第一条　为了规范煤炭内部审计机构的公文处理工作，保证审计工作质量，根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》和审计署《审计机关公文处理的规定》，制定本规定。

　　第二条　本规定所称煤炭内部审计机构公文，是指煤炭内部审计机构在审计工作中形成或为所在单位代拟的具有管理、约束效力和规范体式的公务文书。

　　第三条　本规定所称公文处理，是指审计业务公文的拟制、办理、管理、立卷归档或为本单位代拟公文等工作。

　　第四条　煤炭内部审计机构应当设立公文处理的管理部门或设置专兼职公文处理人员，负责本机构并指导下一级审计机构的公文处理工作。

　　第五条　公文处理工作必须严格执行国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》和审计署《审计机关公文处理的规定》，做到及时、准确、安全。

　　第六条　煤炭内部审计机构的公文种类主要包括：

　　（一）通用公文种类

　　1、决定　适用于对审计重要事项或重大行动做出安排。

　　2、指示适用于对所属单位布置审计工作，阐明审计工作活动的指导原则。

　　3、通知　适用于批转所属单位的审计公文，转发审计机关和上级内部审计机构的公文；发布规章；传达要求所属单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。

　　4、通报　适用于表彰审计工作先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

　　5、报告　适用于向上一级内部审计机构汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复审计机关和上一级内部审计机构的询问。

　　6、请示　适用于向上一级内部审计机构请求指示、批准。

　　7、批复　适用于答复所属单位有关审计工作的请示事项。

　　8、函　适用于不相隶属机关之间相互商洽有关审计工作、询问和答复问题。

　　9、会议纪要　适用于记载和传达审计会议情况和议定审计事项。

　　（二）审计业务公文种类

　　1、审计通知　适用于煤炭内部审计机构在实施审计前向被审计单位通知有关实施审计的事项。

　　2、审计意见　适用于煤炭内部审计机构审定审计报告，报经单位行政主要负责人批准以后，对审计事项做出评价和向被审计单位提出改进管理的意见。

　　3、审计决定　适用于对被审计单位违反国家规定的财务收支行为给予处理和处罚的决定。

　　4、审计建议　适用于煤炭内部审计机构建议单位内部有关部门纠正其所制定的与国家法律、行政法规相抵触的财务收支规定；建议对被审计单位违反国家规定的财务收支行为给予处理、处罚；建议对违反《煤炭内部审计工作暂行规定》和财经法规负有直接责任的主管人员和其他责任人员给予行政处分。

　　5、移送处理函　适用于煤炭内部审计机构提请所在单位党的纪律检查和行政监察部门对被审计单位、有关单位和有关人员违反法律、法规，构成犯罪的行为，进行进一步调查处理，依法追究责任。

　　第七条　公文一般由发文机关、秘密等级、份数序号、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、机关内分送、印发机关和时间、份数等部分组成。

　　第八条　文字从左至右横写、横排。文件标题用2号宋体，正文一般用3号仿宋体。每页排印19行，每行25个字。少数民族文字按其习惯书写、排版。在民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字。

　　第九条　公文中凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，均应使用阿拉伯数字。遇有特殊情形，可以灵活变通，但应力求保持相对统一。

　　（一）年份不能简写，如，1997年不能写作97年，1990－1997年不能写作1990－97年；星期几一律用汉字，如星期六。

　　（二）一个数值的书写形式要照顾到上下文。不是出现在一组表示科学计量和具有统计意义的数字中的一位数可以用汉字，如一个人、三本书、四种产品、六种意见等；4位和4位以上的数字，采用国际上通行的三位分节法。节与节之间空半个阿拉伯数字的位置，也可以不分节；5位数以上的数字，尾数零多的，可改写以万、亿作单位的数。一般情况下，不得以十、百、千、十万、百万等作单位（法定计量单位中的词头不在此列）；一个用阿拉伯数字书写的多位数不能移行。

　　（三）数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词句可以使用汉字；邻近的两个数字并列连用，表示概数的可以使用汉字，但连用的两个数字之间不应用顿号隔开。

　　第十条　公文用纸一般为16开型（长260毫米、宽184毫米）；也可以采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米）。左侧装订。

　　第十一条　煤炭内部审计机构公文文头纸格式参照审计署统一格式制订。

　　审计报告和审计报告征求意见书、审计文书送达回证、审计工作底稿用纸等按审计业务用纸管理。

　　第十二条　下级煤炭内部审计机构应按规定向上级煤炭内部审计机构报送文件，不得多头或直接向上级煤炭内部审计机构内设业务部门报送文件。

　　第十三条　“请示”应当一文一事，不得越级、多头主送和抄送下级机关；情况特殊，确需越级请示的，应当抄送被越过的上级机关。除领导人直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。

　　上报的请示，应当在首页注明签发人姓名。

　　第十四条　“报告”中不得夹带请示事项。

　　第十五条　公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

　　第十六条　通过计算机远程站发送的电子公文，经密码确认后，其载体视同纸质公文处理。利用计算机远程站传输秘密公文，必须采用加密装置；绝密公文不得用计算机传输。不得通过未加密的传真机传送国家秘密、工作秘密和商业秘密。

　　第十七条　对交有关部门办理的公文，煤炭内部审计机构应当提出办理时限，并负责催办、查办。承办部门应当抓紧办理，不得延误、推诿。

　　凡涉及其他部门的问题，应当主动与有关部门协商、会签。对不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理的公文，应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由。

　　第十八条　公文文稿在送单位领导人签发之前，必须经内部审计机构负责人进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定，是否与有关部门协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式是否符合规定。未经内部审计机构负责人审核的文稿，不得送所在单位文秘部门办理或送单位领导人签发。

　　第十九条　以内部审计机构名义发出的审计公文由内部审计机构负责人签发；以单位名义发出的内部审计公文由本单位主管审计工作领导签发。签发公文，主批人应当在签发栏明确签署意见，并写上姓名和签发日期。其他负责人圈阅公文文稿，应当视为同意。

　　第二十条　对已签发的公文文稿，不得擅自改动。如发现有疑义，必须作改动的，提出改动意见和说明，经原签发领导人同意，并在原稿改动处加盖“签发后改动”印章。

　　第二十一条　印章要指定专人管理，严格按签批手续用印。

　　第二十二条　发出公文应当登记、套封，要认真核对。审计业务公文必须按照法定程序，在法定时效内送达有关单位和个人，并要求对方在“审计文书送达回证”上签收。

　　第二十三条　公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

　　第二十四条　没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和主管领导人批准，由专人在指定地点监销。

　　第二十五条　审计业务公文和审计业务用纸具体格式按照审计署驻煤炭工业部审计局统一格式制订。

　　第二十六条　本规定由煤炭工业部审计局负责解释。

　　第二十七条　本规定自1998年1月1日起施行。