［摘 要］本文指出港口企业加强会计电算化管理应从六个方面入手，要不断完善会计电算化规章制度、注意硬软件的维护、定期进行人员培训、规范电脑操作行为、保持数据的安全、努力降低会计电算化运行成本开支，从而确保企业会计电算化平稳、连续、持久地正常进行，不断适应企业内部控制制度建设的要求，更好地让现代计算机技术服务于港口企业财务管理。
［关键词］企业 会计 电算化 管理
一、会计电算化的制度管理
财政部曾发布了《会计电算化管理办法》，它是企事业单位开展会计电算化工作的指导性、纲领性文件，港口企业应按照该《办法》的精神，结合本企业的实际情况，分析本企业的特点，及时制定本企业的“会计电算化管理规范”，用于指导和规范本企业会计电算化工作。在此规范中，要规定会计电算化人员的资格证书要求，要强化会计电算化人员的岗位责任制，明确会计电算化操作流程，要明确财务会计软件版本购置及升级标准，要确立会计电算化核算业务步骤，建立会计电算化硬软件及数据管理指引等等。在制度管理方面，我们要克服两种倾向：一是认为只要在实际电算化工作中坚持一种行之有效、约定俗成的习惯性经验性做法就可以了，不一定花时费力地去制定书面的会计电算化规定；二是认为制定书面的会计电算化规范是必要的，但在实际工作中我们不一定真正严格地去执行它落实它。
港口企业会计电算化管理制度是本企业实行和做好会计电算化工作的基本前提和重要基础，它能保证企业会计电算化工作有章可循、有规可依，保证港口企业总部及其下属各分公司会计电算化工作的统一性、同步性、通用性，避免会计核算上的五花八门，防止操作人员犯下常识性错误，也可及时对违反会计电算化规定的人员和事例进行必要的处罚和处理。有了书面管理制度并不等于万事大吉，更重要的是落实制度执行制度，要广泛宣传制度，组织相关人员学习领会制度，要加大监督检查力度，督促相关人员将会计电算化制度落实好执行好，同时在施行的过程中务必收集和总结该制度存在的问题和不足，要与时俱进，不断紧跟变化了的实际情况，适时修订和完善本企业会计电算化制度，使之始终紧贴和适应本企业的经营管理客观现实，让会计电算化始终在企业经营管理的大目标指引下健康发展。
二、会计电算化的硬软件管理
在会计电算化的硬软件管理上，配备合适的计算机是没有问题的，在选用财务会计软件上就要慎重考虑，因为现在市场上有许许多多、各式各样的财务会计软件，这些软件所作的广告都很好，所用的推销手段都是新颖的，常常令我们目不暇接、犹豫不定。我们应深入了解财务软件的性能、质量、价格、服务，选用那些安全可靠、容易操作且经过财政部批准的财务会计软件，必要时可以聘请专门的财务软件公司前来根据本港口生产经营实际、会计核算科目实际设计特制的财务会计软件。另外，选用财务会计软件时还要考虑到其日后的升级、更新、换代的功能。但不管怎样，一个港口企业内部的总部与下属各分公司最好选用同一品牌和型号的财务会计软件，以保持总部与其下属分公司之间、下属分公司之间财务会计软件的兼容与联网，保持会计资料格式的一致性，也能增强会计数据的共享性，从而有利于促进港口企业财务管理的方便性、规范性，有利于体现本港口企业良好的整体形象。
三、会计电算化的人员管理
先进的会计电算化系统需要具备一定操作技能的人员进行操作，人员的管理是会计电算化管理过程中的重要环节。港口企业领导首先要选聘思想好、素质高、业务强的人员从事会计电算化工作，接受业务培训并取得会计电算化资格证书，要按照“不相容岗位分离”的原则，合理设置岗位分工，明确各自责权，既分工又协作，既联系又独立，形成相互融合相互制衡的机制。港口企业应将系统操作人员、管理人员和维护人员这三种不相容岗位相互分离，互不兼任，以减少会计电算化人员进行计算机舞弊的可能性。同时，本企业要定期对会计电算化人员进行职业道德教育，抓好业务技能培训，不断更新知识，跟上计算机技术的快速发展。要防止会计电算化人员故意犯错误，也要防止会计电算化人员无意犯错误，也要防止操作人员的突然离职而影响系统的正常运行，努力降低实行会计电算化而为企业带来的负面效应。
四、会计电算化的操作管理
会计电算化的操作管理就是对会计电算化过程中数据的输入、处理和输出进行有效的控制，保证会计记录的正确、完整、及时、顺利。输入控制就是对操作人员将原始凭证输入计算机的过程进行控制，要求所有数据输入必须经过授权和批准，要将经授权和已批准的数据完整、准确地输入计算机，要采取核对、牵制等手段进行校验，要通过计算机编辑检验来自动检查数据的正确完整，要防止输入时出现遗漏、重复、分类错误和编码错误，要防止未经授权的人员私自进行数据的输入。处理控制就是对计算机在计算、排序、加计、过账、合并以及文件更新的加工处理过程进行控制，要建立授权或专人负责责任制，要求经授权的人员或专职人员对加工处理的内容、处理过程中出现的错误提示和发现的问题进行检查和解决，也就是“人监督机器”的过程。输出控制就是对计算机打印的纸质会计资料或传递发出的电子会计资料的安全性、正确性、及时性进行控制，要从形式上和内容上对输出的会计资料进行账账核对、账表核对、账实核对的检查，要通过设置文件分送清单、建立专人负责制等形式保证文件资料安全及时地传送到管理层手中。
五、会计电算化的安全管理
会计电算化的安全管理就是指采取多种措施保持电算化系统运行的安全、数据的安全，要充分估计会计电算化系统可能面临的各种安全风险，要对每天的业务数据进行双备份，要对各种数据的读写、修改权限进行严格限制，要让每一个操作人员必须凭借自己的身份和密码进入系统，要尽量避免经常利用会计电算化计算机进行上网或收发电子邮件，要防止网络电脑病毒的侵入，最好让会计电算化电脑脱离因特网而独立运行，要防止操作人员故意泄露、破坏电脑数据，要防止备份磁盘的破损和丢失，在选用存储介质时最好刻录光盘而少用软盘，同时也不能忽视对装订好和未加以装订的会计凭证的妥善保管，要认识到会计凭证的唯一性特点，要综合运用各种手段确保会计电算化系统的安全有效，要把“安全第一、安全出效益”的理念贯穿于会计电算化工作的始终。
六、会计电算化的成本管理
比起手工会计核算来说，会计电算化的成本要高得多，但会计电算化的优势是手工会计核算难以相比的，会计电算化也存在一个成本开支问题，不断降低会计电算化的使用成本、提高会计电算化的投入效益是港口企业会计电算化工作的重要任务。首先，企业应通过招标方式批量购置计算机，降低采购支出。其次，重视会计电算化运行的室内温度、湿度、清洁度等环境因素，尽量避免计算机的提前报废，努力延长电脑的使用寿命。再次，操作人员对计算机要谨慎操作、小心呵护、定期保养，减少计算机的维修费用。最后，计算机的磁盘、打印纸、墨盒等耗用品应实行定点供应、批量采购的制度，会计账簿坚持年末一次性打印输出的原则，不断降低计算机的耗品费用。（收稿日期：2005-12-20）
参考文献
[1] 周敏。浅析电算化会计系统的特点[J].中国内部审计，2005（1）。
[2] 王彦。信息系统内部控制检查要点[J].中国内部审计，2005（2）。
