在会计电算化管理工作中如何做好内部控制

　　摘要：通过分析会计电算化对内部控制的影响，提出在会计电算化工作内部控制应采取的对策与措施。

　　关键词：会计电算化；内部控制；对策与措施

   1会计电算化与内部控制概述

　　会计电算化是指将电子计算机技术应用到会计工作中的现代化管理模式，是用电子计算机替代人工记账，以财务软件为工具，以会计为语言，进行人机对话，由电子计算机对会计数据进行处理，并打印输出会计账簿和报表的过程，在会计电算化与手工记账初级并行阶段，还有一个打印、保管会计凭证的过程；内部控制是指为提高会计信息质量，确保会计信息的准确可靠，合理保证单位经营管理合法合规，保护财产物资的安全和完整，贯彻管理方针，提高管理效率和效果，促进企业实现战略目标，以职责分工为基础所设计实施的对内部各种经济业务活动进行约束和协调的一系列控制方法、措施和程序，是一种内部管理制度，包括内部管理控制和内部会计控制。会计与控制是不可分割的，会计电算化的内部控制则是内部会计控制的特殊形式，会计电算化的实施推动了企业信息化的发展，给企业内部控制制度的建设带来了一定的推动，而内部控制又关系到工程建设有序健康地进行、工程物资的安全完整，关系到会计系统对工程建设活动反映的正确性和可靠性。财政部颁布的《内部控制规范》指出：“企业应当加强会计信息化工作，并对其工作流程进行有效控制，电子信息技术控制要求运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统，减少和消除人为操纵因素，确保内部会计控制的有效实施，应当重视信息系统在内部控制中的作用”。

   2会计电算化对内部会计控制的影响分析

　　在会计电算化中，由于会计处理高度集中在计算机系统，其处理高度自动化，会计信息主要载体变为磁介质。与手工核算相比内部会计控制发生了很大的变化。

   2.1内部控制的形式发生了变化。

   电算化会计与手工会计对会计信息的控制有很大的不同，我们通过以下分析了解会计电算化核算下内部会计控制形式的变化。

   电算化会计工作流程：原始凭证→授权批准→财务审核→对合格原始凭证进行凭证输入（制单）→电算化审核→计算机系统处理→账表输出。从流程可以看出，实行会计电算化后会计账务的集中化处理，除原始数据的收集、审核、编码、输入由会计人员操作外，经济业务的记录和加工、会计报表的生成和查询等工作都可以通过计算机完成，这种数据处理的集中性使手工条件下的一些控制措施，在计算机会计中没有存在的必要，比如编制凭证汇总表、科目汇总表等试算平衡的检查，总账、明细账、日记账进行平行登记，在会计电算化中由于核算程序的变化，这些控制已失去了其真正的意义，其次，手工会计中的一些平衡检查在会计电算化中将移入计算机系统内部，通过计算机程序体现出来，如记账凭证的借、贷平衡校验；账户中期末余额、期初余额、本期发生额的检查；各核算业务模块间数据的核对；报表数据的勾稽关系检查、会计衡等式的检查等。因此手工条件下行之有效的会计内部牵制制度，有部分在电算化条件下已难以发挥其作用。

   2.2内部控制的内容发生了改变。

   会计电算化系统是一个人机交互系统，再加之计算机系统更具有隐蔽性，因此，其控制的内容更加复杂。大致概括为以下几方面：会计电算化人员岗位的重新分工和新的内部牵制；系统安全控制以及系统开发、修正、系统资料文书化控制；系统的组织和操作管理控制；系统的输入、输出控制、处理控制等。

   2.3内部稽核方式发生了一定的变化。

   手工会计信息系统中，每一笔经济业务的处理都需要经过多重手续，严格遵循有关的制约监督机制进行操作，如业务经办与授权批准、收付款项与会计记录的分离等，必须经过严格的审核复查机制，会计人员之间的联系是直接的，因而很自然地形成严密的内部牵制制度，在相互牵制、相互核对、检查监督等重要措施的实施过程中，包含大量的信息提取、传输和校验等工作。实行电算化、ERP系统后，其工作的自动化、控制的程序化，各种手续都由计算机自动处理、统一执行，会计工作的分工、岗位职责、权限也发生了变化，许多业务处理程序被大大简化，会计人员无法、也不需直接参与和控制，一些内部牵制措施没有存在的必要，部分经济业务从发生到会计记录的整个过程都是自动完成，会计只需最后对相关数据作出加工、分析、采用，让高层据以作出决策。

   2.4内部控制的重点发生了变化。

   在电算化环境下，除了人这个执行控制的主体外，许多内部控制方法主要通过会计软件来实现。因此，在计算机会计中，控制的重点已不再仅仅是人，而变成了人工处理控制、原始数据进入计算机控制、会计信息输出控制、人机交互处理控制、计算机系统之间连接控制等多方面。

   2.5会计信息存储介质、存储方式的改变。

   在手工会计核算下，会计数据的存储介质是纸介质，企业发生的经济业务均记录于纸张之上，会计数据所用的文字、符号直接记录在纸上，纸张上的数据形成会计人员所熟悉的会计凭据原件，这些纸质原件的数据若被修改，则容易辨别出修改的线索和痕迹，各不相同的笔迹可作为控制的手段。

   但是，电算化系统下原来纸质的会计数据以肉眼无法识别的形式被直接存储在介质上，很容易被删除或篡改并可做到不留痕迹，从而失去了直观性。手工会计信息系统中易于辨认的审计线索，如笔迹、印章等在电算化环境下已无处可寻。此外，手工核算下，记录在凭证、账簿、报表等纸介质上的会计记录其勾稽关系较为明确，而在电算化环境下，由于会计记录被存储在磁盘、软盘等磁介质上，不宜实施签字、盖章等手段，而且磁介质很容易被改动，由于在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹，这样就很难辨别哪一个是业务记录的“原件”。

   从以上分析可以看出，会计电算化使会计内部控制体系出现了一系列变化，许多传统的会计控制方式失灵了。

   3在会计电算化下内部控制应采取的对策与措施

　　通过会计电算化的实践表明，计算机本身处理出错的可能性很小，但人为造成出错，甚至舞弊的现象难以避免，而且一旦出错、甚至发生舞弊，则损失巨大，因此，非常有必要采取相应的对策与措施。

   3.1明确职责分工，加强组织控制。

   职责分工首先是将电算化部门与用户部门的职责相分离，用户部门指产生原始数据的部门或人员。所谓组织控制，就是将系统中不相容的职责进行分离，即在系统中的各类人员之间进行分工，并以相应的管理规章与之配套。其目的在于通过设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制来保障会计信息的真实、可靠，减少发生错误和舞弊的可能性。

   电算化部门必须把职责分工同组织控制相结合，以实现职权分离，有效地限制和及时发现错误或违法行为，除了设置各要素的核算岗位外，还可将会计电算化岗位分为计算机会计主管、出纳人员、审核记帐、系统维护和数据分析、档案管理等岗位，同时要明确各岗位的责任制。岗位责任制的制定主要明确每个电算化岗位的职责，督促工作人员及时保证工作的完成并做好相应的记录，保证工作质量、杜绝舞弊现象的发生。工作人员的岗位安排除考虑每个人的工作能力外，还应该保证按照不相容业务相分离的原则，对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务，都不能由一人或一个部门经手到底，必须分别由几人或几个部门承担，同时规定系统开发人员和维护人员不能兼任系统操作员和管理人员等。进行这种职责分工的目的，是尽可能在电算化部门保持不相容职务（如业务授权、执行、保管和记录）的分离。内部控制的关键点就在于不相容职务的分离，如出纳人员不得兼任系统管理员，不得兼任记账凭证的审核工作等。

   3.2加强会计核算控制。

   会计核算结果是会计预测、决策和分析的基础，会计核算控制是防范和化解会计核算风险的重要环节，必须引起高度重视。从核算环节把关，必须保证业务处理合法、有效，账务处理的正确性、规范性，做到数据真实、完整和安全。会计核算控制内容包括：原始凭证经过审查，在录入处理前一切经济业务处理必须经过相应的权级审批，简明、准确、完整地填制与录入。不正确的业务更正与删除，待解决凭证单据的处理等都必须严格按规定进行，严格执行复核制度，充分保证计算机账务处理不错不乱。会计数据输出必须进行严格审核并签章，无论是静态审核，还是动态审核，都要仔细核对输出的账务凭证与实际发生的经济业务是否一致。

   3.3加强操作程序的控制。

   会计电算化除了对软件操作方面需作一定的内部控制设计以外，还要制订并严格执行操作管理制度，培训提高从业人员的计算操作水平及营造提高职业道德修养的氛围也是重要的问题，有效的保证会计电算化系统的安全运行，保证财务数据的安全性、完整性。

   操作管理制度一般包括：（1）操作人员的工作职责和权限。（2）预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施。（3）预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等未经核对而登入系统账簿的措施。（4）建立必要的上机操作记录制度。此外，在会计软件中还应设置防止重复操作、遗漏操作和误操作的控制程序。

   3.4加强系统安全控制。

   加强系统安全控制是为了保证计算机系统的安全运行，避免由于外部环境因素导致系统运行错误的不安全隐患。主要控制措施包括：明确规定上机操作人员对会计软件的操作内容和权限，杜绝未经授权人员操作会计软件，防止会计人员越权使用软件；操作人员身份的密码控制；操作人员离开计算机时，应执行相应的命令退出会计软件。财务软件应开发出相应自锁定功能，在一定的时间内若不做任何财务操作指令，则系统应当会自锁定，设置接触与操作的日志控制，各单位应根据本单位的实际情况，设专人保存上机操作记录进行“日志管理”；数据存储和处理相隔离，严格控制系统软件的安装与修改，对系统软件进行定期的预防性检查；工作环境保护则是为了尽量减少外界因素所致的计算机故障，以保障机器正常运行。

   3.5加强会计档案控制。

   实现会计电算化后，会计档案包括贮存在软盘、硬盘及光盘等介质上的会计数据和纸质形式的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算资料，会计档案管理工作就显得更为复杂些，应建立想配套的制度作保障。

   会计档案管理制度应包括：（1）实行会计电算化后的会计档案以计算机打印的纸质形式保存，保存的有关规定按《会议档案管理办法》的规定执行。（2）全套会计电算化系统文档视同会计文档保管，保管期限截止至该系统停止使用或有重大修改后的三年。（3）妥善保管存有会计信息的磁性介质或其他介质的措施。（4）科学规定会计档案的有关权限。如规定查询以前年度的会计档案应经有关人员批准等。（5）保证会计档案安全与完整的措施。

   3.6加强内部审计控制。

   内部审计既是企业内部控制系统的重要组成部分，也是强化内部会计监督的制度安排。在会计电算化中，由于是“人机”对话的特殊形态，因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。内部审计必须包括以下几方面：（1）对会计资料定期进行审计，检查电算化会计账务处理是否正确，是否遵照《中华人民共和国会计法》及有关法律、法规的规定，审核费用签字是否符合公司内控制度、凭证附件是否规范完整；（2）审查机内数据与书面资料的一致性，如查看账册内容，做到账表相符，对不妥或错误的账表处理应及时调整；（3）监督数据保存方式的安全、合法性，防止发生非法修改历史数据的现象；（4）对系统运行各环节进行审查，防止存在漏洞。

   实行会计电算化是实现会计现代化的重要保证及促进会计工作创新的一项内容。加强会计电算化的内部控制，有利于单位更好地组织会计工作，从而为单位财务管理、重大决策提供准确、及时的会计信息，提高组织的管理效率、经济效益。

   【主要参考文献】

　　[1]会计电算化工作规范，财会字[1996]17号。

   [2]企业内部控制规范，2010，中国财政经济出版社。