——对汽车运输企业信息化建设的思考
［摘 要］本文通过对一个信息化系统开发过程的体会，结合工作中的实际状况出发，针对信息化认识的误区和建设中存在的问题，对信息化管理提出相关的见解，以期提升信息化建设和管理的水平，充分发挥信息化管理的作用。
［关键词］信息化 管理 建设 认识 作用
由河南省交通会计学会立项，与原郑州客运总公司（2004年归并郑州交通运输集团）共同开发的《汽车运输企业信息化管理系统》于2003年10月经河南省交通厅科技处通过鉴定，2004年1月，该系统又获得河南省科学技术厅颁发的科学技术成果证书。
然而，这项科技成果被认定之后便束之高阁，就连协作方——软件的具体开发单位郑州客运总公司都没有使用。
笔者作为该成果的立项和开发人之一，对此深有感触，故将该成果的开发过程以本人的体会作一探讨进而谈一些对信息化建设的认识，以期在企业信息化建设中有所借鉴，少走弯路，健康发展。
一、立项的初衷和开发内容
1999年，河南省交通会计学会通过调研敏锐地意识到，尽管一些企业开展了会计电算化，但在全国尚无一家运输企业实现全面的信息化管理，并且也没有这方面的系统管理软件。开发适用于汽车运输企业的计算机网络信息系统，能够帮助企业解决管理中的实际问题，提高企业的竞争力。由此，学会向河南省交通厅科技处申请立项《汽车运输企业信息化管理系统研究》，2000年3月批准后即开始进行开发。
该系统包括预测和决策管理、运输单位结算收入分配管理、车站结算收入管理、货币资金管理、计划统计管理、人事管理、车站售票管理、检票稽核管理、班次调度管理、安全生产管理共10个子系统。
从上述内容来看，这套系统如能推广应用，至今仍不失为一个相当不错的软件。例如，客运结算收入的核算、分配是一项繁重而细致的管理工作。以原郑州汽车客运总公司为例，每天从汽车中心站售出的票款平均达70万元，高峰期达二三百万元，这些收入按受益对象分，既有本企业的，又有对开企业的；在本企业中，又是由各分公司组成的。按类别分，既有运输收入，又有行包收入等。企业对这些收入的确认，要耗费大量的人力和物力且不能保证数字的绝对准确（例如原郑州汽车客运总公司用于这方面的职工有100多人），而且，它最大的缺点是不能及时而全面地向企业提供相关信息。该系统中的结算收入分配管理子系统就是解决了上述问题，且由于运用了网络技术，实现了数据共享、反馈及时、信息范围扩大。
二、没有推广应用的主要原因
（一）企业领导重视不够。作为协作单位的是企业，尽管企业财务负责人大力支持，但企业负责人对信息化管理没有足够的认识，对系统并不从人力和财力上积极支持，由此，开发过程中的一些问题常常不能及时解决。
（二）开发经费不足。该项目经费总额仅10万元，协作单位赞助10万元并承担开发人员的工资，但由于该系统基本涵盖了汽车运输的全面管理，形成工程巨大资金甚少的反差局面，致使一些起码的工作只能简单地进行。该系统在评审时，一位专家说；做好系统中的一个子系统，经费就需10万元。
（三）人员配合协调不密切。系统开发需要企业各相关部门现行的配合，计算机开发人员与企业管理人员需要进行深入的沟通。但由于经费不足等原因，双方的理解意念不同，就形成开发的结果不能适应运用。
（四）程序编写人员积极性不高。系统编程的计算机公司是协作单位的基层公司，与社会其他专业计算机公司相比薪金差距很大，再加之其他原因，缺乏主观能动性，直接影响系统的质量水平。
（五）使用人员计算机运用知识差。系统在试运行过程中，由于一部分使用人员计算机操作水平有限，缺乏基本常识又不愿刻苦学习，抵触系统的运用，致使有的子系统不能完善。
（六）专家评审时给予了宽容。由于该系统庞大，除了时间仓促难以逐个对各子系统进行深入细致的审定外，更主要是专家组从方向趋势上给予了充分肯定，而对技术方面给予了宽容，致使有些需要再评审的子系统一次通过。
通过上面揭示的问题，本文主导思想是引导我们反思在本单位信息化建设中存在的共性问题，进而提高我们对信息化建设的认识，以使信息化在我国快速发展的经济建设中发挥多快好省的作用。
三、对汽车运输企业信息化建设的思考
由于该系统的立项开发是河南省交通会计学会，从某种意义上讲不能代表企业信息化管理实施过程中的问题。然而，开发过程中的许多现象和问题与企业在信息化建设中出现的现象和问题基本是共性的，信息化对企业管理的重要作用是没有疑义的，但如何才能使企业成功地实施信息化呢？就交通运输企业来说，其信息化管理与其他行业相比又具有特殊性。为此，笔者再结合对河南省内一些汽车运输企业单位目前运用情况的调研，谈一下对汽车运输企业信息化管理的见解。
（一）对企业信息化的认识误区及其消极影响
1.对信息化概念的认识误区。企业信息化实质上是将企业的所有业务过程和管理过程计算机化和网络化，通过各种信息系统网络加工生成新的信息资源，提供给各层次的人们洞悉、观察各类动态业务中的一切信息，以作出有利于生产要素组合优化的决策，使企业资源合理配置，以使企业能适应瞬息万变的市场经济竞争环境，求得最大的经济效益。但人们一说起企业信息化，想到的往往是电脑、上网、办公自动化、财会电算化就算是了，这种观念类似于盲人摸象，以局部代替整体，没有全面的和清晰的认识。
当然，这也不仅仅是传统企业单方面的问题，另一方面也有IT厂商利用传统企业缺乏深层次认识而一厢情愿地炒作概念的误导问题。
2.企业决策人的认识误区。在一些企业领导的报告或讲话中，不乏对高科技、信息化、网络化等企业管理的重视。但在信息化项目的具体实施过程中，很少有企业领导亲自主抓这些工作。诚然，企业决策层领导有许多关乎企业发展的大事要做，但实施信息化本身同样也是企业战略发展的重大事情。之所以出现这种普遍现象，其主导因素有：一是认为信息化由下面的信息中心负责就行了，用不着具体过问。二是认为汽车运输是服务行业，不存在新产品研制开发和市场营销等问题，传统的经营管理照样能够解决企业管理存在的问题。三是有些企业领导人将信息化作为一道亮丽的风景和华丽的光环，购买一些计算机、打印机放在办公桌上，常时间的不开不用（有的甚至不会用），而不是踏踏实实地为了信息化建设。
3.对信息化系统运用的认识误区。信息化管理是现代化管理的重要体现，而我们目前尚存在浓厚的传统观念，对现代化管理的观念和知识更新相当的滞后。大多意识不到这种滞后性与信息化深层次冲突，用传统的思维方式和行为方式实施信息化管理，就形成了较为尖锐的矛盾。这种矛盾既有主观上的，也有客观方面的。客观方面的，例如，IT厂商对企业及其具体部门缺乏深层次认识，开发的系统不能有效的满足管理的需求。主观上既有领导层的，又有基层的，同时还有操作使用人员的。领导层的如：且不说其传统观念是否已经转变，但大多决策者不习惯或者不会使用计算机，各相关的数据仍然依靠汇报掌握和了解；基层的如：只熟悉本部门的工作而缺乏对其他部门工作的了解，因此对部门间的配合缺乏协同性；操作使用人员的如：缺乏对计算机硬件、性能的全面掌握，不能对操作系统、网络、应用系统、打印机等娴熟运用。
在这种情形下，就出现了诸多的不正常现象。例如：非但没有实现无纸化办公，反而成了多纸化、废纸化办公；非但没有精简高效，反而是冗员增加；非但工作效率没有提高，反而下降，如上网聊天看电影打游戏；非但没有节省开支，反而增加了管理费用，如支付Internet接入费用，内部网络维护管理费；非但没有信息共享，反而形成了“信息孤岛”等等。
上述状况，弱化了信息化运用的作用；难怪有人说，不搞信息化工作正常，一搞信息化反而问题百出、麻烦不断。
（二）信息化建设的指导思想
上述实际状况说明，信息化的建设涉及到组织结构、管理理念、业务流程等等，是一项系统的工程而不是一件一蹴而就的事情。为了使信息化健康发展，笔者认为：
1.要根据自身特性来决定信息化的目标。由于汽车运输企业与工业生产和商业经营有着明显的区别。汽车运输属于资产密集型企业和服务业，其资产类别又主要是营运车辆。所以，从生产工具上应从车辆、调度以及安全方面着手，在客运生产上，从售票、线路班次方面着手，在物流运输上，从货源信息方面着手等。在这些基础上建立以财务管理为中心的核算、控制、分析、决策系统。从而形成一套适应本企业管理要求的信息化网络。同时，汽车运输企业还应根据自身的规模大小、生产经营特点以及经济实力，来确定本企业信息化建设的方案和规划，切忌东施效颦。
2.要有层次地逐步实施。一般来说，企业信息化从发展程度看分为三个层面或三个不同发展阶段。第一是初步利用计算机技术应用于企业生产、经营管理的部分子系统；第二是部分或全部集成的信息系统，以先进的管理思想为基础，将电子信息技术、现代管理技术和先进的制造技术紧密结合，实现客运、物流、信息流和价值流的优化运行，实现人（组织）、技术和经营管理三要素的集成；第三是实现企业与企业间、企业与政府间、企业与其他组织间的广泛的信息交流与信息集成。
从一般规律来看，其第一阶段时间长、难度大、耗费高、进度慢。就河南省大多汽车运输企业而言，尽管有些企业对计算机的运用已经开展有十几年了，但目前信息化都处在第一阶段的初期或者中期。这是因为我国的信息化发展与企业机制改革处于同一过程中，现代企业管理在观念、方法以及科学文化知识等方面与传统的经营管理相比都有着很大的差距，在提升这个过程中的矛盾体现在信息化方面就形成上述影响。同时，由于信息化需要一定的资金投入，对微利的汽车运输企业也是相当的负担，因此，企业要根据自身现有基础情况和现实承受能力，有层次的逐步实施发展。
3.必须由单位决策领导人的参与和推动。信息化建设不仅涉及各级管理人员和全体员工，更涉及企业决策层的观念更新和计算机的运用掌握。另外在实施过程中还会牵涉到权和利的重新分配，遭到一些人的抵触，遇到方方面面的问题。因此必须由决策管理人从以下几个方面来推动。
（1）以身作则，在自己的工作岗位上积极使用信息化工具。如果通过信息化管理提供的资料、数据仍然靠汇报，势必产生消极的影响。
（2）决心和信心。一旦确立了信息化建设的目标或任务就必须要求相关人员完成并完成好。
（3）专人负责，实行岗位责任制。
（4）参与具体管理制度的制定。制度内容上除了考核办法规定外，还应包括激励办法，以鼓励和培养大家的积极性。
（三）信息化建设中应注意的问题
1.对投资成本的控制。实行信息化管理需要大量的信息基础设施建设和人才培训，并且存在一定的不确定性等，这些都将增加单位的费用。从长期来看，还有技术更新、产品升级、基础设施升级以及咨询、重新培训等等费用。
诚然，实施信息化必须要花费一定的人力或物力，要付出一定的代价，但这种代价不应建立在超过这项投入所能节约的成本。因此对正常软硬件费用的支出必须贯彻“满足要求，从简控制、量力而行”的经济原则。
在硬件上，譬如我们会计实行电算化，软件使用某软件，其单机版容量不足300M（兆），网络版加上安装SLQ数据库也不过1G（1G=1000M），即便加上WindowsXP操作系统、微软的Offiice、国产的WPSOffiice办公软件以及一些常用的软件等尚不到5G，数据备份一年也不到1G，我们选用20G的硬盘足够了；再如，满足这些软件的色彩支持，16M的显卡就可以，但一谈购买计算机，就选择市场主流产品，硬盘选用80G的，显卡要求128M的，这就违背了上述的原则。我们不能为了赶时髦，不计成本，形成不必要的浪费。
在软件方面，由于软件是企业信息化的核心，信息化系统工程一般依赖软件公司来完成。因此在软件开发中应当注意。
如果是自己开发，最常碰到的问题就是程序设计人员和各部门员工的想法不同。许多设计人员习惯从技术的角度出发，单方面从市面上现有技术应用层面下手，而忽略了企业使用者的需求。因此，程序设计人员应和使用的有关部门员工深入讨论，使软件应用层面和部门的需求面相互目标一致，真正发挥信息化的作用。
如果由专业软件公司开发，首先要对开发商的技术力量和其产品进行详细的考察并签订具体的合同。这是因为有些IT厂商为了自身的经济利益，利用企业人员在信息化方面认识上的不成熟，夸大自己产品的功能和作用，而不顾自己的能力、信誉、资质状况。真正开发，又难以切实地满足管理的要求。由于我国还没有专门针对信息工程建设方面系统的、规范化的政策法规和解决措施，双方一旦形成矛盾，企业不但经济上遭受损失，且不能达到应用的目的，后悔莫及。
2.加强对人员的培训和人才的培养。信息化是一项集体努力的过程，不是个人活动，必须在共同目标下同心协力，能够正确理解和使用信息系统，据以改进工作，提高工作效率。同时，由于信息化是与现代企业管理相辅相成的，如果只有一少部分人掌握计算机的操作和软件的运用，信息化就大打折扣，现代化管理就难以进行。因此，对所有管理人员必须不断的有计划的进行培训，提高员工的素质。对一些专业性较强的部门或岗位，还应有目的的定向培养一批人才，必要时还可引进一些人才，以便在提升管理水平的过程中不至于形成空档。
3.信息安全。信息安全是信息化建设中不可忽视的问题，不仅涉及企业的商业秘密，又涉及企业信息化的正常运行。因此应在服务器、中间层等方面防止病毒的侵入和黑客的攻击；在使用各部门，如机要、秘密文件及相关信息数据管理系统，涉及重大事务的数据分析、处理系统等，应制定统一的隐私保护标准，数字签名标准，以及对于敏感程度不同的信息制定相应的加密标准等。
确保信息安全地存放和维护，是信息化建设中不可小觑的重要方面。
（四）对信息化要辩证认识。
信息化实际上就是让计算机及网络等先进技术参与人的工作，但说到底，信息化始终都是围绕着人来进行的。对于机械性的易于标准化的重复频率高的工作，我们可以通过计算机代替，而思考性的创造性的工作则是不能替代的。前者可以通过“计算”这个词来限定，而后者则用“思考”来形容。所以，信息化的目的，也就是让那些“计算性”的业务和工作如信息收集、数据处理等用计算机来完成。信息化对于企业来说仅仅是多了一种方式和工具，多了一种选择。而“思考性”的工作还得由人来完成。对于决策等创造性的不易标准化工作，计算机是无法代替人脑的。
近十几年来，世界各国的企业界都在致力于企业的信息化，先进国家在刚开始时竭力抓信息化，但由于没有与企业管理机制有机结合，生产效率并没有明显上去。先进发达国家的经验和国内已实施信息化管理的实践证明，抓信息化的同时，要抓管理的改革、体制的改革。现代化管理的不断创新和深化，才能创造信息时代的现代化管理方式，才能全面提升信息化的水平，才能充分发挥信息化在企业管理中的积极作用。
