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会计实务丨私车公用的费用如何处理？
现实中多数企业对私车公用的费用处理凭票报销，把与车辆相关的费用一古脑地作为报销凭据。必须明确，这种做法是不合规的，存在较大的税务风险。
原因有二：一是企业很难证实费用就是为“公用”发生的；二是存在变相发放交通补贴的嫌疑。
（一）如何才能让私车公用的费用做到税前扣除理由合理充分呢？
一、 企业与员工签订租赁合同。
二、 在租赁合同中约定使用个人汽车所发生的费用由企业承担。
三、 承担的费用能取得发票。
四、 费用支出属于使用汽车发生的，对应该由员工个人负担的费用不能在企业所得税前列支。
公车私用涉及的费用大体包括三个部分：
一、 车辆运行的直接费用；
二、 车辆的折旧补偿与自驾的劳务补偿；
三、 车辆保险、维修等间接费用。
私车公用涉及的费用能否在企业所得税前扣除，从税务的解释看，不完全认可，也不完全否定。
《北京市地方税务局关于明确若干企业所得税业务政策问题的通知》第三条规定，对纳税人因工作需要租用个人汽车，按租赁合同或协议支付的租金，在取得真实、合法、有效凭证的基础上，允许税前扣除；对在租赁期内汽车使用所发生的汽油费、过路过桥费和停车费，在取得真实、合法、有效凭证的基础上，允许税前扣除。其它应由个人负担的车辆保险费、维修费等，不得在企业所得税税前扣除。
（二）如何让私车公用费用报销做到规范合理、税前扣除理由充分呢？
具体操作时，建议做到以下几点：
（1）明确哪些岗位、哪些员工适用私车公用，企业要有书面备案登记，避免把私车公用的费用报销与发放全员性的交通补贴混同。
（2）与适用私车公用的员工签订用车协议，明确权利义务。这点非常重要，可以解答变相发放交通补贴的质疑。
（3）私车公用的出车记录企业应专门登记，登记簿记录清楚每次出车的时间、往返地点、公里数，车牌号、所办事由等，并需车主签字确认。
（4）协议中要约定清楚费用报销与用车补贴的支付标准与形式。直接费用由员工凭发票据实报销，其中，油费可依据运行公里数及油耗标准报销，过桥过路费、停车费根据出车记录报销。
（5）给予员工的用车补贴（包括劳务补贴、车损补贴等）制定报销标准，如根据行驶里程确定。补贴金额应并入员工当月工资计征个税。需要注意的是，补贴金额要想在企业所得税前扣除，需要员工到当地税务代开租赁费发票。
本文是正保会计网校原创文章，转载请注明来自正保会计网校。
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