为促进各执业机构加强业务档案管理，进一步提高内部治理水平，北京注协业务档案指导小组于2008年7月至11月对20家会计师事务所、10家资产评估机构开展了业务档案管理巡查。2008年12月18日，业务档案指导小组召开会议对巡查情况进行了总结评比。现将巡查工作总结如下：

　　一、概况

　　（一）巡查依据

　　2008年业务档案管理工作的巡查依据为《北京市会计师事务所、资产评估机构业务档案管理暂行办法》及《北京地区会计师事务所、资产评估机构业务档案管理考核标准》。

　　（二）巡查对象的选择

　　根据中注协“规范提升中小事务所发展”的指导思想，2008年度巡查对象以中小机构为主，并涉及到了远郊区县的会计师事务所和资产评估机构。

　　（三）巡查结果

　　根据巡查结果，5家执业机构被评为优秀，19家被评为规范，6家被评为基本规范。

　　二、被巡查单位业务档案管理方面的经验

　　（一）管理层重视业务档案管理工作。随着执业机构在规范化发展以及做大做强过程中对内部治理水平的高度重视，管理层对业务档案管理也越来越重视，认识到业务档案管理是执业机构防范职业风险、提高内部治理水平的重要一环。从巡查情况来看，各执业机构均明确了一把手或一名副总主抓业务档案管理工作，重视各项基础建设，安排了专门的档案管理人员，并能够从人员、经费、场地等方面对档案管理工作给予支持。如有的执业机构在每年的年度工作会上都要把档案管理工作列入议事日程，从风险管理的角度强调档案工作的重要性，并从当地档案局请来专业人员帮助事务所提高档案管理水平；有的专门租赁了库房存放以前年度档案，并购置了密集架等设施；有的将档案外存于专业的档案存储公司，努力改善业务档案的保管条件。

　　（二）建立了业务档案管理及其他相关制度，重视对业务档案管理人员的培训。对业务档案的归档、保管、保密、借阅、销毁等都做出具体规定，保障了业务档案的安全性和完整性，同时充分发挥了业务档案的作用；不仅委派业务档案管理人员参加培训，办公室主任及业务人员也积极参加培训。

　　（三）从源头加强业务档案工作的管理。业务部门配备一名兼职档案管理人员，并在岗位职责中明确其职责。业务人员的奖金与归档的及时性、完整性、规范性挂钩，提高了业务人员的档案意识，保证业务档案归档及时、内容完整、格式规范。

　　三、巡查中发现的主要问题

　　（一）制度建设不完善。主要表现在档案管理制度流于形式，只是根据相关文件进行简单的复制，不切合自身实际、不具有操作性；没有结合新准则对档案管理制度进行及时修订，有的单位还沿用2001年制定的制度；制度不健全，没有建立交接、借阅、复制、保密等制度；制度形同虚设，在实际工作中没有得到贯彻执行。

　　（二）档案管理人员不稳定。相对于审计、评估业务而言，业务档案管理工作的从业壁垒较低，比较容易掌握。因此，从节约成本的角度考虑，许多执业机构聘任具有大专以下学历的年轻人担任此项工作。同时，由于业务档案管理属于内部事务管理，不为执业机构创造收入，因此档案管理人员往往工资低、没有升迁机会，导致人员流动频繁。人员不稳定，容易形成工作断层，比如新聘任人员不具有档案管理资格、不熟悉档案管理业务，对业务档案管理质量形成影响，并加大了档案风险。

　　（三）业务人员对档案管理工作不够支持。如有的执业机构业务人员认为档案管理只是档案管理人员的职责，在交接时不认真组卷，甚至在没有整理好工作底稿顺序的情况下便将案卷交到档案室；有的业务人员不及时归档，借阅档案不及时归还，为业务档案管理带来困难。

　　（四）案卷质量有待提高。如有的执业机构案卷没有卷内目录，或者虽然设置了通用目录，但没有与后面的工作底稿建立对应关系；有的执业机构对废纸的废弃面没有进行标注；有的执业机构卷内文件顺序排列逻辑不清，分类不合理。

　　四、下一步工作思路

　　根据巡查情况，业务档案巡查小组决定2009年开展下列工作以进一步提高行业业务档案管理水平：

　　（一）修订《业务档案管理办法》及《考核标准》。根据新准则的要求，对两个办法进行修订，更好地发挥行业指导作用。

　　（二）开展业务档案管理实务操作培训。根据新准则的要求修订培训教材，对执业机构存在问题较多的方面进行详细重点讲解；加强对业务人员档案管理知识的培训，提高行业整体档案意识。

　　（三）根据2008年度考察情况，适时向执业机构推荐档案代存公司，缓解档案存放难的压力。

　　（四）继续开展业务档案管理巡查，敦促执业机构提高档案意识、加强档案管理。