关于出版社稿酬管理的若干思考
在国际金融危机阴云未散的经济背景下，随着国内文化事业单位转企改制的纵深发展，面对数字出版的风起云涌等诸多客观因素，传统出版行业间的竞争日趋激烈。出版社如何能在逆境中屹立不倒，保持长久的可持续发展，是管理者正在面临的现实问题。盈利并保持利润的稳定增长是企业需要锁定的重要目标。每一本图书的利润构成了出版社财务报表中的“主营业务利润”。利润与成本此消彼长，为了获得更多的利润，有必要对图书成本进行监控和管理。稿酬作为出版社图书成本的重要组成部分，其实际支出一般可以占到图书全部生产成本的25%左右，由此突显出加强稿酬管理的重要意义。
稿酬管理工作中存在的问题
（一）出版合同管理方面的问题
1、在一些出版社，出版合同签订完毕，在涉及执行合同的几个相关部门登记之后，版权部门即将合同固定存放，即便是将合同的重要条款录入计算机，也只是起到电子文档的作用，至于合同是否已在规定的时间内付款、合同是否已经到期，在合同期外如果继续出版是否需要与对方签订补充协议等类似问题，合同管理部门不能完全做到主动掌握情况。在责编请求支付稿酬，或者编辑本人，或者下一环节的审核者常会发现类似的“潜伏问题”。
2、出版合同管理部门的协调、统筹工作不尽完善。在采取版税结算的方式下，这一问题尤为突出。按照版税制的国际惯例，绝大部分国内的版权合同会明确按照销售册数结算版税，但由于出版社无法向著作权人提供相关的销售报告等信息，出版社只能按照印刷册数计算版税，在销售册数远远低于印刷册数的情况下，两种计算方法将产生较大差额，由此会增加出版社当期的现金流出。一方面出版社要为此类图书承担全部稿酬，同时由于不能实现销售，也会因此而增加库存成本；另一方面，作者却分文不少地拿走全部印刷数量的稿酬，双方利益显然不对等，有悖于版税制的根本原则。
3、面对歧视合同，我们要学会说“不”。国内一些出版社会出于某些考量，或者为抢占某类图书或工具书的市场，或者为垄断某些国外大品牌的出版集团在华版权，不可避免地签订明显的带有“不平等条约”的版权合同。明知是亏本生意，也还是要做。从财务核算的角度看，这种做法并非明智之举。任何不考虑产出的投入，是盲目的投入，不仅不会为企业带来收益，还会给“利润”指标拖后腿。比如：按照市场销售的预期，某种图书最多印刷5000册，但著作权方为了保障己方利益，在出版合同中要求每年要按5000的册数结算版税。如果签订了5年的合同，出版方将要付出25000册的版税，但实际销量可能还不到5000册，差额20000册版税的成本不是小数目，一本书的利润就这样无声无息地被吃掉了。
（二）编务环节存在的问题
1、编务系统。就与稿酬管理相关的编务系统而言，它不同于在出版社已经实施多年的财务系统或者发行系统，对于编辑而言，ERP编务系统开创了全新的编务管理模式，由此也会出现一些新的问题。在“纸质”和“电子”稿费通知单并行使用的阶段，在编务系统中，选题漏报或者重报的情况时有发生，没有书名或者书名重复，都会使稿酬结算工作“搁浅”。“作者资源库”是与稿酬结算有重要关联的一个模块。每一本需要支付稿酬的通知单，都必须提供合同规定的著作权人信息，以便财务部门结算和支付稿酬。作、译者信息由责任编辑负责录入到编务系统，编辑信息录入不及时，财务部门就不能按时结算稿酬，由此造成合同的延误支付，作者会产生不满情绪。
2、有些责任编辑的“责任”意识有待加强。责任编辑除了要对稿件本身负责、对读者负责外、也要对作者负责。拥有一个扎实、稳定的作、译者队伍，是保证出版社健康发展的基础，但有些编辑在给作、译者开具稿酬通知单时，经常出现人名和身份证号码不匹配或者作者姓名、身份证号码填写错误。稿酬的个人所得税由出版社代扣代缴，之后，还需将代扣代缴的明细清单向税务局进行纳税申报，如果身份信息有误，不仅影响财务部门的纳税申报的工作进度，更会给作、译者在年终进行纳税申报时带来不必要的麻烦，从而影响出版社的信誉，更甚者有可能失去优秀的作、译者。
（三）财务结算和支付方面的问题
1、针对出版合同的履约意识有待提高。财务人员整日埋首与数字打交道，虽然在经年的工作实践中已将“实事求是”、“准确无误”、“不做假账”等职业规范深入骨髓，但是，在执行出版合同的过程中，也会出现履约意识薄弱的问题。有些出版合同会规定在合同正式生效起若干日内，向著作权所有人预付稿酬，待各项审批手续齐备后，财务经办人员由于各种原因，没有在合同规定的时间内付款，给有关各方造成不必要的误解。再如，一些国外出版社对我方的汇款各有不同的具体要求，有些需要付款时填上发票号，有些要求写上书名、ISBN号，还有些要求付款后传真付款证明等，这些财务部门在办理汇款时，时有出现遗漏现象。如果付款时未能按出版合同的要求履约，可能造成双方误解，也可能导致该汇款不能被对方记入到自己的信用记录中，损害了出版社的信誉和形象。
2、财务部门稿酬核算岗位人员的“把关”能力有待提高。有时，一本书的稿酬由几个著作权人共享，但每人的分配比例不同，责任编辑在未注明的情况下，稿酬岗位的经办人员若没有审查合同，会将作、译者应得的稿酬计算错误。再如，有的图书在出版前，发生过预付稿酬，在正式结算稿酬时，财务经办人如果没有认真审查合同条款，又忽略了系统的提示信息，也会造成稿酬的计算错误。由此可见，稿酬核算岗位的职责，除计算稿酬外，一定要对责任编辑开出的稿酬通知单比照出版合同进行审核，保持应有的职业谨慎，严格把好稿酬核算这一关。
关于稿酬管理工作的几点建议
（一）出版合同的履约工作应以版权部门为核心
履约工作是一项长期、动态、细致的工作，因此需要多个职能部门协同完成，才不会出现疏漏。出版社应该建立以版权部门为核心的履约流程。即版权部门归集全部国内、外的出版合同，然后将合同发送至各有关部门进行登记，同时需要向外方提供的信息或图书制品等也由版权部门从各部门收集而来，再由其发送至著作权人。对于整个履约过程而言，版权部门既是履约过程中各部门之间的联系人，又是统筹出版合同的管理者。在版权部门的统筹下，各有关部门应予以配合。尤其是在版税这一支付方式下，出版社需要向著作权所有人定期提供相关的结算报告，这一任务应由版权部门负责协调。做到及时联系出版部门取得印数信息，联系发行部门获取销售信息，继而由版权部门有关人员向著作权人提供印刷和销售以及财务报告。只有全社统一思想，重视履约问题，各部门权责明确，不互相推诿责任，才能实现良好的履约。
（二）涉及稿酬管理的ERP信息系统及财务稿酬核算内容需要不断完善
1、版权合同的管理应并入ERP系统，以保证稿酬管理工作源头数据的完整性。有关人员将出版合同的各项条款录入ERP系统后，就可以根据各种有效信息，通过在系统中设定自动提示功能，将接近付款时间但仍未支付的出版合同和即将到期需要续约的出版合同设置为近期待办事项，有关人员只需经常查询是否有待办事项，即可随时掌握涉及履约的各种细节问题。
2、编务系统应力求结构清晰、易于查询，实现更多的用户自定义功能。系统需要明确设定各层级使用者的权限，才不会造成选题或者其他信息的重复录入或遗漏。作者资源等类似的数据，可以将检索权限开放，作为共享信息使用，避免出现同一个作者的信息被几个责任编辑同时保留，数据共享后，既可以节约系统资源，又可以使稿酬结算环节提高工作效率。随着编务系统的深入开发，责任编辑在系统中填制的稿酬支付通知单经过各级领导电子签名后，可以将其直接打印，以此作为财务部门审核和支付稿酬的原始凭证。编务系统的不断完善，既可以避免各种疏漏，又能够使信息一目了然，保证了稿酬核算与支付的及时性和准确性，从而更加有效地开展稿酬核算与管理工作。
3、财务系统中的稿酬核算需要涵盖全部出版合同，才能保证单书稿酬成本数据准确、完整。一本从国外购买版权的图书，其稿酬成本不仅包括支付给国内作、译者的翻译费，也应包括向外方支付的版权使用费。这需要在财务系统中，分别设置国内稿酬和国外版税两种情况分别核算。在图书首次入库的当期，即使没有实际发生稿酬或者国外版税的支付，我们也应在“应计生产成本”科目中将与入库图书对应的国内稿酬与国外版税合计进行预提，而不是仅仅预提国内的稿酬。
4、为保证稿酬核算与管理工作的顺利进行，应该加快ERP系统中编务、印务、财务、发行各个子系统之间无缝衔接的工作进度。系统实现真正的无缝衔接后，责任编辑可以随时了解图书的印数和销售情况，并据此开具稿酬或者版税的结算通知单。版权部门向著作权人定期提供的销售报告或者财务结算报告，也依赖于高度共享的系统信息。这样版权部门就可以通过系统设定，选取某本图书特定报告期的来自发行系统的销售数量，以及来自出版部门的印刷数量，财务部门根据编务系统显示的销售数量，进行版税的结算与支付。版权部门将上述各个子系统的信息打包处理后，就可以向著作权人发出报告，完成一本图书的全部履约过程。