一、技术谈判。船厂的技术部门在接受船舶技术规格书时，无论是新船型还是成熟产品的船型，都应认真审阅技术规格书，特别是对已建造过的产品更应该做好船舶技术改动资料的存档工作，以免工作疏忽，给企业带来损失。
二、签订合同。经营部门依据签约的船舶进口设备技术协议书和船厂生产节点计划，组织安排有关人员参加各项进口设备的公开招标工作，在招标工作中既要重视进口设备的价格是否合理、交货是否及时、售后服务是否周全，同时也要重视合同条款中运输工具的制约。虽然有成本较低的供货运输方式，如整箱交、拆箱接，转船或慢船等，但必须要充分考虑船厂的生产安排的时间要求，否则会因急需的设备不能及时到港而给企业生产带来诸多的不便。此外，在设备的竞标中不能只追求价格低而忽视质量，避免因设备质量问题影响生产进度。
三、海关备案。进口设备的入关、使用必须受到生产单位所在地的海关监管，企业应将每一项进口设备及时向外经贸委申报审批，并到当地海关备案，接受海关监管。经办人员办理申报业务，应当做到熟悉各项进口设备的性能、正确归类海关编码、及时了解和掌握海关的有关政策和法规，这样才能使进口设备通关顺畅，以满足企业生产时间安排的需求。
四、信用证申请。目前进口设备的付款方式有：信用证（L/C）、电汇（T/T）、承兑交单（D/A）及付款交单（D/P）等。因信用证付汇最具安全性而被大多数企业采用。信用证对单证要求最严格，也最复杂，在开具信用证申请时应慎密、细致地审核，应依据双方签订的合同规定填写进口设备的金额、受益人的名称、供货方银行的账户、装船期、信用证有效期和供货方应提供的证明文件。对于信用证的修改，谁指示谁承担费用；对信用证出现的不符点，责任人承担；对于信用证中出现的重字、变字、字迹不清的情况可以向通知行提出帮助查清的要求，不必再做信用证的修改。
五、单据审核。供货方在将货物托运给船务公司运输后应即刻将该货的海运提单、商业发票、货物装箱单及其他必要的证明文件等正本和副本一式二联交给供货方代理银行，由供货方的代理银行将以上资料快递给船厂的代理银行。同时要将以上资料的复印件（也称非议付文件）快递给船厂，一般非议付文件在货物装船后一周左右就能收到，船厂采购部门收到非议付文件后应与技术设计部门一起对照所签的货物技术协议中设备清单认真审核，检查是否有漏发、型号和规格不符的问题，发现问题应及时通知供货方。当船厂收到代理银来的正本议付文件时，经办人员应认真检查所需的报关证明文件是否齐全，特别是货物的包装证明等。检查货物商业发票上的数据与货物装箱单上的数据与海运提单上的数据是否吻合，检查海运提单上的收货人，如收货人为（TO ORDER OF ×××），则海运提单上必须有×××的公章背书以及领货人的公章背书；如收货人为（TO ORDER）则须有三份正本提单或一份发货人、领货人，同时背书的正本提单。
六、货物申报。针对海运运输，海关规定，进口货物的收货人应当自运输工具申报进境之日起14天内，向海关申报。超过14天申报的，海关征收滞报金。滞报金按日计征，征收金额为进口货物完税价格的0.5‰，以人民币“元”为计征单位，起征点为人民币10元。另外，进口货物到港7天内，收货人应提取货物。超过7天未提取货物的征收疏港费，超过10天未提取货物的征收租箱费。对空运货物的有关规定，自货物到机场之日起5天内必须完成海关申报。超过5天申报的，逾期收取仓储费。自到货之日起，10天后仓储费加倍计收。为了避免产生不必要的费用，船厂委托代理银行开出信用证后，应及时与供货厂家联系，要求供货方将货物装船时间、船名、班次、提单号等内容及时书面通知船厂，以便船厂通知货物报关代理及时查询货物到港时间。对货物即将到港而船厂未收到正本报关证明文件的，要立即与供货方联系，并请供货方通知船务公司电放。
