在现代社会,除了志愿者义务劳动等“义举”之外,已经鲜有不涉及现金支出、不涉及价值转移的事件了,这是“货币计量”取得宽广覆盖面的基础;而且,会计信息元所表达的单个事件,并不是孤立存在的。从更宽泛的视野看,所有事件都是企业这一主体的组成部分,都服从和服务于同一主体,相互间因而先验地存在着复杂难解的逻辑关系。在紧密型、半紧密型和松散型等各种关系的基础上,事件的n维特征空间也必然重叠交叉,如果设想一个更广阔、包容了所有会计信息元的特征空间,我们称之为企业事件集合的“特征空间”,在这样的概念基础上,也许更有助于深化对会计的理解。
但是,从务实的角度,“事件与事件之间的逻辑关系”对会计的意义何在?会计又是如何表现与处理“事件与事件之间的逻辑关系”的?
回顾我们在财务会计领域的分析,会计是围绕着预定的“数据规范”来处理业务的,这个“数据规范”代表预定的数据采集规范、预定的数据处理规范和预定的数据输出规范,整个IPO(Input-Process-Output)变换过程都是由它决定的。但是严格地说,会计分录的“借什么,贷什么”并不是可以主观决定的,而是取决于它所反映的业务事件,是“再现”或“服从”业务事件的逻辑关系。
有助于我们直观理解的是,财务会计的账户体系就是一个预定的数据框架,在开始账务处理前,必须先开设好相关账户和账页。总分类账户之间的关系正是在很大程度上反映了一类事件与另一类事件之间的关系。每当出现新的业务类型,没有对应账户可以容纳它时,首先要扩充账户体系,其次才能处理;经过会计处理,所有的业务都在相应的账户中找到归宿。在输出阶段,这个账户体系又保证了两大报表编制和明细分类账输出信息的完整,所以它是“预定”的。
当然,财务会计的账户体系只是“数据规范”的一小部分。“数据规范”是会计信息系统内在的、起主导作用的“灵魂”,是难以通过一次性的定义综合表述出来的。一般是在过程中,我们借助于“在必要时补充必要信息”来完成的,因为就某一项具体的业务处理而言,会计专业人士都能明确表达要用到什么数据、如何处理这些数据、最后能得到什么数据,却也并非深不可测。如何让计算机自动进行成本核算,是一个典型的例子。
会计上是以账户(包括明细账户)来代表成本归集核算环节的,不管是过渡性环节(基本生产、辅助生产、制造费用和自制半成品),还是最终的承受环节(产成品)都是如此。这个特点使成本核算过程表现为:金额顺着预定的方向,连续地在账户与账户之间“汇总、分配、再汇总、再分配”,整个过程转化为没有实质性差别的“从账户到账户的数据流转”。而计算机只要求指示“怎么做”,无须对它说明“为什么”,人们只要直接描述流转规律,达到足够清晰的程度就可以了。例如,先建立“分配顺序表”,如表1.
表1 分配顺序表
流水号 | 待分配账户 | 月末盘存表名 | 分配标准表名 | 摘要内容 | |
1.“流水号”栏。首先以流水号表达账户之间的分配顺序,计算机便能按流水号逐一执行。企业生产经营先验地决定了成本费用账户中,哪些账户要先行对外分配;哪些账户要先承受其他账户转来的成本,归集后再对外分配。例如,处于上游的工序归集的费用,要向处于下游的工序分配,而不是相反;
2.“待分配账户”栏。计算机可以据此自动汇总该账户上已归集的分配前余额;
3.“月末盘存表名”栏。计算机可以调出与当前待分配账户对应的月末盘存表,据此确定待分配账户所归集的金额中“自留”的份额,即“在产品”期末余额是多少。
4.“分配标准表名”。计算机可以调出与当前待分配账户对应的分配标准表。通过查表可知应承受分配额的账户有哪些,并计算各应承受多少。
5.“摘要内容”栏。事先指定自动生成的记账凭证上,摘要应填写什么内容。
其中,月末在产品盘存和本月各类流量转移分配表,可以由计量中心等提供电子数据,也可以手工录入。在上述数据准备完整的前提下(当然还有些略而未谈的细节),计算机不断地解析“分配顺序表”上的信息,就有可能像一个人独自完成核算任务那样顺序地进行,直至算出产成品成本并结转进仓为止。有必要强调指出,我们在填写“分配顺序表”时,其实是在描述或补足事件与事件之间先验的逻辑关系。所谓分配顺序、流量与存量的分割、待分配账户(贷方)与承受账户(借方)的关系等,都是在补充信息。
现金流量表也是通过对原有账户的进一步划分,补充必要的信息。
在编制现金流量表之前,要通过账户对照表形式,把所有账户划分为:现金类、双重性、经营性、非经营性四种类型。见图1.
其中,第一个层次“现金类/非现金类”的划分用于为编制现金流量表的“直接法”做准备,通过使非现金账户与直接法项目建立对照关系,可用于三大类现金流量的分析和统计。
第二个层次“经营性/双重性/非经营性”的划分则用于为编制现金流量表的“间接法”做准备,在计算机自动筛选出“经营性”与“非经营性”账户共存的记账凭证后,建立“取数标志账户”与“间接法项目”之间的对照表,便可以从记账凭证中筛选出用于间接法编表的数据。
从上述“成本自动核算”和“现金流量表自动编制”的设计思路,可以得到这样的印证和启示:
1.传统会计循环和成本核算已经处理了庞大的业务,理清了各种数量关系,只要如实地记录处理过程并有序地组织相关数据,即可作为一体化会计信息系统的主要数据源,可称之为“财务会计主通道”。
2.在必要时,根据特定的决策模型要求,可以将记账凭证记录做某些“转换”,得到我们想要的特定信息。例如,以“对照表方式”将代表事件的会计账户与其他要素形成对应关系,可以描述或补足事件与事件之间的逻辑关系。用IT术语来说,对照表起到了“数据接口”的作用,使我们得以将“财务会计主通道”上已经采集和处理的数据,以备份形式引出来,进入其他数据处理通道,随心所欲地“加工、改制和延伸”,另作它用。
而管理会计要落地生根,提升到实用化的境界,亟需补强的正是丰富的数据源和多样化的处理能力。有鉴于此,一体化会计系统的结构应当是“多维度多通道”的软件平台。首要的是“财务会计主通道”,通过明细级记账凭证输入,既采集对外报告所需的全部数据,也附带采集内部管理所需的常规性数据;其次,在主通道数据不足时,可直接从业务处理系统采集必要的信息。而后,以主通道上的数据为主要源头,开设容纳不同数据模型的通道,以事件之间的逻辑联系为依据,借助于数据接口,在不同通道中构建各类模型,做“量体裁衣”式的个性化处理,满足管理会计各类决策模型的多维度核算需求。
这牵涉到会计系统的数据组织与数据集成的设计。整体性的系统架构设计,要有一个能够容纳不同数据处理流程、应变性强的软件平台。从技术上说,在会计子系统与综合业务子系统之间,软件平台应能直接调用和处理特定的原始业务数据;在会计系统内部各个通道之间,软件平台应能收放自如地在各通道之间传递或转换成特定的数据。高度的数据共享,使系统的智能化程度和效率达到最高。
综上所述,财务会计与管理会计“二位一体,同源分流”,但以“财务会计主通道”为主要的信息采集和处理源头,管理会计重在发散性增值设计的“多维度多通道”软件平台结构,以适合管理会计“不同的成本收入概念适用于不同目的”的进化框架,应当是AIS设计开发的重要发展方向。