根据国家税务总局《关于修订<增值税专用发票使用规定>的通知》（国税发[2006]156号）相关规定，一般纳税人取得专用发票后，发生销货退回、开票有误等情形但不符合作废条件的，或者因销货部分退回及发生销售折让的，购买方应向主管税务机关填报《开具红字增值税专用发票申请单》。
《开具红字增值税专用发票申请单》所对应的蓝字专用发票应经税务机关认证。若认证结果为“认证相符”并且已经抵扣增值税进项税额的，一般纳税人在填报《开具红字增值税专用发票申请单》时不填写相对应的蓝字专用发票信息。若认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专用发票代码、号码认证不符”的，一般纳税人在填报《开具红字增值税专用发票申请单》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。
《开具红字增值税专用发票申请单》应一式两联：第一联由购买方留存；第二联由购买方主管税务机关留存。《开具红字增值税专用发票申请单》必须加盖一般纳税人财务专用章才可生效。
主管税务机关对一般纳税人填报的《开具红字增值税专用发票申请单》进行审核后，出具《开具红字增值税专用发票通知单》。特别注意的是《开具红字增值税专用发票通知单》应与《开具红字增值税专用发票申请单》一一对应。
《开具红字增值税专用发票通知单》一式三联：第一联由购买方主管税务机关留存；第二联由购买方送交销售方留存；第三联由购买方留存。《开具红字增值税专用发票通知单》必须加盖主管税务机关印章。并且应按月依次装订成册，比照专用发票保管规定进行管理。
购买方必须暂依《开具红字增值税专用发票通知单》所列增值税税额从当期进项税额中转出，未抵扣增值税进项税额的可暂列入当期进项税额，待取得销售方开具的红字专用发票后，与留存的《开具红字增值税专用发票通知单》一并作为记账凭证。如果经认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专用发票代码、号码认证不符”的，不作进项税额转出。销售方凭购买方提供的《开具红字增值税专用发票通知单》开具红字专用发票，在防伪税控系统中以销项负数开具。