一些是从科目表取数，一些是从部门表取数，也有一些是常数和凭证输入数，应根据实际情况逐步摸索使用。像税率、折旧率、分配系数等则选“常数”。此时，出现“转入常数”窗口，提示输入一个常数。如税率为33％，则常数输入0.33，表达式中则乘以0.33作为常数的来源。为加快定义自动凭证速度，在自动凭证左下方有“公式递推”框，对于同类科目，如52101（管理费用———工资）、52102（管理费用———办公费）、52103（管理费用———其他）等，在金额来源设定中只要设定一项公式后，点击“公式递推”后，521的每一个下级科目都会自动增加，公式也会相应扩展。
定义好的自动凭证，为验证其正确性，便于修改，可单击“试编”。试编后的数据不会存入计算机，也不参与记账，我们可放心使用。当然，不可轻易使用“编制”，否则我们只能用“删除”键删除。
