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电算化会计中档案管理可能出现的问题及对策
[摘 要] 本文从当前电算化会计的档案管理出发，谈到了档案管理可能出现的问题，提出相应的对策。
[关键词] 档案管理 问题 对策
《会计电算化工作规范》对电算化会计档案的定义，是指存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表等数据。电算化会计档案管理是重要的会计基础工作。随着企事业单位财务部门电算化会计工作方式的普及，加强电算化会计档案的管理已成为一个现实性的重要问题。
目前，关于电算化会计档案管理的讨论，大多围绕《会计电算化管理办法》等几个文件对电算化会计档案的基本要求而谈，没有考虑电算化档案与手工记账会计档案管理的区别及可能出现的问题，因此，电算化档案管理将根据电算化记账的数据存储性质以及保存问题展开讨论。
一、存在的问题
1.电算化会计档案管理制度尚不完善。很多单位认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化，对电算化会计档案的收集、管理、查阅、销毁仍沿用手工系统的制度；没有对会计电算化信息系统档案保管人员的职责作出相应的规定；也没有采取相应的保障措施来改善保管会计档案的环境等。
2.档案管理人员的业务素质不全面。目前很多企业中的档案管理人员的素质缺少档案管理应有的专业知识和计算机应用知识，造成电算化档案管理工作整体水平不高，制约着电算化会计档案管理工作的顺利发展。
3.部分会计人员重视纸质档案，轻视电子档案。很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份，一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏，就不能在最短时间、最小损失下恢复原。
4.计算机系统及网络安全隐患。计算机系统尽管功能强大、技术先进,但仍有很多缺陷。首先,计算机系统内存储的数据输入易被篡改,软件被修改或破坏,安全存取功能也薄弱等。其次,在网络联通五湖四海的今天,网络系统中信息易被窃取或泄露、非法增删改等。计算机系统不安全的另一主要方面就是计算机病毒的危害,其破坏性极大。
5.电算化会计档案载体存在的问题。电算化条件下,会计档案载体本身发生了巨大变化,它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表之外,还包括电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及全套文档资料。由于会计数据被记录在磁盘、光盘等磁性介质上,在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹,这种通过计算机技术手段实施的信息篡改、修改复制、伪造、销毁等违法行为具有很强的隐蔽性和社会危害性,并且发现难度非常的大。另外,电算化会计档案又受载体的质量、存放环境、存储信息的有效期等条件的影响。
二、采取的对策和建议
1.建立健全法规和制度是管理好电算化会计档案的保障。建立切实可行的管理制度，如制定细化的《电算化会计档案管理办法》、《电算化会计档案岗位责任制》、《电算化会计档案操作管理制度》、《安全保密制度》、《计算机硬软件和数据管理制度》等内部管理制度，是管理好电算化会计档案的保障。
2.提高会计部门人员素质。由于会计档案资料内容广泛，具有专业性、广泛性与严密性的特点，作为一种专门档案，不能按一般档案的管理办法进行管理，而应该按照专门档案进行专业化管理。会计档案的专业化管理，要求档案管理人员不仅要有档案管理学知识，还应其备会计专业知识，能够熟练使用现代化的管理手段，运用各种管理软件。培养和引进一批既掌握各种现代技术知识和技能、了解档案管理知识，又精通会计工作业务，专门从事会计档案管理的工作人员，才能适应新时期会计档案管理的要求。
3.定期拷贝整理系统中的会计数据。在一定的时间间隔内（如一个会计年度），把计算机系统中的所有会计数据拷贝存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好并记录以下内容:档案形成的时间，会计数据的内容及备份，以使计算机硬件系统在损坏后，能够在最短的时间内，在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。
4.加强网络安全管理。建立预防病毒和黑客的安全措施，加强对计算机病毒的预防、检测以及杀毒工作，切实有效地保障计算机硬件与软件系统的安全。
5.保证存储介质的存放环境良好。根据会计电算化档案信息载体的物理特性，在形成这些档案时应注意双份数据的备份，注明形成档案的时间与操作员姓名，存放在两个不同的地点。注意防潮、防热、防尘、防磁，对采用磁性介质保存的档案还应定期进行检查复制，防止由于磁性介质的损坏导致会计档案丢失，造成无法挽回的损失。
6.做好电算化会计系统的保密工作。针对电算化会计档案具有易于修改、易受破坏且不留痕迹的特点，从计算机程序方面考虑，应设置包括输入、输出控制，将源程序与数据加密，设置密码口令，设置恢复功能、各种操作纪录等控制功能，在源头上防范问题的产生。
加强电算化会计档案的管理，已成为会计档案管理工作的一项紧迫、复杂、长期的任务，我们应该健全电算化会计档案管理的法律法规，制定严格的内部管理制度，加强对电算化会计档案的管理和控制，使电算化会计档案发挥出更大的作用。
参考文献:
[1]吕榜珍 杜兰珍:电算化会计档案信息失真的原因及其防范.兰台世界,2007.9
[2]姚玉芬:完善电算化会计档案管理的思路.山西财税
[3]周 辉 贾亚男:会计电算化与网络化工作在实践中的思考.会计之友，2007.1
[4]白晓军:会计档案工作中存在的问题及对策.档案天地，2003.1
责任编辑：冠
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