BPM与企业门户、业务应用系统的快速整合，不是选择最好最优秀的BPM产品，而是选择符合企业实际需要的BPM产品。
在过去的两年中，惠元公司的信息系统在IT规划的背景下不断深入推广应用，有堪称国产 “精英软件”的金蝶财务、行业ERP软件，也有国外的“洋枪大炮”，如Oracle的人力资源及财务管理，不仅有基础的业务管理平台，也导入了经验丰富，为方便快速反应市场扩张需要的知识管理系统。企业的业务流程由原来的手工操作的方式逐渐潜入不断引入的应用系统中，让以往手工操作的流程越来越多地跨系统平台中分阶段地实现。
惠元的IT环境，既有基于微软.NET架构的应用，如地产行业国内ERP，使用的数据库是微软的SQL Server，也有基于J2EE架构的Oracle应用以及知识管理智囊。
要解决日益复杂的企业流程管理，工作流管理平台必须打通企业应用系统的经脉，不仅能够整合企业分散在各个应用业务系统中的流程，也要整合业务系统的数据，同时还需要在展现层面让企业的普通员工、中层管理人员以及高层管理者都能方便地使用，甚至客户和供应商都能在统一的平台进行端到端的业务流程管理。
快速整合提出四大要求
按照惠元的二期IT规划，需要在四个月内完成企业信息门户、业务流程管理、知识管理等系统的同步上线。结合实际需要，分析当前的门户系统、业务系统、邮件系统，并结合公司流程特点、技术架构与数据模型，发现BPM系统要能快速整合各个系统。
BPM系统能够即买即用
首要任务是选择能够支持快速整合的BPM系统，这就要求BPM系统能够做到即买即用，避免大量的程序开发工作而影响项目的整体进度。结合惠元现有的IT组织架构及规划，IT部门的人员组成仍然是以IT业务为基础，非核心的技术均采用外包的方式，而IT规划需要在3～4个月内同时启动几个项目，并且同时部署上线使用，因此综合两个方面的因素，要能快速部署与应用现有的系统，匹配IT的管理规划，并且是无代码开发流程与IT组织相对应，同时也方便未来对于业务流程系统的维护。
支持SOA架构
支持SOA的架构，可以在异构系统整合时有标准的接口与统一的协议。惠元信息系统当前的IT架构，不仅有微软的.NET平台的ERP系统，也有基于J2EE的集团财务与门户应用，考虑到业务流程不仅需要跨平台与跨系统的业务整合，还需要跨平台与跨系统的数据整合，因此对于BPM系统也提出能够支撑异构系统的部署与整合，如能够使用Web Service等SOA的架构技术。
对于用户管理
惠元的IT环境，为了方便桌面管理、IT策略、网络访问权限等，部署了微软的活动目录，对于日常的网络登录，ERP系统内部也有独立的账号及权限管理，都是基于AD的网络账号体系，而邮件系统又是单独的命名，对于Oracle的集团财务与集团人力资源管理同样有基于LDAP的用户管理体系。不仅需要支持微软的活动目录，同时也需要支援LDAP的用户管理；如果需要将BPM整合跨平台跨应用系统的流程，需要既能够整合AD账号，同时也能够支持LDAP的账号集成。
对于数据库
分析惠元地产信息系统的分布与应用情况，有基于.NET的地产行业ERP应用系统，使用的数据库为微软件的SQL Server，也有Oracle的数据库及集团财务与人力资源的业务管理系统，因此对于业务流程管理软件系统需要做到既能够支持微软的SQL Server，也能够支持Oracle数据库系统。
在整合的过程中，按照IT的规则要求，BPM要满足三个方面的整合要求，主要表现在单点登录的整合，同时做到个人事务的待办整合多个系统的任务，以及流程的跨业务系统的整合。
多系统的单点登录整合
惠元公司的信息系统不仅仅有办公自动化的OA、Oracle的人力资源及财务管理系统、邮件系统、以及地产专用的ERP系统，而且每一个系统都有自己的账号管理体系，不仅有基于Windows的活动目录的账号管理，也有基于LDAP的Oracle账号管理。
在登录不同的系统需要使用不同的账号和密码，给使用者带来极大的不方便。为了使用户名和密码及使用系统的权限做到统一，需要在各个系统的账号管理中寻找一个中间平衡点，这就要求现行的BPM系统能够支持目录存在的账号管理模式。
惠元公司项目实施团队经过多次讨论，选择通过Oracle的门户来统一管理应用系统的电脑账号，然后与其它系统做用户的同步，同时做到权限与密码等的统一管理。对于惠元使用的BPM系统，只需要在组织架构的系统配置中选择性设置LDAP服务器，并获得相应的权限即可做到用户账号与Oracle的用户名的全面同步与关联。然后通过BPM系统的组织架构管理来关联员工的用户名与流程角色，从而确定流程在审批过程中的职责。
个人事务的待办整合
惠元公司实施门户是公司信息系统的入口。时任经营管理中心总经理并主管信息化的梁德力曾经说过：“信息化门户是将传统的办公桌搬到电脑上，将需要处理的文件及相关的审批通过个人事务的方式实现，而规章制度以及其它参考文件可以通过门户的知识管理或数据沉淀的方式保存，通过全文检索实现快速的查找，日常管理过程中需要查看的报表，可以通过报表查询平台或者商务智能的方式来实现。”
惠元的信息系统中不同的系统均有个人事务，对于办公自动化的OA有需要审批的行政文件。项目管理系统需要针对合同、盖章等事项的审批事务以及即将实施的业务流程系统的待办，要做到所有信息系统的个人事务的统一管理，需要通过一个中间的方式将不同的待办集中管理。
采用门户建立专门的个人事务提醒专区的方式达到集中统一管理的要求，不仅做到对个人待办事务集中管理，同时也需要对已办事务的跟踪集中统一管理。当员工使用自己的用户名和密码登录门户后，可以通过个人事务提醒功能查看待办任务的数量、已办事务、个人日历和日程安排等信息，如图1所示。待办栏目直接处理待办的任务，已办栏目则了解与跟踪已经完成的任务，同时还可以对流程或任务进行跟踪管理，了解流程当前的审批进度及完成情况，如图2所示。
跨业务系统的流程与数据整合
企业的应用系统越来越多，业务流程也逐步分散在各个业务应用系统中，完成同一个业务流程就需要在不同的业务系统中做不同的操作。如企业中常见的管理费用报销流程，通常分为申请阶段，即需要书面申请管理费用的审批；管理费用发生后对管理费用报销的实际审批，需要关联管理费用的申请审批单据；当报销完成之后，财务会计人员需要在财务系统中做会计的分录，出纳人员需要记录现金日记账等。
从以上的业务来看，当业务审批完成后，会计与出纳人员根据管理费用的实际发生情况手工在财务管理系统中录入相应的会计凭证，如果通过BPM系统与财务系统进行整合，完成管理费用审批后，自动生成相应的会计凭证，不仅大量减少会计与出纳人员的手工操作，同时也减少出错的机会。
惠元公司在管理费用报销的流程时，充分考虑了员工报销时管理费用的申请、借款、报销费用的支付、员工与公司帐务的结算、费用应该记录在哪一个业务单元或分公司等因素，甚至可以针对管理费用报销事件使用附件做补充说明，如Word、Excel等文档。当管理费用报销审批完成后，BPM系统将审批的结果和数据按照Oracle财务系统的要求生成相应的财务凭证，从而实现了管理费用报销流程与Oracle财务系统的自动整合，同时也为业务流程跨系统的整合提供了参考和示范作用。
综合分析，要实现BPM与企业门户、业务应用系统的快速整合，不是选择最好最优秀的BPM产品，而是需要结合企业的实际情况，选择符合企业实际需要的BPM产品，这就要求所选BPM系统既能支持企业当前信息系统的用户管理、系统架构以及数据模型等技术要求，同时也能够支撑企业的流程特点、组织架构、业务需求的软性需求。
