产品出库单据流转系统的设计
产品出库管理对制造企业来说是一个非常重要的环节，而产品出库管理中单据传递系统是关键。产品是根据单据发出的，帐款是根据单据计列和收取的，失去了单据，则控制就失去了依据，票据传递系统由许多传递链条或传递环节所组成，这些链条和环节分别由不同的人员或部门担任，一环接一环，环环相扣，缺一不可。每向前传递一步，就对上一步的传递工作进行核查一次，以保证传递系统、传递结果的正确性。
我们针对我公司现行的产品出库流转系统进行测试并对其存在的缺陷进行了修订，原则是以现行出库程序为基础，风险成本与控制成本相结合，对现行系统中进行改进，提高票据传递系统的有效性和完整性，减少内部控制的失控点。
一、切入点及方法的确定：
1、以某月末财务产成品财务帐面数为基准，汇总各环节发出商品数据，以等式“财务帐面数=仓库帐面数-发出商品数”确定帐帐差异。
2、通过对出入库各环节原始票据传递程序的调查，绘制现行产品出入库流程图及改进后的流程图。采用穿行测试法，对财务已确认收入和发出商品业务抽样，在整个循环系统各环节进行测试。
二、整个循环系统过程的测试及修订。
1、产品出库流程系统性缺陷。
⑴、我们在调查产品出库流程中发现，作为会计核算依据的出库单⑥记帐联（出库单共6联：1联销售统计存根；2联仓库附卡片；3联运量统计；4联装箱单；5联结算明细；6联财务记账；7联随货同行）没有进行全过程系统循环，而是在循环初始阶段（出库单财务签章）后留存财务部门。其优点避免了出库单⑥记帐联传递过程中的丢失。缺点是会计核算的原始依据中缺少提货人、保管员的签字，不利于对出库系统的监控。造成系统关键点的责任空白。
由于其他环节出库单管理缺少系统性和安全性，无法取得有效证据。因此，纳入会计系统的原始资料，填制齐全、完整是必要的。
针对上述问题，修改如下：
出库单财务签章后，出库单⑤结算联留存财务部门，出库单⑥记帐联连同其他联次进入全系统流转，经仓库发运签字后，转回财务部门与其他联次核对后开具发票，出库单⑤结算联与发票交客户，出库单⑥记帐联财务入账。
由公司办理发运的业务，办理发运业务的人员在提货栏签字；客户自提或销售人员送货的业务，客户或销售人员在提货人栏签字。另外仓库保管员必须在出库单保管员栏签字。
出库单⑥记账联参与全过程流转后，财务部门能有效控制产品出库流程，保证会计资料的完整性，有利于公司对产品流转的跟踪，明确工作责任。
⑵、发出商品的控制缺陷
在测试产品出库流程中发现，发出商品的管理缺少衔接和控制。发出商品只在财务部门进行统计，仓库提供的月报表出库数据与财务资料没有对应关系。销售统计侧重于对当期纳入营业收入部分的核实。对当期产品出库量数据缺少环节制约，虽然在现行实物周转系统中没有发现重大问题，但出库量各环节的统计误差、票据丢失造成帐帐不符问题没有控制。
修改如下：
①、为加强对当期出库量的有效控制，财务部门核准月末发出产品量，作为核对下月当期出库量的基础。财务部门根据下列等式，确定本环节当期出库量，与仓库月报表进行核对。
当月出库量=本期销售收入数量+本期末发出商品数量-上月末发出商品量
销售统计人员月末在统计当期销售收入量同时，统计期末发出商品量，并将根据资料与财务部门核对，发现差异当月落实，查明原因。
通过上述环节的数据核对，能够对当期产品出库进行有效制约，及时发现问题，保证现行工作质量。
②、避免滞留在发出商品的销售业务长期无人解决，为维护债权安全，建议在财务部门设立信息反馈系统。
对在系统循环中，超过1个月，出库单⑥记账联没有传递到财务部门的业务，财务部门根据留存的出库单③运输联，对生产厂下发“产品出库督办单”，生产厂应在5天内予以处理并书面说明。
对滞留在发票开票员环节，已超过3个月的发出商品，财务部门向生产厂下发“结算督办单”，限10天内处理完毕，因特殊原因，不开具发票结算是合理的情况下，生产厂出具书面说明，明确结算时间和责任人员。
⑶、现货库出库单管理缺陷
在现货库发货流程调查中发现，由于现货库的特殊性，空白出库单1-5联提前加盖发票专用章，方便客户及时快速办理结算业务。测试发现，对已签章出库单管理控制不够严密。
针对以上问题，修改建议签章空白出库单在控制在一定份数的同时，并由签章人员记录编号，领取人签字。现货库销售人员月末编制销售月报表，报表内容按出库单编号顺序，填写出库单编号、货款金额，作废出库单注明作废字样。除仓库、销售统计、客户留存联次，其他不需用的出库单及客户不需要的发票一并转交财务部门管理。
2、产品出库流程执行性缺陷
（1）、通过对产品销售环节测试，我们发现未进行发票结算的出库单⑥记账联分别滞留在不同环节，主要是前期票据传递程序调整遗留问题，影响了发出商品统计数量准确性。
根据系统性缺陷修改意见，上述问题能够避免。出库单⑥记账联参与系统周转，出库单⑤结算联作为发出商品统计依据。需要做好改变票据传递程序前后票据的管理和衔接。
（2）、在各环节测试中发现，大量产成品出库单传递由销售员经办，存在出库单滞留在业务员手中的情况，并存在票据丢失的风险。销售人员发货申请（发货通知单）是否合理缺少控制。
为明确责任，建议：随着生产厂生产能力提高和合同按期交库，出库单传递过程应由销售内勤人员负责，有利于提高工作效率和系统安全。为加强对发出商品安全控制，对销售人员要求的发货申请（发货通知单），应有部门经理或合同管理员批准，作为开具出库单的依据。
(3)、冲回的红色出库单开具不够规范，审计过程中发现，发出商品中存在红色出库单长期未进行处理的情况，红色出库单没有说明原因，开票员在出库单上只注明原出库单号。
建议：开具红色出库单应由经办人出具书面说明，随出库单⑥记账联在财务部门留存，纳入会计核算原始依据。
(4)、现货库产品销售业务中，发票开票员代收货款，货款一般在当天或第二天到资金科交款并办理发票结算手续。通过现场观察，发现出库单开票员不在时由发票开票员代开。根据内控程序有效性要求，开票与收款岗位应严格分离。建议现货库销售人员应进行合理分工，专人负责收款、空白票据的领取和核销，与开票人员职责分离，形成内部制约机制。当天收到的货款尽可能当日上交财务部门，因时间限制当日无法上交的，送保卫部暂存，保证资金安全。
(5)、由于现行七联出库单主要按公司办理发货设计，实际销售工作中，一些联次提前退出出库流程，如：用户自提业务的发运联。造成流程各环节滞留大量无效单证。为保证系统的严密性，建议出库流程结束后，无效单证随出库单⑥记账联转财务部门，由财务部门统一处理。
附件：产品出库单传递程序（修改后）
1、出库单开票员根据发货申请开具①—⑦联出库单，留存第①联(存根)销售统计使用，②—⑦联交销售人员办理出库。
2、销售人员将出库单②—⑦联转财务部，由销售员在出库单③联（运输）、⑥联（财务记账）签字，经财务出纳员审核无误后，加盖发票专用章，并留存③联、⑤联（结算明细），其它联次交销售员办理出库手续。
3、出库单转仓库办理发货时，保管员、提货人在出库单⑥联签字。仓库不得滞留不能办理出库的出库单票据。
客户自提或销售员送货的业务，由客户或销售员在出库单⑥联提货人栏签字；发运员办理托运的业务，由发运员签字。
上述手续完备后，销售员将出库单⑥联交财务部。
货物出厂时，出库单⑦联（代出门证）交门卫查验，并加盖出门章。每天次日，由保卫部将前一天收到的出库单第⑦联转交财务部。
4、财务部根据签字返回的出库单⑥联、留存的出库单③联、⑤联核对后开具发票，出库单⑤联与发票交客户，出库单⑥联为记账依据。出库单③联留存备查，与出库单⑦联复核。
5、出库单财务部签章后发生变更或发现错误，尚未办理出库的，由办理出库的销售人员负责收回出库单全部联次，转财务部审核，加盖作废章后，由各分厂保管。
已办理出库手续，因退货需要开具红色出库单冲回的，经办人出具书面说明，分厂领导签批后，随红色出库单交财务部，作会计核算依据，其他手续按正常程序办理。不涉及货物出入库程序的出库单变更，销售人员应出具书面说明，变更的出库单，财务部签章后留存，退出出库程序。
6、在出库程序中，已超过一个月，出库单第⑥联没有传递到财务部的，财务部根据留存的出库单第③联，下发“出库督办单”，分厂应在五天内予以处理，说明原因。出库单第⑥联已转财务部，超过三个月没有与客户结算的，财务部下发“结算督办单”，分厂应在十天内处理完毕。因特殊原因，暂时不能结算的，分厂出具书面说明原因、措施及时限。
出库单在传递过程中造成丢失的，经办人出具书面说明，详细说明收货单位、出库单编号、产品品种等，经所在单位确认后，报财务部、仓库、保卫部备案。
7、现行七联出库单主要按公司代办托运设计，实际销售过程中，出库单部分联次提前退出出库流程，对出库程序中不发挥作用的联次及客户不要的票据随出库单第⑥联转财务部统一管理。
