企业内部控制关键在决策上细心执行上责任心监督上狠心
当前,企业(尤其民企)的财务管理难做,老板常说会计管理无能,我觉得和企业会计地位有关,和会计的职能反映和监督(控制)有关,和老板及企业部门对内部控制认识有偏差,总认为内部控制是会计的事有关,现在很多企业内部管理不规范,内部控制薄弱,这是占大多数中小企业存在的问题,归结有二个原因:一、规模小的仅靠家族式在供应、销售等关键岗位用自己人,二、企业内部控制制度不明确不完善。
一、内部控制的过程是管理过程的提升
内部控制是企业为了保证业务活动的有效进行,保护资产的安全防止舞弊,保证会计资料的真实等所实施的政策和程序。从它的活动和目的看就是企业整体管理系统及方法,也是企业管理,管理是给方法通过他人做工作并完成任务,是科学是艺术,管理是招无定式的,每个企业有自己的特点,管理的基本过程是计划(目标方法)、组织(体系结构)、领导(指挥协调)、控制(评价监督)的过程,也是围绕目标工作,没有目标成不了管理。管理在内部控制上表现为决策、执行、监督的过程,但内部控制也存在局限性,表现在管理中有成本效用的问题,执行中人为无效等。内部控制表面上看从数据入手是会计的事情,但内部控制的决策、执行、监督相分离是整体的管理过程,更是管理的提升,绝非仅会计工作。
二、企业内部控制的决策
许多企业在内部控制决策上,存在目标不明确不细化,方法不科学,不适合企业要求的问题,表现为企业内部控制过粗无明细的规定,缺少科学性,实践性,现在企业虽然制定好多规则,但几乎是照搬他人企业制度的,天天在墙上挂着,好看不好用。 原因是多方面的,有管理决策者水平不高,又企业内外环境复杂,对企业过程没有深刻了解所制定的目标不适合企业要求,企业形式多样,难有统一的企业制度范本等。例如:同心房产集团由于没有月度工程预算,会计无法控制成本,仅是核算当月成本,虽然也制定各种财务、材料制度,但过于粗糙执行时常违规。对分公司无明确细化的考核标准,在工作上分公司经理对材料消耗不关心。对材料管理职责不细化,都要材料科管理难的,实际上建筑材料管理责任在施工的。这些正是决策不细化,目标不明确等造成的,决策是内控的开始是管理大厦的基础。
对待决策上我们应该有高度事业心和细心:正确的决策是要深入企业过程,按企业组织系统生产特点制定适合本企业的目标制度,包括预算、定额、工作流程、人员、业务、财务、职责、考核监督等明细化的目标,又管理是通过各种程序单据进行的,需有明确目标的单据,正确分清各过程人员责任,就是要明确做什么,怎么做,有谁做,做的结果如何。清楚的目标方法使他人做事前心里明白。在决策工作中可用内部会计控制制度、责任会计、责任预算、会计信息系统、绩效考核制度、财务指标分解、财务投资分析、报表分析等会计手段帮助制定科学明细的目标。决策人应有高度的事业心,具备较高科学知识,丰富的管理经验,同时对决策工作认真细心很关键。
三、企业内部控制的执行
许多企业在内部控制执行上有领导不力责任不清的问题,企业生产过程是企业产品成本发生点,一切结果他们创造的,他们是企业目标最广泛最直接的责任点,他们执行好坏是负直接责任的,执行应按决策办,但事物总是矛盾的,在执行过程中,因决策不明确,执行地位不清,人为问题,职责混淆,工作主动性责任心不强,他们不会或难以自己监管自己的,执行事项直接结果如何,需要外在监督 .因生产过程是很多复杂事项的,我们难以有更多明确的目标。例:同心建筑公司施工场地散乱钢管扣件多,在地面施工时易填埋地下的,但工人认为不是自己事,又无明确规定职责,这样钢管扣件浪费大。
对待工作执行上我们应该有高度的责任心:正确做法要更多明确细化各种工作各种岗位的职责及责任,关注执行细节,提高员工素质,完善监督考核。对执行人要提高责任心,加强爱心、责任感、爱岗敬业的教育,干部的榜样作用,形成责任重于泰山的意识。
四、许多企业在内部控制监督上有监督不力,效力低下的问题,有会计信息不清楚,监督控制无制度目标的,有监督体系不科学的,有业务人员素质低的,有缺乏监督效力等难监督,又现在好多结果难处理,工作无考核,严重挫伤内部审计监督的积极性,有好多事情是老板否定原来结果的,我们的传统缺点喜欢搞人治忽视制度。尤其民营企业会计控制体系中因考虑成本问题企业靠会计监督的,本身地位不妥,仅会计自己难监督自己的 ,又在实际工作中会计的反映职能主要的,仅做好各种帐,税务筹划,成本控制等,虽然会计作为一种管理活动的职能但会计控制力量很弱的仅关联性`,会计的作用被高估的,又市场经济下生产变化快,其会计信息基础差难有控制目标的,仅靠家族式抓关键岗位的。
虽然审计的职能是监督和评价签证、管理咨询服务等,但审计地位独立,监督控制要通过审计来做的,国家有专门监督法及人员。因决策、执行与监督的分离,监督应是审计的事,监督必须是外在的才有效。例:我们发现同心集团在材料验收上凭门卫办理验收不妥,后来还是照样如此,和领导反映多次无用。
对待工作监督上我们应该有狠心:对工作要有考核制度目标重要,监督需要责任会计、责任预算、会计信息系统、考核制度等清楚细化目标为依据才可行,正如我们的腐败现象是没有科学的监督体系及监督不严格形成的,法律本身不会产生正义的,仅告诉你正义,需要有健全的内部审计机构和科学的监督体系及监督的独立性权威性,需要老板的支持,需要对背离制度目标的要下决心重罚,监督控制的成败实质要严格考核结果奖罚分明重要。监督人员应是有较高业务水平,讲原则,要有会计数字理念强的人,同时要敢与得罪人有狠心的人。