港口企业应收账款是港口企业在提供劳务和港口业务服务中允许客户延缓付款时间而形成的款项，是企业流动资产的一个重要组成部分，也是企业的一项重要债权。伴随着全球经济一体化进程的加快和国民经济的高速发展，港口企业的规模及吞吐量日益增长，应收账款数额也呈明显增多的趋势。因此，应收账款的管理已经成为企业经营活动中日益重要的问题。笔者以长期从事港口企业财务管理的工作积累和经验，就港口企业应收账款的特点、形成原因及加强应收账款管理的措施提出以下拙见。
一、应收账款的特点
企业有了应收账款，就有了坏账损失的可能。不仅如此，应收账款的增加还会造成资金成本和管理费用的增加。因此，企业要充分认识和估算应收账款下列特点。
1.较高的风险性。应收账款一旦形成，就存在一定比例的坏账风险，应收账款数额越高，产生坏账的概率可能性就越大。由于港口作业的性质决定了企业应收账款从形成之日起就往往失去了对货物的实际控制权，所能代表债权的仅仅是港口作业合同、发票、委托协议等单证。债权能否收回，主要取决于客户的商业信誉、财务状况及在本港口持续从事进出口业务的可能，并且客户对本区域市场环境的依赖程度。一旦货源市场发生大的变化和出现货源紧张的情况，应收账款无法收回的可能性就会增加。所以，从某种意义上讲，企业的应收账款始终有一部分处于无法收回的风险中。
2.较弱的流动性。应收账款虽然与应收票据、存货等同属于企业的流动资产，但又不同于应收票据、存货等项目可以用于抵押、出售使企业随时取得急需的资金。应收账款由于受还款期限或到期后客户拖延付款等制约，大大影响了其变现能力。如果企业长期处于较高的应收账款数额和较长的周转天数的情况，就会造成资金周转困难，只能依靠上级拨入资金或向银行贷款用于码头、库场的日常作业和维护。一方面造成企业的资金长期被客户无偿占用，无法发挥其应得的资金使用效果，另一方面由于支付贷款利息增加了费用开支，直接影响了企业的经济效益。
3.较高的回收成本。企业要收回长期挂账的应收账款，不仅需要较长的时间才能完成，同时往往还需要付出较高的回收成本。特别是异地中小客户的欠款，如果只通过信函、电话等催讨方式很难达到预期的效果。如果派员上门催讨，即使收回了欠款，再抵去为收账所花费的往返交通、住宿等费用开支后，所剩也会寥寥无几。真可谓“食之无味，弃之可惜”，使企业清欠工作处于两难的境地。
二、应收账款形成的原因
企业应收账款的形成原因是多方面的，它的产生往往是企业不得已而为之的行为，如果市场环境宽松规范，企业就可以采用较严格的信用政策，要求客户按规定的时间付款，确保企业在收入确认的同时得到现金的流入，这样也就不会产生应收账款。但在目前的市场条件下，企业为了占有市场份额，争取更多的客户，很难做到即时结清款项，在这样的市场环境中，产生的应收账款也就在所难免。港口企业由于行业的特点，应收账款的形成主要有以下几个方面的原因。
1.为了稳定和增加货源，提高港口吞吐量。港口吞吐量不仅是衡量港口规模的重要标志，也是企业实现经济效益的前提和保证。在市场竞争比较激烈的情况下，延期付款作为市场开发的手段之一，尤其是在稳定港口大的客户群，确保骨干货类方面，其作用是显而易见的；同时延期付款作为一种优惠条件，也是开发新货类，增加货源量的一种重要方式。
2.管理制度不严谨，内部控制薄弱。个别企业由于信用政策过于宽松或主管部门之间管理脱节，增加了管理过程中的出错概率，给企业带来额外损失。在这些企业里，业务部门只负责货源开发，追款的责任则由财务部门负责。由于责权划分不对等，结果往往是业务人员只顾盲目吸揽货源，忽略了客户的信用状况，使一些资信差、恶意拖欠的客户有机可乘，人为地造成应收款账的增加。欠款形成后不能及时了解应收款动态情况以及应收款对方企业详情，造成责任不明确，加之因为管理方面原因，使一些应收账款的合同、单据等资料散落不全，有可能使企业已发生的应收账款该按时收的不能按时收回；该全部收回的只有部分收回；能通过法律手段收回的，却由于资料不全造成起诉证据不足，得不到法律支持而不能收回，直至最终形成企业资产的损失。
三、加强和完善应收账款管理的若干建议
做好应收账款管理工作，首先，必须应建立完善的应收账款管理制度。它包括信用政策、客户等级评价体系、港口费预付制度、应收账款核算办法、清欠奖惩办法等。其次，要抓好制度的落实和做好应收账款的日常管理工作，关键在于把重点放在应收账款的产生和收回两个环节上，加强应收账款事前和事后的控制，最大限度地减少应收账款数额，降低坏账风险，从而提高企业的总体收益，改善企业的财务状况。
1.加强和改善对应收账款的事前管理
对应收账款进行事前管理的主要工作内容包括科学的信用政策，建立客户等级评价体系和结合本企业的实际情况制定可行的管理制度。信用政策包括信用标准和信用条件。信用标准是企业同意向用户提供商业信用而提出的基本要求，通常以预期的坏账损失率作为判别标准。如果企业的信用标准较严，只对信誉很好、坏账损失率很低的客户给与延期付款的政策，则会减少坏账损失，但这可能不利于货源开发，甚至会使港口吞吐量减少；反之，虽然会增加货源开发量，提高港口吞吐量，但会相应的增加坏账损失。信用条件是指企业要求客户支付赊销款项的条件，包括信用期限、信用额度和现金折扣。信用期限是企业为用户规定的最长付款时间，折扣期限是为用户规定的可享受现金折扣的付款时间，信用额度是指企业所规定的向客户提供商业信用的最高限度。现金折扣是企业在客户提前付款时所给予的费率优惠。合理的信用政策应把信用标准、信用条件结合起来，考虑二者的综合变化对收入、应收账款、坏账成本的影响。
关于建立客户评价体系。企业按照一定条件对客户进行分类，通常的做法是按A、B、C三种等级，以客户的经营规模、企业所有制性质、资信情况、担保情况及客户在港口持续从事进出口业务能力等对其进行评定，对A类客户采用宽松的信用政策，对B类客户采用适中的信用政策，对C类客户采用严格的信用政策。建立客户评价体系的目的既能确保企业的骨干客户，又能将应收账款控制在一定的额度内。
管理制度主要包括港口费预付制度和清欠奖惩办法，它是事前管理的一项重要内容。主要应包括业务合同的会签程序、相关人员的工作权限和责任、客户等级评定办法、申请延期付款审批程序、客户档案及相关资料的保管等。制度应重点明确对应收账款实行终身负责制和第一责任人制。谁经手的业务发生坏账，无论责任人是否调离该公司，都要追究有关责任。同时，对相关人员的责任进行明确界定，并作为业绩考核的依据。
2.加强和改善对应收账款的事后管理
应收账款的事后管理主要是收账管理，包括如下两部分工作内容：
第一，对 A类、B类客户还款到期的催收。催收账款的程序一般为：信函通知、电报电话传真催收和派人上门催讨。由于该类欠款大多属于滚动欠款，客户信誉度较高，一般无须诉诸法律，收账管理的重点是把握客户动态变化情况，做好预判工作。
第二，长期挂账欠款的催收。由于这类欠款时间较长，一般的催收方式很难达到预期的效果，应在考虑成本效益原则的前提下，针对不同的情况采取不同的方式。
对金额大、时间长、客户故意拖欠的应收账款，应及时签订还款协议以保证诉讼时效，对不能在协议规定的还款期内履约的，可采取诉讼方式解决。笔者所在的企业，一客户拖欠300多万元，时间长达5年之久，在此期间公司多次催讨，该客户以种种理由搪塞，针对这种情况，公司组织专人，通过各种渠道了解、查找该公司的业务往来情况。经过不懈的努力，终于于2005年6月查实该公司以另外一家公司的名义，在港口某存储场存有货物，并及时通过法院诉前保全查封了该货物，经过诉讼阶段充分的准备， 2006年初经法院判决我公司胜诉，追回了该笔欠款，为公司挽回了重大的经济损失。
对客户确实遇到暂时的困难，无能力以现金归还欠款的情况，一般可采用延长付款期、分期付款、以物抵债及债转股的方式。如客户已达到临界破产的情况，则应及时向法院起诉，以期在破产清算时得到部分清偿，减少企业损失。
对金额小、时间又较长的欠款，如采取诉讼的方式，企业可能会得不偿失。一般可采取说理法、疲劳战法、激将法、软硬术法等方法。上述几种方法可以使企业在付出较小代价的前提下，使对方因为小额的债务，却要承担心理上、生理上的负担，使其不胜其烦，惟有归还债务，才能得到身心的放松。
3.加强和改善对应收账款的日常管理
日常工作是应收账款管理的基础，只有抓住日常管理这个环节，才能使事前管理落实到位，事后管理有章可循。它主要包括以下内容：
第一，建立客户档案记录。所有与企业有业务往来的客户，应建立详实的档案资料，包括客户的基本情况、评定的等级、对客户提供的信用条件、业务初始往来的时间、按期履约的程度及信用等级发生变化情况等。企业只有掌握这些基础信息，才能及时采取更有效的措施控制坏账的发生。
第二，基础资料的保管。基础资料包括作业合同、委托协议、作业工班记录、出入库记录、发票等。企业应按规定的要求对基础资料进行妥善保管，一是要保证记录的可追溯性，二是要便于资料查阅。
第三，细化内部核算。应运用会计电算化这一现代化的工具，对不同的业务项目和客户进行最明细核算，定期清理账户，掌握客户结算往来情况，密切监控已到期债务的增减动态，及时与客户联系催收欠款。
第四，定期编制欠款表和召开清欠例会。其作用可使企业相关部门和相关人员及时掌握客户欠款情况，分析应收账款周转率和平均收账期，评价应收账款管理的成绩与不足，总结一段时期清欠工作的成绩和存在的问题，制定今后一段时间应采取的措施，以便不断完善操作程序，规范经营环节，使企业的经营活动更加规范化、系统化。
