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全方位构建企业内部控制体系

2007-10-15 16:50 《新理财》·李玉萍 【 】【打印】【我要纠错

  内部控制在企业经营过程中起着预防、保证和跟踪监督等作用,对企业的持续稳定发展至关重要。尤其是我国加入世贸组织后,企业要参与国内与国际两个市场的激烈竞争,生存压力、经营风险和财务风险加大,这在客观上对企业强化内部控制、重视风险管理提出了迫切的要求。

  但是企业在制定和执行内部控制制度的过程中,也会遇到一些问题,阻碍企业内部控制体系的顺利实施,具体表现为:

  1.企业的一些经营部门和业务人员在认识上存在误区。认为内部会计控制仅仅是对企业财务工作的控制,日常的经营活动无需内部控制制度的参与,内部控制的各种手续只会降低办事效率。因此在具体的经营活动中,部分业务人员无视内部控制制度的存在,或对之有抵触情绪,给企业的发展带来隐患。

  2.在一些企业中,内部控制不能与业务活动同步进行。从一开始就未介入业务经营,既没有事前的评估,也没有事中的跟踪与控制,仅仅停留在事后的会计核算和分析,内部控制制度的作用没有完全发挥。

  3.面对竞争激烈的国际国内市场,企业要生存,就不能固守传统的业务模式,必然采取灵活多样的贸易种类和形式,如进出口一般贸易、对外加工贸易、国内贸易、仓储、物流等;而支付方式也越来越趋于灵活。以出口业务为例,货款的支付方式已从传统的以信用证方式为主演变到以信用证、托收、赊销并用的格局,而且赊销的比例有不断上升之势。如果此时内部控制不能及时改进、配套和完善,势必制约企业的业务拓展,更谈不上为企业发展保驾护航。

  鉴于上述问题,笔者通过总结在本企业实践所得到的经验和教训,认为企业只有建立全方位、动态的内部控制体系,才能使企业的内部控制行之有效,真正落到实处。其具体体现在以下几个方面:

  首先,全方位的企业内部控制体系应体现在与公司治理结构和机制的相互融合上,必须与企业的组织机构相适应。处于公司治理结构不同层面的管理者和员工,都有自己在企业内部控制体系中相对应的权利、责任和义务,企业内部控制体系涉及到公司的每一位员工,每一个岗位,具有广泛的约束力,没有人可以凌驾于企业内部管理制度之上。

  全方位的企业内部控制体系,应当覆盖公司所有的部门和下属独立核算单位。随着企业经营规模的扩大,企业的许多部门已分化为一个个在核算上相对独立的战略事业单位,如笔者所在企业就包括进口事业部、出口事业部、市场部、大型仓库等部门,但其使用的资产和资源是属于企业的,因此为了保证资产和资源的安全,企业必须制定全面的内部控制体系来加强对各个部门的管理和控制,坚决不留“控制真空”。

  其次,行之有效的内部控制体系的建立,应当基于企业的业务流程,即自始自终参与业务活动的管理与控制,要建立从事前、事中到事后的全程控制机制,将风险控制和企业信用管理置于重要地位。

  在业务的初始阶段,应当通过内部控制体系对该业务进行风险评估,在风险评估的基础上分析业务的可行性。如在出口业务初期,应当通过银行和信用保险公司对客户进行资信调查,在其资信情况良好的前提下,赋予其一定的信用额度。

  在业务的具体执行阶段,应当通过内部控制体系对业务进度包括采购、加工、销售、运输、结算等各环节进行实时跟踪监督和风险防范,确保企业资产和资金安全。

  在业务的结束阶段,应当通过内部控制体系对业务及时进行核算,对逾期应收账款积极督促业务人员追讨或向信用保险公司索赔。

  行之有效的企业内部控制体系不应是一成不变的,而是能够适应业务发展的需要。当今国内外市场瞬息万变,竞争日益激烈,为了在市场上立足,确保市场份额,企业势必要采取各种灵活多样的贸易形式,走多元化的发展道路。因此,企业的内部控制制度要针对新增加的业务门类不断进行改进、充实和完善。企业的内部控制体系只有随着业务发展需要不断持续改进,才能够促进企业的发展,得到业务人员的欢迎。

  再好的企业内部控制制度,最终要靠人来执行,因此构建行之有效的企业内部控制体系应当重视人的因素,也就是要对企业的员工进行宣传、引导和灌输,使大家正确认识企业实施内部控制的必要性和重要性,走出认识上的误区。

  在对员工进行有关培训和宣传时,尤其要引导大家正确认识内部控制与效率的关系。现在人们普遍关心交易的结果,很少关心交易的过程,关心交易手段的正当性,认为只要能够给企业带来巨大收益,即使采取了一些不合程序的手段,也往往能够获得谅解。而内部控制是要按程序办事的,需要一定的时间。表面上看似乎内部控制造成了“效率的降低”,但是企业应当站在战略高度上考量。我们不难得出这样的结论:有效的内部控制能保证业务进展的合理性、正当性,避免失误,从系统上真正提高效率,是一种长期的效应;如果以内部控制延误时间降低效率为借口,躲避控制,往往会违反程序操作,而采用“灵活”的手段处理业务,短时间也许可以取得表面上的便捷,但若由此发展而失去控制,给企业造成的损失将是难以估量的。

  构建有效的内部管理体系,应当与企业的人力资源管理有机结合,建立相关的奖惩制度。对员工执行内部控制制度的情况定期进行考核,执行情况好的予以激励,执行情况差的予以鞭策,以确保企业对有关规章制度的执行力。

  综上所述,在实施企业内部控制时,我们应当充分重视人的因素,以人为本;同时将所有的部门和人员都纳入到企业内部控制体系中,各司其职、互相监督;致力于构建基于企业业务流程的全程控制体系;注重对内部控制制度进行动态持续改进。只有这样,企业的内部控制体系才能发挥其应有的作用。