各县（市）、区人事劳动和社会保障局、社会保险经办机构：

　　为贯彻落实中央办公厅、国务院办公厅关于转发劳动和社会保障部等部门《关于积极推进企业退休人员社会化管理服务工作的意见的通知》（中办发〔2003〕16号）文件精神以及劳动和社会保障部有关要求。为加强企业退休人员人事档案管理，现将有关问题通知如下：

　　一、建立档案管理机构

　　市和各县（市）、区要分别建立企业退休人员档案管理中心，并配备专职人员，分别集中管理市属企业及各县（市）、区属企业退休人员档案。

　　二、档案的整理与移交

　　（一）档案的整理企业退休人员在实行社会化管理服务移交退休人员人事档案时，应对档案材料进行整理。

　　1、企业退休人员档案材料的分类与清单目录如下：

　　（1）履历、自传材料；

　　（2）招工、聘用、调转、入伍、退伍、转业安置；工资调查、出国、退休、退职等材料；

　　（3）劳动合同及社会保险材料；

　　（4）鉴定、考核、考察材料；

　　（5）学习培训专业技能评定材料；

　　（6）加入党、团组织及民主党派政审材料；

　　（7）职工奖、惩处分材料；

　　（8）可供参考的其它材料。

　　2、企业退休人员档案中必须具备的材料：

　　《郑州市企业职工退休审批表》

　　3、企业退休人员档案中一般应具备的材料：

　　（1）所在单位填写的初次就业的有关《职工登记表》（在职期间填写的各种履历表，各类登记表及相关的个人材料等）。

　　（2）加入中国共产党、共青团及民主党派的相关材料（各类申请书、志愿书以及相关材料等。入党、入团、参军、出国和家庭主要成员的政治历史情况证明等相关材料）。

　　（3）学历证明（各层次学历的毕、肄业登记表）。

　　（4）专业技术职称审批材料（评审、晋升专业技术职务的申报、审批表）。

　　（5）在职期间的奖惩材料（各种奖励、立功、表彰、评选先进、劳（英）模材料；各种处分、审查材料和法律判决文书等材料）。

　　（6）在职期间的调整工资审批（登记）表

　　4、下列人员必须具有相应材料：

　　（1）因病提前退（职、养）休人员的《职工劳动能力鉴定表》、提前退休工种、岗位人员的《提前退休工种、岗位工作年限认定表》。

　　（2）特殊退休工种、岗位人员的《退休审批表》。

　　（3）因工负伤待遇人员的《企业职工工伤待遇审批表》。

　　（4）省、市职工劳动模范的评审材料（各种奖励、立功、表彰、评选先进、劳（英）模材料）。

　　（5）刑事处罚人员的有关刑事处罚材料（各种处分、审查材料和法律判决文书等材料）。

　　5、按照上述规定，企业在转移企业退休人员档案前，应补齐相关材料。确实无法弥补的材料，要在《转移档案材料清单》中注明并说明原因。

　　（二）档案的移交

　　企业在移交退休人员档案时，县（市）、区社会保险机构要严格审查每份档案是否内容齐全、目录表记载与档案材料内容是否一致、装订是否符合规定。在认真核对每份档案内容和卷数后，办理企业退休人员档案移交手续，企业和县（市）、区社会保险机构经办人必须在《企业退休人员档案交接表》上签字并加盖公章，企业和社会保险机构各执一份。对企业已经按照六类材料分类装订的企业退休人员档案，社会保险机构在接收时不再重新分类装订，保持原有分类和装订顺序；对企业退休人员档案材料散放在档案袋内的，社会保险机构要求企业分类装订后再办理移交手续。对企业退休人员档案材料不全的，特别是影响退休人员养老金待遇的有关审批表，要求企业补齐，对因各种原因不能补办有关审批表的，要在办理移交手续时，由企业专门写明缺少材料的原因和具体审批表名称，由企业经办人签字加盖公章由社会保险机构妥善保存。

　　三、档案资料的添加

　　新产生的退休人员有关资料应当及时装入本人档案

　　1、个人养老金调整表。

　　2、其它需要装入的资料。

　　四、档案的保管条件

　　（一）为确休人员人事档案的安全，各县（市）、区社会保险机构必须选择或建立坚固的防火、防潮的专用档案库，配置较为规范的档案柜（架），并应设置空调、去湿、灭火等设备。

　　（二）档案库的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查，保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（要求：温度14oC─24 oC，相对温度45％─65％，库内不准存放无关物品。

　　（三）无关人员不得进入档案库，档案库内严禁吸烟，不得明火进入库房。

　　（四）各县（市）、区社会保险机构，应设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。档案库房、阅档室和档案管理人员办公室应3室分开。不得在库房内阅档或办公。

　　五、档案的管理

　　（一）档案室的档案要分门别类，科学系统地排列、摆放整齐，档案按居住区域、姓氏排序统一编号，档案盒面的位置号应采用不干胶粘贴，以便档案流动时变更存放位置。

　　（二）档案室要牢固，加强安全保密工作，防止档案的遗失、泄密。

　　（三）维护档案的安全，强化档案管理中的“七防”措施，不得存放易燃、易爆等物品，以防事故发生。

　　（四）不定期对档案进行检查，发现问题及时向领导汇报，解决并采取补救措施，确保档案的完整无损。

　　（五）做好档案统计，对移出利用等及时、准确地进行统计，每半年和年终进行档案的全面检查统计。

　　（六）档案室要逐步改进保护技术，对已损坏和字迹褪色的档案，及时进行修补和复制。

　　（七）保持库房内清洁卫生，做好通风工作，保持适宜的温湿度。

　　（八）档案人员调动时，做好档案移交工作。

　　六、档案管理工作人员的岗位职责

　　（一）档案人员必须认真学习邓小平理论和“三个代表”的重要思想，坚持四项基本原则，宣传贯彻执行《档案法》。

　　（二）树立全心全意为人民服务的思想，努力学习档案管理知识，不断提高业务水平。

　　（三）严格执行《保密法》，做好档案管理的保密工作，防止档案的损失，了解档案的损坏原因和规律，最大限度的解除各种损坏档案不利因素和影响，把档案的自然损坏率降低到最低限度。

　　（四）延长档案寿命，改善档案的存放条件，提高档案的修复技术水平。

　　（五）加强和改进必要的查找工具，力争做到档案了如支指掌，查找准确迅速，提高服务质量，使利用者高兴而来，满意而去。

　　七、档案的利用

　　（一）积极主动开展利用工作。利用档案一般不准借出，特殊情况经领导批准限期归还。查阅党组织的有关材料，需是中共党员。

　　（二）利用档案时，注意保护档案，不准涂改、抹、勾、画、加注、抽、折、折叠档案材料，不准私自拍照，并严守机密。如发现上述情况，要依法追究。

　　（三）在提供利用档案时，还应根据利用者的身份和查阅档案的内容确定批准手续。

　　（四）抄录、复制、复印的材料，由档案室工作人员核实无误，加盖档案证明专用章，可与原档案同效，否则无效。

　　（五）利用者必须填写借阅登记表，同时应该承担利用效果反馈义务，填写利用效果登记。

　　（六）档案人员对借阅的档案，要及时审查，发现问题，立即追查并报告领导严肃处理。

　　（七）档案人员调动时，要认真办理交接手续。交接时逐卷核对，发现问题分清责任，逐级上报。

　　八、档案的鉴定销毁

　　（一）档案部门应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定和销毁。未经鉴定和批准一律不准销毁任何档案。

　　（二）鉴定档案须由本单位主管领导、档案部门和有关部门组成鉴定小组，共同进行鉴定和提出存毁意见。

　　（三）对确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册一式两份，写出书面报告，经单位领导批准方可销毁。

　　（四）对批准销毁的档案，除特殊情况外，一般应缓期一年执行，销毁时应指定两人以上负责监销，防止档案损失和泄密。销毁人要在销毁清册上签名，并注明“已销毁”字样和销毁日期。

　　（五）销毁清册要作为永久案卷保存。

　　九、档案的统计

　　（一）档案室要确定专人负责，对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等情况进行统计。

　　（二）要建立档案收进登记簿，档案移出登记簿，全宗名册案卷目录登记簿。

　　（三）对档案的利用情况要进行登记，及时填写阅档登记簿及档案利用效果登记簿。

　　（四）按规定和要求，填好各种统计报表及时上报。

　　（五）统计、登记要求实事求是，准确无误，填表人要签名盖章。

　　十、档案的保密

　　（一）档案工作人员必须严格执行《档案法》和《保密法》，在公共场所不得随意谈论档案中有关机密事项。

　　（二）任何人不得擅自携带档案外出或到家中翻阅。

　　（三）档案工作人员必须严守保密制度，不得和亲友或无关人员泄露档案机密。

　　（四）未经有关领导批准任何人不得擅自复印或拍照档案。

　　（五）一旦发现泄露现象或档案被盗、丢失，档案工作人员应立即向有关部门领导进行汇报，并主动提供线索，采取措施及时挽回损失。