一、科学认真地做好电算化会计档案归档和保管工作
1.注意数据资料的管理与保密。机内文件及其备份作为会计档案资料打印输出的各种凭证、账册、报表应按有关财会制度使用、保管。在账簿等会计档案的输出打印方面应注意：现金、银行记账凭证及日记账应按日打印，经审核无误的现金及银行相关的原始凭证或手编凭证当日输入计算机并打印出日记账，以保证现金、银行业务的当日清，现金、银行账经出纳审核、核对无误后，由出纳和主管会计签字盖章，按日装订成册，年终将各月现金、银行日记账顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。转账凭证包括手编凭证和机制凭证两种，有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证或手工编制的记账凭证输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，并与手编凭证同样装订成册，妥为保管。科目汇总表、账簿打印时间一般为：现金银行日记账每天打印，银行余额调节表每月打印一次，总分类账和各种明细分类账每月打印一次，现金、银行存款、转账记账凭证的科目汇总表每本打印一次，并同该本记账凭证一起装订。会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经有关财会人员审核无误后签字生效。由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并要求操作人员在打印输出的账面上签字盖章，财务主管签字盖章认可。
2.重视财务数据备份管理。在日常工作中，应准备三套软盘循环使用，隔日进行备份；也可根据各单位业务量的多少，选择时间间隔进行数据备份，但至少应一星期进行一次数据备份，半个月刻录光盘一次，以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。机内凭证及总分类账、明细分类账、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。
3.做好会计档案保管工作。首先，在会计档案存档手续上，打印输出的凭证、账册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管；其次，为保证备份数据的安全，备份软盘必须贴上写保护标签装入盘套，放进硬盒，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所；第三，由打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案，按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理；第四，随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件，和以上软件的备份磁盘，作为会计档案保管；第五，各类会计档案的出借，均必须经过会计主管审批同意并签章，如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性，应制作该备份磁盘的复制件，使用复制件进行操作。另外，还必须加强会计档案的保密工作，任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘等的行为，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。
二、做好电算化会计档案的整理与再利用
电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。它能通过整理可以利用历年 的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据，另外还可以得出本单位、本部门、甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势，使决策者在遵循市场经济规律的前提下，制定出适合自身发展的行为规范，改善经营管理、提高经济效益。同时，我们还可以利用会计电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型，建立一整套比较完善的决策支持系统，以实现会计电算化会计档案的再利用。
