在今天这个信息化时代，电子邮件已经成为各型企业最为普遍的一种沟通和联络方式，企业有很大部分日常业务都是通过电子邮件来维系的，其重要性已经不言而喻，有些甚至关系到企业的业务发展和生存。对于邮件量的日益增长，企业往往采取邮箱配额或邮件删除策略来管理，这种方式真的长期可行吗?ESG 认为，简单的删除邮件并不是一个明智之举，如何对所有的电子邮件进行分类、归档、存储才是当务之急。
法律法规的相继出台以及电子搜索、举证等需求，再加上企业自身业务连续性对数据的要求，都要求企业将电子邮件中的重要数据保存相当长的一段时间。ESG曾进行的一项电子邮件归档调查显示，近半数的企业需要将归档的电子邮件保存5年以上的时间，最长的甚至长达50年。但是，传统的信息管理方法已经无法满足数据增长和信息保留的需求，这迫使企业采用电子邮件归档解决方案。
然而，对于中型企业而言，由于资金、技术人员的缺乏，他们往往无法实施恰当的电子邮件归档管理。这个时候，软件即服务(SaaS)的出现，则很好地解决了他们的难题。基于SaaS的产品可以帮助客户实现信息保留，无需实施和运行实际的归档软件或任何相关的IT基础设施(服务器、存储设备等)。利用SaaS，IT人员只需要确定哪些邮箱需要归档及其保留和访问的策略，其余的事情由SaaS的供应商处理，因此，并不会增加IT人员的工作负担。
SaaS所带来的效益。基于SaaS的解决方案提供了多种效益，主要体现在运行和资本费用的节省上，同时由于关键业务数据可异地保存，从而带来了一些新的商机。这些效益包括：
无需额外的基础设施相关费用。中型企业不必购买任何应用服务器来运行归档软件或存储设备来保留所有信息。当旧的存储设备报废而购买新的设备时，IT部门无需在存储系统之间进行数据迁移，成本节省的机会也就逐渐增加。
归档时间。有了SaaS解决方案，中型企业就无需购买和配置硬件、分配存储，也不必大幅改变通信环境。它们可以配置好通信应用程序向SaaS服务供应商发送邮件，然后就可以开始进行归档，对大多数用户来说整个过程耗时不超过几个小时。企业使用档案时的设置也非常简单。
灾难恢复。由于最近和以前的邮件备份进行了异地归档，如果主环境发生意外(计划内或计划外的)，客户可以使用远程信息环境。中型企业可能没有为其电子邮件环境制定充分的灾难恢复计划，但如果它们选择了SaaS电子邮件归档解决方案，作为服务的一部分，它们将获得这样的一个计划。
风险分担模式。由于归档解决方案涉及一些非常重要的程序(如法规遵循和电子搜索)，因此，中型企业可与服务供应商共同承担相关的责任和风险。SaaS厂商必须在合适的位置配备数据中心和系统安全措施，并记录在案。供应商必须防止任何未授权方(包括服务供应商的员工)对归档信息的非法访问。服务供应商还必须通过备份和复制来保护档案。所有这些策略和程序都是法规遵从(监管和证据链的保管要求)的必备条件，但和用户的IT部门比起来，由专业负责人(服务供应商)去处理这些事物更为合理，这就已经节约了资源。
投资回报率。基于SaaS的电子邮件归档产品不同于企业内部归档产品，它无需最初前期投资和当前运行要求，因而是中型企业从电子邮件归档中获益的一种理想手段。有了基于SaaS的电子邮件归档，企业不再需要过量使用资金或资源，仅仅签一个一年期合同就可以来体验这项服务。
总而言之，基于SaaS的电子邮件归档解决方案独特、简单的设计，使中型企业能以较低的成本更有效地将邮件保留更长时间。并且企业只需要很少的前期投资，对IT人员的负担也最小。在目前经济困难时期，这样一种风险规避型投资是中型企业迫切需要的。
