IRO在委托书征集中所采取的应是与投资者关系路演和买方推介演讲等活动相似的手段，区别只在于公司试图影响的是股东投票的结果而不是公司出售的结果。
美国的股东委托书征集季节（proxy season）或许没有政治选举的精彩纷呈，但也不乏戏剧效果。需要股东投票决定的议题或许相对简单，但有时也需要他们就有争议的并购案或事关公司命运的改革等重大议题进行投票。
当需要对公司管理上有争议的议题进行投票时，IRO们所扮演的角色就像是民调专家。凭借其长年在华尔街耳濡目染的敏锐，他们各个都是这方面的行家里手。这类投资者关系调查的目的往往要确定三件事情：哪些人支持管理者；哪些人反对管理者；更重要的是，哪些人没有表明态度。 在IRO鉴别出股东中悬而未决的选票（swing votes）后，公司管理者就可以集中时间对某些特定的股东群体施加影响。因此，在将分歧变为有利结果的过程中，IRO们的确是功不可没。
而在竞选董事时，投资者关系人员通过调查以往的投票记录就能轻易地得知管理层的支持者和反对者。但即便掌握了这些信息，投资者关系人员仍需影响相当数量的股东的态度。
尽管越来越多的公司已逐渐意识到心态公正地去听取股东意见的好处。但仍有一些公司在投资者抱怨时闪烁其辞，还有一些公司提前讨论争议，希望以此最大限度地降低进行无记名表决的可能性。
例如，辉瑞制药已向公司的顶级投资者发出邀请，希望就管理人员的薪酬方案进行解释。为回应几个与其绩效相关的重要问题，戴尔也发布公司的投资者关系博客。而美国证券交易委员会（SEC）一直致力于推广“非正式交谈”的概念，希望让股东的网上论坛成为一个公司与投资者分享想法和意见的媒介。
采用这些沟通工具来与投资者建立信任的公司也许会发现，这些手段帮助他们在委托书征集季节里消除了很多与股东之间的误解。委托书代理公司——乔治森（Georgeson）公司主席大卫。朱克（David Drake）评论说：“公司目前更希望将与管理有关的问题在幕后解决，而不是直面股东的怒气。”
获得成功的要领
但有时委托书征集的结果会带来直接的交锋。委托书征集代理商都坚信IRO在委托书征集中所采取的应是与投资者关系路演和买方推介演讲等活动相似的手段，区别只在于公司试图影响的是股东投票的结果而不是公司出售的结果。业内人士认为IRO面对委托书征集季节需注意两个问题：
寻找投票股东要未雨绸缪
由于股东可能拥有上百家公司的表决权，IRO要在委托书征集季节联系到他们是很不容易的。“如果我尝试去找到表决人，我会在非委托书征集季节完成这些工作，”斯科特说。“一旦完成这项工作，你就可以确定表决者所能发挥的作用，达到事半功倍的效果。”
股票监督公司通常会提供从事股东权益运动的对冲基金的历史卷宗。上述基金曾对公司发出的怀有敌意的信件也能在相关监管部门的文件中找到，这些文件往往表明了这些基金的经营哲学。尽管有时会揭发公司管理的黑幕，对冲基金并不一定是公司的威胁。 “很多对冲基金根本不参与表决，” 舒尔曼解释说。“我对他们是否真正关心公司治理表示怀疑。”
在对潜在投票者大概了解之后，IRO真正的工作才刚刚开始。舒尔曼介绍说，“你可以在委托书存档对某个机构进行公开的拜访。也可以通过匿名的方式了解其会如何投票；或你能如何劝说其同意公司的决定。”
上述工作的目的是用温和的方式让股东放弃异见，从而得到对管理层有利的投票结果。但朱克警告从事投资者关系工作的人员：“小心不要过多地骚扰表决人，让其对议题失去同情心。”
顾问公司的背书效应不容小觑
IRO需要持续地关注委托书顾问公司。曾对雅虎、摩托罗拉等公司发难的投资人艾瑞克。杰克逊（Eric Jackson）就经常游说RiskMetrics（前机构股东服务商）、Glass Lewis和委托书治理等顾问公司。这些顾问的意见对投资人来说通常极为重要，对IRO们来说自然也不容忽视。
“我们对所有来自与董事会或公司秘书的联系都持开放态度。我们欢迎一切真正的参与，” 康涅狄格州退休计划与信用基金的助理财务总监米雷迪。米勒（Meredith Miller）评价说。
但米勒同时指出很多公司没有善用机会。她评论说：“我们很少接到询问我们如何对管理方面的决议进行投票。通常公司会雇佣委托书服务商来处理这些事务。但在近几年，我发现这类服务商处打来的电话越来越少了。”
应对委托书征集的四个步骤
针对IRO面对委托书投票时具体的行动计划，著名投资者关系顾问公司——Ashton合作伙伴公司提出了四个步骤：
第一步：确定股东的投票政策
制作一个包涵公司顶级机构投资者信息的电子表格。表格中应该列清投资的方式（例如是价值、成长还是指数投资）。接下来，对其他投资者的投票准则进行研究，以便发现他们会如何对目前的问题进行投票。为此，IRO找出以下几个问题的答案：
* 该投资者对须表决议题是否有具体的投票政策？
* 他们的机构中是否有已成文的规则？
* 投资者会对需投票的议题进行具体分析吗？
* 他们会遵照机构股东服务公司（ISS）的意见进行投票吗？
越来越多的公司开始在公司网页上发布投票政策，因此IRO可以从中找到上述问题的答案。而且SEC也会对某些投资者的投票政策进行存档。
第二步：识别无法识别的投票者
在确定顶级投资者的投票策略之后，投票股东可以按照其态度分为以下四个类别：
* 对某个议题投赞成票；
* 对某个议题投反对票；
* 遵照ISS的建议进行投票；
* 根据个案进行投票。
IRO可以马上辨别出前三类股东和他们如何进行投票。但如果该公司是以个案为基础进行投票的，IRO则需要对其投票的决定从三个方向进行调查。
* 不管该股东是一家公司还是一家持有本公司股票的个人共同基金，都可以查看其过往的投票记录。
* 查看机构发言人在媒体上发表的关于其投票行为的言论。
* 直接给管理公司股票的资产管理人或分析师打电话。
第三步：结合ISS的建议进行分析
许多公司，特别是那些单纯依赖数据分析和指数投资者往往会依据ISS意见进行投票。另外，一些自称会以个案为基础进行投票的公司也经常会听从ISS的意见。
IRO可以从过往的投票记录了解到ISS的建议。但在投票记录、媒体报道和直接的电话询问都无法了解一家公司的投票倾向时，IRO可以将该投资者认定为“悬而未决”的投票者，这样的投票者可能会成为管理人的支持者。
第四步：影响“悬而未决”的投票者
就像军医将在战争中用治疗类选法（triage process）将伤员分成三组一样，我们可以将“悬而未决”的投票者也划分为三类：
* 投管理者反对票的人；
* 投票支持管理者的人；
* 还未作出决定的人。
之前的两类就不用耗费IRO的精力和管理资源。对第三类投票者，投资者关系和公司管理者干预是可以影响其投票结果的。
在与该类投资者联络之前，需要确定一下这种接触的必要性。如果超过半数的股东已经就某一种态度达成了一致，这样的接触显然没有必要。但如果40％的股东投票反对管理者，35％表示支持，而另25％的投票者态度不明朗，管理者就需要为那25%悬而未决的选票花费时间和精力。这个过程和一般的投资者拓展并无不同。公司管理者需要直接与股东对话，告诉他们为什么他们的喜好对公司来说是最好的决定。
