2014年中级经济师考试人力资源管理专业精讲：人力资源信息系统

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第三节 人力资源信息系统

建立人力资源信息系统的目的

人力资源信息系统在组织中主要服务于以下两个目标。

（一）促进行政与运营效率

即通过对员工及人力资源活动信息的编制，来提高效率。许多人力资源活动通过自动化的HRIS可以抛弃大量的纸上作业，一点在线数据录入被启用，所需存储的表格及必需的手工录入工作将大犬减少，从而使人力资源管理更有效率地实现。目前许多有关人力资源活动的重组都聚焦于识别人力资源信息流，以及促使这些信息能够被更有效地为权威人士所获得。

（二）促进组织的战略性人力资源管理

建立HRIS对组织而言具有更为战略性的意义，与人力资源规划相关。HRIS使得人力资源规划和管理决策的做出可以在很大程度上依赖于充分、全面的人力资源信息，这样就不是仅仅依靠管理人员的观点和直觉判断。

人力资源信息系统包括的内容

计算机化的人力资源信息系统通常包括以下基本内容。

（一）工作经验代码

即用以描述企业内各种工作的一系列工作经验代号、名称、代码等，便于用简单的符号表示雇员现在、过去以及将来可能从事的工作。

（二）人口统计特征

包括员工的年龄，在组织中的工作时间，在现期工作岗位上的工作时间等。

（三）职业发展

包括员工的工作经历，行业经验，每个工作岗位的工作时间，晋升或其他工作变动等。员工在某些关键性的相关行业中的知识对某些职位来说是非常有用的。

（四）产品知识

员工对企业的产品生产线或服务的熟悉程度，可以作为某人是否适合被调动或提升的指标。

（五）正规教育

包括员工接受教育的机构名称、学习领域、被授予的学位、毕业时间等。

（六）培训课程

员工参加过的由雇主举办的或由外部的某些机构所举办的培训课程名称。

（七）迁移局限

反映员工是否有愿意地理上迁移的意愿，便于在调配时更有效地进行人员安排。

（八）职业兴趣

反映员工所愿意从事的工作类型。并反映员工是否具备从事想要做的工作的资格。

（九）工作绩效评价

反映员工在所评价的领域中（如领导能力、激励性、沟通能力等方面）的进步，同时对员工的优缺点进行总体评价。

人力资源信息系统的基本职能

人力资源信息系统一般有三个职能：

（一）为人力资源规划建立人事档案

人事档案既可以用来估计目前劳动力的知识、技术、能力、经验和职业抱负，又可以用来对未来的人力资源需要进行预测。这两种信息必须互相补充，否则对人力资源规划无用。如果不以组织内现有人员状况为基础作出的预测，显然对组织是无用的；而只有对未来人员数量、技术反经验等有所了解，才能够制定出解决预计问题的行动计划。

（二）为其他的人力资源管理活动提供信息

通过人事档案为晋升人选的确定、特殊项目的工作分配、工作调动、培训、工资奖励计划、职收生涯计划等提供决策信息。

（三）为管理部门的决策提供各种报告

人力资源信息系统可以用于日常管理的工作性报告，为企业领导的决策提供信息。如岗位空缺情况、新职工招聘情况、辞职情况、退休情况、提升情况和工资情况等。还可以向政府机构和一些指定单位提供规定性的报告和用于组织内部研究的分析性报告，以表明劳动力在各个部门或各管理层次上的性别、种族和年龄分布，按消费水平划分的雇员福利情况，也可表明录用新职工的测验分数与工作绩效考核分数之间统计关系的有效性等。

人力资源信息系统的类型

一套人力资源信息系统既可以小到用一台个人电脑即可运行，也可以大到需要用一台或多台电脑连接在一起的大型计算机运行。企业可以群据自己的组织结构以及管理理念对人力资源依息系统迨行选择：

（一）集中型

将所有的控制权与责任集中设置在一个节点上。这种设置使管理人员可以在最大限度上控制该系统并且节约成本，但是限制了那些需要使用该系统信息的其他人的灵活性。

（二）分散型

既有一个中心装置还有多个与中心装置相连或彼此相连的节点，给系统的设计和运行保留了较大程度的控制，同时，给使用者提供了一定的灵活性。

（三）独立型

有多个子系统，子系统可以彼此相连也可以没有关系。这种系统给单个使用者提供了最大限度的灵活性，可以对系统加以设计来满足自己的特殊需求。管理控制通常非常少，这会带来成本的增加，因为需要对不同的使用者进行二次开发，或者对组织中已经存在的功能进行重复开发。

（四）混合型

将人力资源信息系统的某些模块集中在一起同时将其他功能留给使用者自行斟酌使用。混合系统可以在组织中达到集中控制与分散自治的良好统一，但这种系统往往很贵，因为它必须支持许多不同的功能。

建立人力资源信息系统的程序

（一）选择人力资源信息系统

在为组织建立人力资源信息系统的时候，必须使这一系统支持组织的人力资源战略。这需要仔细分析整个组织和人力资源部门对人力资源信息的使用。一般说来，对人力资源信息系统的选择主要取决于成本因素，而不是在多大程度上支持人力资源决策制定。

（二）人力资源信息系统的设计与发展

1.要设计出一个有效的人力资源信息系统，专家们建议要从所需信息的本身出发

（1）什么信息是可得的？组织中需要什么样的信息？

（2）这些信息将如何使用？

（3）递交这些信息时，需要什么样的格式，才能与其他公司的信息数据相容？

（4）谁需要这些信息？

（5）这些信息什么时候需要以及需要的频率怎样？

2.对于这些问题的回答，可以帮助组织定出必要的硬件与软件设施。在系统的设计与发展阶段主要需要完成以下的任务：分析项有记录、报告和表格，以确定对人力资源信息系统中数据的要求；确定最终的数据库内容和编码结构；说明用于产生和关心数据的文件保存和计算过程；规定人事报告的要求和格式；决定人力资源信息系统的技术档案的结构、形式和内容；确定操作计算机的员工工资福利表的格式及内容等要求；确定工资和其他系统与人力资源信息系统的对接要求。

（三）人力资源信息系统的实施

包括对目前及以后系统的使用环境进行考察以找出潜在问题；检查计算机的硬件结构、所用语言和影响系统设计的软件约束条件；确定输人——输出条件要求、运行次数和处理量；提供有关实际处理及对操作过程的要求、使用者的教育情况及所需设施的资料；设计数据输人文件、事务处理程序和对人力资源信息系统的输入控制。

（四）培训

对那些使用人力资源信息系统的员工进行培训，对于组织成功地实施人力资源信息系统具有重要的意义。这种培训分几个层次进行：①组织中每一位从事员工信息数据工作的人都必须参加培训，以使用新的符合人力资源信息系统输人要求的录人形式。②人力资源专业人员与人力资源经理必须接受有关人力资源信息系统培训。③从信息系统的软硬件供应商那里得到的支持和指导也很重要，可以帮助组织充分利用系统的优点。

（五）评价

对人力资源信息系统的评价包括：估计改进人事管理的成本；确定关键管理部门人员对信息资料有何特殊要求；确定人们对补充特殊信息的要求；对与人力资源信息系统有关的组织问题提出建议；提出保证机密资料安全的建议。

建立人力资源信息系统需要注意的问题

建立人力资源信息系统最大的不利面是有可能泄露员工的隐私。建立人力资源的信息系统使组织更加便捷地获取信息，同时也增加了未获得授权的人员接触这些隐秘信息的机会。有些国家特别颁布法律对非法获取某些种类雇员信息的行为给予惩罚，但还不能够从根本上防止此类问题的发生。所以对建立人力资源信息系统的组织而言，应该尽一切可能加强防范措施避免隐私泄露。如加设系统密码，把可以接触到的机密信息的人员限制在需要知情的人员范围内，谨慎设定并限制使用者权限，对使用者进行核实，传输和保存数据时使用密码，对使用情况进行记录等。