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构建内外协作的高效团队

2007-11-15 15:36 《首席财务官》·盛桢智 【 】【打印】【我要纠错

  日益激烈的竞争和迅猛的技术变革, 为财务部门的团队建设提供了更广阔的天地和良机, 也赋予了新的挑战。未来CFO在构建内外协作的高效团队时的关键考量因素是企业能够从中得到什么。

  全球的CHINAWALL正以几何速度被铲平,企业资源将在全球范围内进行配置,CFO所管辖的领域也被迅速拓宽。作为2010年的CFO,为了应对瞬息万变的竞争环境,需要一支更加细分、更加专业、更灵活多变、更具战斗力的团队,团队成员可能遍布全球,涉及各个领域,而不像从前那样仅限于企业内部的某个职能部门了。如某公司的核算部门设在班加罗尔,成本控制部门设在雅加达,财务报表编制部门设在上海…… 一切皆因“变平的世界”成为现实。这些新的变化和发展,也为未来的CFO们提出了一个亟待解决的严峻课题:如何才能在全球范围内构建一支和谐高效的财务团队。

  虽然外部变化显著,但万变不离其宗,从团队建设的内涵来讲,核心的内容还是在于将一群在工作中紧密协作并相互负责的人团结起来,共同完成一个绩效目标。

  团队建设三部曲

  企业财务团队的建设,首先要做的就是理顺作业流程,清晰定义出团队中每个岗位的职责和它收集信息及输出信息的渠道及标准。另外还要根据成员的经验教育背景、性格、能力等分配适当岗位。从目前来讲,清晰的岗位职责有助于CFO对下属员工的管理和监督;用发展的眼光来看,清晰的岗位职责也有利于财务部门职能的转变,即留下核心业务,外包记账、报账等程序性或非核心业务。

  其次,开展正确的绩效考评。一个财务人员在完成委派任务后非常期待给予评价,适当的评价可以促进正面行为,消减负面行为。无论采取何种考评方法,都要做到公开、公平、公正,以使其真正起到防范、监督、激励的作用。

  第三,构建一个积极进取的团队文化。团队文化是团队在发展过程中形成的、为团队成员所共有的思想作风、价值观念和行为规范。良好的文化氛围能起到促进员工身心健康, 使其积极性、创造性充分发挥的作用。这对于CFO来讲,极具挑战性,尤其是在全球范围内构建和谐文化。

  外包 :

  内外结合高效团队的选择?

  为构建一个可能在全球范围内流程清晰、考评公正、积极进取的高效团队并非易事。有效提升公司价值、降低成本的一种有效应对策略——业务流程外包(BPO,Business Process Outsourcing)正成为国际上大企业发展战略的一种趋势。而未来企业财务的功能和结构也会因势而变。

  核心财务管理战略留在公司,非核心业务外包在国际财务外包上是常用的模式。“外包”从诞生之初就褒贬声不断,CFO面临选择的是了解、挑选最适合自己的并实施有效管理。

  随着技术进步和全球化的深入,外包热潮正在席卷欧洲和美国。目前,有很多知名企业都采用了财务外包。在美国,从传统会计工作被外包到班加罗尔,到今天的BPO,使企业财务运营成本得以节约、流程得以改善,而更为有意义的是,CFO可以将精力更多地关注战略、并购、风险管理等企业运营内容。这些都是我们听到的,但财务外包究竟能给我们带来什么呢?

  欧美 :

  从节约成本转向达成合规

  尽管在欧美,近来开始有声音建议将外包业务重新回归企业。因为外包并未带来预期的成本节约,同时还带来了由于外包服务供应商专业能力和人员流失所带来的处理业务的风险。但这并没有改变大多数CFO对外包的决定,CFO们对此的兴趣还在上升。

  促使CFO坚持外包主要基于以下两个动因:一是CFO们希望他及他的团队都有更多的时间做更有价值的工作,而不是乏味的交易记录;二是他们认识到集中化和外包有助于避免合规风险。快速的增长和财务职能的分散使得亚洲正在成为让CFO们越来越担心的地方。当公司有50%的收入是来自亚洲时,控制就开始变成一个真正的巨大挑战了。

  因此,欧美的跨国公司在亚太地区推行外包的目的不在于成本节约,目的在于将财务管理集中于一处,这样可以更容易地适用一套控制制度,并对财务管理加以监督。以瑞士农用化学品公司先正达为例,该公司与凯捷合作推出了一个涉及22个国家的外包项目,先正达这样做是为了实现财务标准化和成本削减,从而为未来的增长打下基础。

  亚洲 :

  财务职能转变

  亚洲的实际情况是,许多CFO对外包服务商宣传的成本节约心存怀疑,对将核心财务工作委托给第三方态度谨慎。从节约成本的角度来看,大多数亚洲企业都难以达成像美国企业利用印度的外包服务商来达到成本节约的目的。而语言也成为了财务工作外包的一个障碍,完全不同于美国的业务,只要英语就足以应付的局面,在亚洲的外包工作通常被分散在10个或更多使用众多不同语言的国家,这对供应商和客户而言都不是轻松的事。另外,从财务部门的组织结构上来看,亚洲企业的财务部门要相对小,职能相对单一,而在西方的许多国家,财务的范畴不仅仅是财务,还是行政管理、小额采购及其他服务的执行者。这些因素都使亚洲的CFO们在BPO面前却步。

  尽管如此,亚洲的CFO们也渐渐找到了外包的好处。亚洲企业的崛起,使CFO们的关注点逐渐从财务转移到了战略管理,从企业内部转移到了外部。CFO们需要整个团队都能在最短的时间内完成职能的转移,团队的优秀成员胜任更具挑战的工作。例如外包可以安排更多的员工从事投资、市场以及客户盈利性分析等更有价值的工作,同时避免失去最优秀的员工。

  需求决定“内外”

  外包的利弊众说纷纭,但对企业的CFO而言,决定是否外包的关键考虑因素应该是企业能够从中得到什么并时刻关注外包行业的最新变化。

  目前外包行业正在对一些能使外包更有吸引力的新技术进行投资,以改变过去以劳动力成本套利为价值定位的状况。例如通过软件来实现财务自动化,帮助CFO发现错误或者分析他们手头的数据。

  以埃森哲使用技术改善应付账款为例。该技术提供一个在线门户,让供应商直接将发票提交给系统——如果它们仍然提交纸质发票,那么发票要先用光符阅读机扫描。系统自动将发票与采购订单及收货单据匹配起来。有关管理人员会收到请求批准的电子邮件,并且可以用电子方式回复。自动化提高了效率:本来可能需要20人的流程现在只需要五个人,而处理时间也减少了一半。

  技术也提供了检查付款是否与公司和供应商之间的合同相符的功能。例如可以帮助企业充分利用来自供应商的回扣。根据埃森哲的调查,对一年的付款金额进行检查,通常会发现一家公司每花费10亿美元,其中就有100万美元至300万美元是多付的。

  日益激烈的竞争和迅猛的技术变革, 为财务部门的团队建设提供了更广阔的天地和良机, 也赋予了新的挑战。总体来说,未来CFO在构建内外协作的高效团队时,要特别注意考虑以下几个因素:

  1. 财务部门的职责从过去的会计和内部控制,上升到更高的层次是当今时代对财务的要求,财务部门不应是数字处理器, 而应该是由各类行业专家和顾问团结在一起的高素质团队。

  2. 财务团队内要权责分明,以便CFO对下属进行监督和评价,也有利于对外包机构的控制和管理。

  3. 和谐的文化,有助于财务团队更快、更好的完成企业赋予的使命。

  4. CFO既是团队的领导者,也是合作者,将在建设性的、可带来增值的活动中扮演重要角色。