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支出循环致力于为公司的经营购买商品(主要是存货),不管是简单地以批发价格购买再以零售价格转售,还是用于产品制造,它是与商品和服务的购买和付款相关的一组周期性的业务活动和相关的信息处理操作,其他支出包括日常商业经营活动,比如临时工、咨询费、云服务、差旅费等。
在支出循环中,主要的外部信息交换是与供应商进行的。在组织内部,有关购买商品和材料的需求信息从收入和生产循环、库存控制以及各个部门流入支出循环。货物和物料到达后,其收货通知会从支出循环流回这些来源。支出数据也从支出循环流向总账和报告程序,以包含在财务报表和各种管理报告中。
支出循环的主要目标是限度地减少获取和维护库存、供应品以及组织运行所需要的各种服务的总成本。
为了实现此目标,管理层必须做出以下关键决策:
1. 库存和供应量是多少?
2.组织如何合并各个部门的采购以获得 价格?
3.如何使用信息技术来提高入库物流功能的效率和准确性?
4.组织如何保持足够的现金来利用供应商提供的折扣?
5.如何管理对供应商的付款以使现金流化?(延长付款浮差,缩短收款浮差)
这些问题的答案指导组织如何执行支出循环活动。
典型的支出过程是从存货控制确定需求(库存不足)并准备采购申请以满足需求开始的。请购单是基于采购需求所准备的,请购单发送到采购部门。采购订单发送给接受订单并把货物运到公司的供应商。供应商通常会在发货后不久开具发票。供应商所发的货物在接收部门接收,接收部门对收到的货物进行清点、检查、接收。
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