你觉得你了解自己的投资者吗？你认为你的投资者档案十分准确并足够完整吗？在你进行回答之前，请思考下面这个调查结果：根据凯恩组织（The Keane Organization）——一家位于美国宾夕法尼亚州韦恩市（Wayne， PA）的合规及风险管理公司最近的一份研究显示，就算是世界上最大的上市公司，它们的注册股东档案中都有高达10%的错误。
“我们对市值在20亿美元到1000亿美元的上市公司的超过1000万个股东档案进行了研究，”凯恩组织（The Keane Organization）投资者沟通及资讯保存解决方案部的总裁吉姆。凯泽（Jim Keyser）说，“我们发现在股东最基本的资料中都存在着严重的错误。”这份研究报告是在20家公司进行采样后得出的，其中包括凯恩组织（The Keane Organization）的客户及其选择的其他公司。
StockTrans是一家位于费城的股票软件资讯中介公司，公司总裁乔纳森。米勒（Jonathan Miller）对这份调查结果极为认同。他说：“在我们掌握的一些公司的股东记录中，错误率几乎达到20%.很显然，这个问题不应该仅仅得到股票资讯中介的注意，IR（投资者关系）从业人员也应该关注这个问题。IR部门一直致力于去寻求新的投资者，但是比这更为重要的是去维护已经建立起来的投资者关系。”
虽然这些错误常常会被上市公司所忽视，但是它们却能给公司及其股东造成重大问题。
IRO（投资者关系官员）为什么要重视这个问题？
上市公司也许会认为这些股东只是一些持股数量不大的散户——对他们一一照顾到比较困难，所以也就疏于对他们的关注了，但是情况不会永远都是这个样子的。
举个例子，凯恩组织（The Keane Organization）对某个上市公司的股东基础进行初步分析时，帮助该公司避免了一个与公司主要股东可能发生的潜在麻烦。这名股东在公司数据库中的社会保险号（SSN）输错了，而这个简单的编码错误可能引起很严重的后果——因为这份数据是公司建立股东账户时用来打印文件之用的，其作用不同于一个简单的数据档案。
不幸的是，这个错误的社保号是属于一位已经去世超过25年的女士的。如果这个错误没发现，其结果很可能是，当这名股东仍然健康地活在这个世上的时候，公司却以为他们最大的股东已经不在人世了。公司一发现这个荒唐的错误，马上就意识到它会造成多少问题，并马上采取了补救措施。
对股东的不当处理同样会引起公司消费者市场上的客户流失。凯泽（Keyser）结合著名的“上市贸易酒店经营事件”发表了自己的观点。“我们一直在为上市公司处理一些‘失踪’的股东，在花费了一番功夫之后，我们才找到这位先生。他的基本资料发生改变后，自己也可能忘记向上市公司更新他的记录。但是当他发现自己出现在公司失踪股东的名单上时，他会感到十分迷惑。他会责问公司：”你们这是什么意思，你们竟然失去与我的联系？我上个月还在你们酒店，在过去的五年里我每年都会来这儿！‘“凯恩组织（The Keane Organization）对这一情况的解析帮助上市公司避免了一个尴尬的局面，还保护了公司与这个股东——也是一位忠实顾客的良好关系。
不正确的股东档案还可能会给公司引起以下一些问题：
1，为了维护原本应该关闭的账户而增加不必要的年度管理开支。
2，送错的邮件没有被退回，公司可能会一直将机密的账户信息送往错误的地址。
3，无意中错送股息支票，让真正的股东以外的其他人也有可能看到其中的内容。
解决的办法
“花些时间去改正股东数据库中的错误，其作用和散股计划一样都能为公司节省一定的成本，”凯恩组织（The Keane Organization）的凯泽（Keyser）说，他鼓励所有上市公司都预先对股东数据中的错误进行识别和更正。通过减少每年股东维护上支出的花销，可以为IR部门有效地降低成本。此外，提高档案的保管也能保护公司和股东双方的利益——特别是应对高风险的欺诈危机。
有一个方法倒是可以让公司降低错误率，就是定期对股东数据进行分析。凯恩组织（The Keane Organization）最近所介绍的投资者数据质量计划就提出了这样一个需求。该组织的私人企业风险管理软件技术，通过“账目ID”允许上市公司自行管理与股东资料有关的数据风险，公司可以从顾客数据库中识别出潜在的问题，并通过采取一定的措施和策略来预防问题的再度发生。
根据StockTrans股票软件资讯中介公司纳森。米勒（Jonathan Miller）所说的，资讯中介公司也是上市公司的有效帮手。“我们鼓励使用我们客户端的发行人尽可能频繁地向他们的所有股东发送相关的资讯。”“我来举个例子说明，股东通常只会在上市公司的年会期间收到来自公司的信函。但是自从越来越多的上市公司使用网上通路发布信息，发行人和他们的资讯中介有条件也应该尽可能多地向股东传递相关的讯息。”
米勒（Miller）补充道：“一些早期迹象显示，SEC（美国证券交易监督委员会）将通过一项议案，即要求证券发行人每个季度以及每年向所有在档股东发送相关公司声明，这样做将加强上市公司与股东的联系，减少股东的丢失。如今，StockTrans股票软件资讯中介公司仍旧不断地通过美国邮政、电子邮件和W-9请求、代理权请求服务来搜查那些失去联系的股东，我们采用的搜寻方法还包括追查未兑现的股息支票、推广发行人季度报告及定期股东沟通、扩大股东住所地数据库，以及使用邮政编码软件系统等方法。此外，我们也计划让更多的发行人使用我们全新的账目ID技术。”
最后，上市公司一定希望能采取一些预防性手段来准确地管理股东档案，同时避免欺诈和身份盗用危机。这样一来，通过采取这些方法，上市公司将节省成本，保护公司和股东的利益，最后还能避免因为股东资料的错误而引起的尴尬局面。
