传统预算管理往往采用电子表格（如EXCEL）模式，预算管理和电子表格的自身特征决定了传统预算管理模式具有无法突破的局限性。传统预算管理除了耗时长、成本高外，预算无法科学反映企业业务模型、预算编制与预算控制执行脱节等缺点也是阻碍这种模式在成长期与成熟期企业中继续应用的因素。
根据美国著名杂志《CFO》公布的2002 年统计数据：17%的谨慎观察者一般采用分项预算，各个子系统之间处于非集成状态，主要用Excel 作为预算管理的软件工具或建立系统；46%的跟随者将部分业务子系统与预算集成，做到部分业务驱动，并有功能比较简单的预算管理系统；31%的早期采用者基本实现业务子系统与预算集成，做到部分业务驱动预算并进行动态预测；6%的领导者业务子系统与预算完全集成，做到业务驱动动态预算和预测，并有完善的预算管理系统支持，同时有些企业实现核心企业预算与客户、供应商之间的集成。从国外企业界对于预算管理应用趋势来看，企业应该选择基于信息技术进行预算管理。
笔者认为在设计与选择预算管理系统时应主要关注六个要素，这六个要素的实现将帮助企业摆脱传统预算管理的困惑，真正提升预算管理的水平和实现预算管理的价值。
一、预算管理与ERP系统集成
预算的编制是预算管理的起点，然而预算控制和激励才是预算管理的重点。而在传统模式下，核算体系与预算体系相互脱离，预算管理系统与业务执行系统相互脱离，预算执行过程中无法准确、及时地获取执行数据，预算控制成为空谈，无法真正落到实处；同时，预算分析数据来源的不准确、信息的滞后使得企业无法进行真正有效的动态分析，从而无法了解企业的资源利用状况和能带来的效益。
ERP以信息技术为基础，对价值活动的方方面面进行管理，实现物流、资金流和信息流的协同，实现价值链各环节的信息集成。信息流既包含对物流、资金流的真实描述，也包含对未来期间物流、资金流的预测和计划，而预算正是对未来企业物流、资金流的预测和计划。预算管理与ERP的结合，一方面可以借助信息技术对数据的快速传输和处理能力以及ERP系统能够实现数据集成和共享这两大特点，实现快速、准确地编制和调整预算；另一方面，在ERP系统中，预算信息与核算信息的集成，便于在业务开展的同时实现实时控制和多角度动态预算分析。具体说，包括以下四点：
首先，ERP系统能够对企业价值链进行管理并详细记录价值活动的过程，而预算管理与ERP系统的集成，使得ERP系统对价值活动的管理得以延伸，从事中管理和事后分析延伸到事前预测和模拟，这样就进一步丰富了事中实时控制和事后动态分析方法。
其次，核算应服务于管理需求，预算管理与ERP系统集成使用，ERP核算体系与预算体系相互协调，为预算控制与分析的开展创造了条件。
再次，预算管理与ERP系统集成，使得在业务核算的相关环节中，会触发预算控制事件，从而对业务运作过程能够实施事中控制。
最后，在ERP系统中，以预算和核算为基础，调用预算分析方法，将分析结果动态反馈给价值链管理的各相关环节及业绩考评系统，可以实现事后反馈控制。
二、支持多用户应用模式
早于20世纪50、60年代，Argyr、Becker等学者就开始倡导全员参与预算。Caplan提出全员参与预算有两个主要优点：其一，有助于运营层经理们增强竞争意识和责任感；其二，由于运营经理们直接参与预算，他们将接受自己所设定的运作目标，而这将提高预算目标实现的可能性。
尽管全员参与预算优点显著，但在传统电子表格的单用户模式下，全员参与预算必然要求众多预算参与者通过会议、电话、文件等各种方式进行沟通，这将导致预算管理成本的大大增加。如Granfield大学在2001年的一份研究报告中写到：预算管理消耗了很多企业20%-30%的管理时间。Hackett咨询公司的研究数据也表明：年收入在10亿美元左右的企业，每年将有25，000人。天开展预算、计划及业务考评工作。
传统的电子表格形式本身比较适用于单用户对数据进行分析处理，然而单用户的模式恰恰妨碍了企业内部的沟通与交流，无法进行多用户、多视角的过程管理。因此，为了适应复杂的预算管理过程的要求，真正实现企业中的不同角色参与预算管理，并降低沟通成本，预算管理软件必须支持多用户应用模式。
在多用户的应用模式下，各用户在实现信息共享的同时，通过权限控制其对数据和信息的编辑与查阅。预算管理角色通常可以分为预算经理、管理员和分析员三个层次，不同角色对于系统的关注点和要求不同：
预算经理一般要求界面直观、数据输入简易而且易学性高；必须可以动态了解预算-实际比较报告，进行明细信息与综合信息之间的双向追溯。
管理员一般是部门经理或财务经理，需要了解哪些机构还没提交预算，最后一个版本有哪些变化，对重要的变化必须给予解释，并随机进行自上而下的分析，因此，管理员应该能够修改预算基础数据和预算模型。
分析员负责从多层级、多角度设计预算分析模型。这些模型一般都具有多个维度，需要从多维数据库中获取数据，软件需要深度构建模型的功能。由于分析员不是信息技术专家，因此要求软件对于模型构建的设计具有易学性和易用性。
三、预算构成与预算展现形式的分离
传统预算通常使用表格形式，如下表所示：
人力资源费用预算
| 费用项目 | 一季度 | 二季度 | 三季度 | 四季度 |
| 工资 | ||||
| 福利费 | ||||
| …… |
表中空白单元格用于存储人力资源费用的预算数据。
以表为主体的预算体系具有简单直观的优点，但是无法适应企业对于预算信息的多样化需求。现代企业，为在愈来愈激烈的市场竞争具有快速反应能力，需要在基本的预算数据基础上，能够从不同期间、不同责任中心、不同地区、不同产品线等各角度查看预算的编制情况和执行信息，了解成本费用的控制情况，掌握销售业绩的进展情况。在传统的预算管理方式下，数据存储于Excel等电子表格中，每一个新的预算信息要求，都意味着需要重新设计表格，对每个单元格设计链接，这样的工作繁琐且容易出错。此外，一旦修改了基础预算表，则必须随之修改所有与该表有关的其他预算表、查询表及分析表。更为重要的是，以表格为主体的预算体系，无法适应新的信息技术的要求，无法实现预算数据与ERP系统中其他子系统的集成，即预算表格不适合数据库的数据存储方式。
为了与ERP系统的核算体系相互协调，为预算控制和分析的开展奠定基础，需要采用新的思路构建预算体系。在预算管理软件中，传统预算表格可以分解成两部分：预算体系的构成和预算体系的展现。预算表格只是预算体系的展现形式，而构成才是预算体系的核心。系统中定义了预算体系的构成后，意味着明确了通过系统可以获取哪些预算数据；至于采用哪种格式进行预算数据的展现，企业可以随时进行定义和调整。预算数据与表格的分离，不仅适应了信息技术的要求，而且为多层级、多角度进行预算的查询与分析创造了前提条件。
四、规范基础数据与预算模型，将预算制度固化于系统
预算管理往往会涉及一些基础数据的规范与预算模型的规范。例如，往年预算及实际历史数据、对于预算年度销售价格及采购价格的规定、对于税率的要求等等，这些数据构成预算管理的基础数据。企业在实际运做过程中，不仅同一价值活动的投入和产出存在一定的依存关系，而且不同价值活动之间也存在一定业务逻辑。为了提高预算与实际价值活动的吻合度、增强预算的科学性，同时，为了使预算编制模型具有更强的可操作性，节约预算管理活动的资源投入，需要将业务逻辑模型运用于预算编制过程。
例如，某企业广告费的预算基于销售收入的预测：
本期广告费预算=本期销售收入预算×某百分比
又如，某工业企业生产预算基于销售预算和库存预算：
本期生产预算=本期库存期末预算+本期销售预算-本期库存期初预算
在预算管理制度及体系设计过程中规范了基础数据和预算模型之后，如何将这些文件性质的规范落到实处是传统预算管理模式下面临的一个重大难题：制度设计者与执行者往往是不同的责任人，难免出现执行者为维护其所负责责任中心的利益而忽视或随意修改基础数据的现象。
众所周知，信息平台是对基础数据与模型进行规范的一个最佳途径。选择预算管理软件时，应关注系统是否支持基础数据与模型的固化。基础数据的规范，不仅节省了预算编制过程的工作量、规范了同一信息在不同预算表中的表述方式，而且为预算管理与ERP系统中其他子系统进行数据传递铺垫了基础。在ERP系统中实现预算控制意味着预算管理与其他子系统将存在大量数据传递关系，如果无法实现基础数据的共享，预算控制将成为无源之水。
五、弱化不增值作业与预算管理流程的可配置
传统的预算管理方式下，往往从上一年第四季度开始编制预算，预算年度的第一季度快结束时，预算编制工作才算基本完成。预算编制工作耗时非常多，一方面是由于预算编制工作的复杂性所导致，另一个主要原因是预算编制过程中存在非增值作业。
如上图所示，预算从下级编制到上级给予批复至少需要经过四个环节：编制、提交、汇总、批复。编制和批复工作都将直接产生和改善预算信息，而提交和汇总只是产生和改善预算信息的中间过渡环节，对于信息质量的改善没有实质性意义，而实际工作中预算信息的提交传递过程和汇总工作大部分编制工作量。预算汇总工作占据了很大比例的预算编制工作量。使用EXCEL等电子表格进行预算汇总，一方面耗费人力及时间，另一方面在文件众多、工作表纵多的情况，出错的概率非常大。
对于规模较大、管理规范的企业而言，往往存在多个预算审批的环节，如部门经理审批之后需要主管副总裁审批，最后由预算管理委员会审批等。电子表格不支持这种多道审批程序的流程管理。因此，传统预算管理模式下，预算编制与调整的流程管理非常薄弱。
基于信息技术的预算编制，系统已将各下属单位数据保存于同一服务器中，不仅规范了预算编制的内容、格式、流程，而且简化了预算提交和汇总过程，点击鼠标即可完成提交和汇总工作。这两个环节工作量的消除，体现了价值链管理的思想，大幅度提高了预算编制流程效率。
在简化流程的同时，必须支持根据企业预算编制流程管理的需要进行流程配置，在遵循编制、审批的基本环节之余，允许企业强化流程中审批控制环节。支持在审批环节中由系统自行检查各预算之间的钩稽关系，检查预算是否符合战略目标、预算管理制度的相关要求，审批环节由肉眼观察识别转化为系统自动检查预算的正确性与合理、合规性。同时，允许选择各审批环节的审批人，允许审批人对审批结论及意见进行编辑与存储等。
六、加强权限管理，将文件管理转化为流程管理
传统预算管理往往采用文件管理方式，不同人员有接触不同文件的权利。预算体系内部的关系要求各预算表在同一文件中进行管理，而人员的权限管理则要求将预算体系分解成不同的文件以供不同人员修改和查阅。可见，传统预算管理模式下，权限管理很难真正实现。而运用预算管理系统，不仅能便捷地控制不同人员的查询、修改、批复等功能权限，而且有利于控制不同人员接触不同预算数据的数据权限。权限管理将运用于预算编制与执行流程，真正实现权限、人员与业务流程的结合。
权限管理用来定义系统操作人员及其权限，权限主要分为公司权限、功能权限和数据权限。所谓公司权限，即某操作员具有对哪些公司预算的操作权限，而功能权限则约束了操作员对具体哪些功能结点具有操作权限，数据权限则是规定操作员对哪些样表具有权限。三类权限相互结合，实现企业预算管理过程中的权限分配与控制，有效控制预算信息的使用范围。
