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应收帐款的控制和管理

2003-12-25 15:35 范杰 【 】【打印】【我要纠错
    应收帐款是企业在经营过程中发生的一项债权,也是企业向购货方或接受劳务方提供的一种短期信用。及时收回应收帐款,能够减少企业营运资金在应收帐款上的呆滞和占用,从而提高企业的资金利用效率。因而,应收帐款的管理是财务管理的一个重要内容。本文拟结合工作实际对应收帐款的控制和管理谈点体会。

    一、应收帐款问题剖析

    应收帐款首先是从商品销售收入确认实现开始的。新颁布的《企业会计准则——收入》第5条规定:“销售商品的收入,应在下列条件均能满足时予以确认:(1)企业已将商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方;(2)企业既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权,也没有对已售出的商品实施控制;(3)与交易相关的经济利益能够流入企业;(4)相关的收入和成本能够可靠地计量。

    在满足上述4项条件后,可以认为销售已经成立,收入也可确认。而与应收帐款相关的,主要是其中的第三项,即“与交易相关的经济利益”虽然“能够”但是否“已经”流入企业的问题。因此,实际工作中最重要是三个方面:一是商品所有权由谁掌握,在买方还是卖方手里,如所有权已转移到买方手里,而与交易相关的利益没有或只有一部分流入企业,即没有收到或只收到一部分货款,都实际存在着应收帐款,因为买方已经可以独立地处置这些商品,而卖方已将商品所有权上的主要风险和报酬转移给了买方。二是企业的信用政策和客户的信用状况(等级),企业若未作事先信用调查或调查不当,盲目地向资金困难的客户赊销产品,必将导致货款长期无法收回,与交易相关的经济利益也无法真正流入企业。三是所签订的销售合同其各项内容(条款)是否合规,并完整正确。在正常交易的情况下,应收帐款一般不应超过一个月的倍用期限,如果超过一个月没有收回,就要及时分析原因。否则,时间一长,极易产生坏帐。下面一些例子足以说明这三个方面的问题。

    (1)没有按企业规定款到发货而形成应收帐款。某单位委托本公司所属一家进出口公司代理进口5台X光机,价值13万元,货到上海港报关时委托单位付了5万元贷款用以支付进口关税和增值税。手续办完后,业务员没有按公司规定,代理进口货物应在收到全部货款后才能交出货物所有权,错误地认为以前该委托单位有过进出口业务往来,就轻率地先将提单交给对方提货。事后该单位以各种理由不支付余款,应收货款8万元至今未收回。分析原因,主要是失去了对进口产品所有权的控制。

    (2)交货时缺乏签收制度形成应收帐款。本公司所属一家公司销售给某单位电熨斗160只,按增值税发票160只作销售入帐,但实际只收到了100只货款。一个月后财务部发现60只电熨斗6,700元应收帐款尚未入帐,向业务员提出一起去该单位对帐,但对方只承认收到100只,并称货款已付清。我们提出增值税发票是按160只数量开具的,但对方辩称是本方多开发票的错误。由于本方没有建立货权发出签收制度,无法提供有力的货权交割凭证依据,因而这部分应收帐款只能作为坏帐处理。分析原因,主要是对货权转移的管理不严。

    (3)未按规定签订销售合同形成的应收帐款。本公司所属一家产公司进行库存房产盘点,发现其中有1套住房有帐面数,但房屋实物已不存在。经查是三年前调拨给某区房管局作动迁用,由于没有签订销售合同,虽然有完备的实物交割签收手续,但经与对方交涉仅追回了按现行市价销售的房款,原价与市价差额2.3万元将无法收回。分析原因,是当年调拨时没有签订销售合同所致。

    (4)没有对客户进行必要的信用调查,擅自采取赊销方式形成的应收帐款。本公司所属一家公司为某建筑单位供应钢材,业务部门在没有调查信用的情况下,未经经理室批准擅自与该建筑单位约定可在收到货物30天内付款;后又将491吨螺纹钢一次发给该单位,由于该建筑单位因资金周转困难而缓建,至今有61万元贷款没有收回。

    严格地说,上述种种情况,多属非授信的应收帐款,属于企业本身工作中的失误,不是交易时约定的短期授信的赊销行为。但在会计处理中,除作为应收帐款处理外,更无他法。但是,类似情况,在企业中又是普遍存在的。针对这样的问题,我们在实际工作中应作出相应的加强控制管理的对策。

    二、应收帐款控制管理办法

    (一)事前控制。

    (1)财务人员直接参与货权交割过程的监督。也就是每月都应对存货进行金额和数量的复合盘点。过去财务人员只注意存货的金额盘点数,而忽视实物存在形态的数量盘点。现在应注意:进库的实物要存在,不进库的要有提货单,以证明其货权在自己手中。如果不符,要找出原因。如货权已交割的,在财务上不能作为存货,应归入已售出商品,调整会计帐户处理,作当月销售收入实现,相应增加应收帐款。

    (2)确定对每一客户的信用政策。业务部门从争取客户、扩大市场和加强竞争能力角度考虑,往往允许客户在收到货物后的一段时间内付款,而财务部门要根据客户的信用状况,分析其付款能力和按时付款的可靠性。向客户提供信用条件,必须由业务部门和财务部门经过信用分析,报总经理室批准,业务部门和业务员无权决定。同时要求采取抵押和担保等自我保护措施。如本公司所属一家公司为本市塑料生产厂定点供应原材料,经业务部门和财务部门信用分析后批准给予200万元30天付款的信用条件,为保证建立长期稳定的购销关系,化解应收帐款风险,该所属公司向银行贷款200万元,由塑料生产厂提供信用担保。

    财务部门必须对每一信用客户建立主要情况档案表,定期跟踪记录收款情况,随时检查每次赊销与所欠帐款之和是否超过本单位确定的信用额度,记录不能按时收款的次数,向业务部门提出预警报告,为今后评定客户信用等级和额度提供事实依据,以减少产生坏帐的风险。

    (3)加强销售合同的审查。销售合同的签订必须遵守国家法律和政策,贯彻平等互利、协商一致的原则。首先应审查合同双方签约者是否都是有权签订销售合同的法人代表,如由别人代签合同,必须取得有效的委托书或授权委托证明,才能根据授权范围以委托单位的名义签订合同;其次是销售合同条款的审查,主要是合同标的是否完整、正确,价格是否合理,违约责任是否明确;最后是销售合同履行的审查,主要是判断双方履行合同的能力。

    (二)事中控制。

    (1)业务部门货权交割过程必须有签收制度,其中一联必须是附在增值税发票记帐联后面作为会计凭证附件,以备今后查证。

    (2)提货单由业务部门开出,必须经财务部门确认收款盖章后才能发货。

    (3)实行电脑开具增值税发票单位,开票部门应设在财务部,与业务部门分开,凭业务部门签发的提单和规定价格开具。开票者应承担复核货款是否入帐的责任。

    (三)事后控制。

    (1)建立应收帐款催讨制度,要指定人员负责定期寄送对帐单和审查客户回函,防止应收帐款帐龄超过二年时效期。催讨是为了及时收回货款,对发生合理的收帐费用,可给予列支企业成本费用。

    (2)要学会使用法律手段。如催讨一切手段都难以奏效时,要及时与公司法律顾问商议对策,发挥律师的专业指导作用,直至提出诉讼。

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